Compras en la generación de valor

La migración del enfoque en el costo al valor es esencial para la madurez de las funciones de compras, por lo cual es importante entender conceptos como el TVO y pensar en cómo transformar el proceso operativo del área para ser más eficientes y efectivos.

El Valor Total de Propiedad, puede ser visto como una metodología que aumenta del alcance del Costo total de Propiedad, TCO, para ir más allá de los costos directos e indirectos e incluir otros beneficios como el tiempo o los ahorros en los espacios.

Total Value of Ownership: Is your laboratory demonstrating its true value? Es una publicación de Abbot que ayuda a entender cómo se puede aplicar el TVO en las operaciones para lograr mayores eficiencias en las operaciones.

El TCO es una estimación de  todos los costos directos e indirectos asociados con la adquisición y operación que un equipo a lo largo de su ciclo de vida. Para esto, el TCO considera el precio pagado, los costos operativos asociados con su mantenimiento y operación, los consumibles, el desperdicio y el costo de energía consumida.

Cuando se utiliza el principio del TVO, lo que se busca es ampliar el alcance los guiadores el valor el incluir aspectos como beneficios en el tiempo en el espacio del espacio, esto implica:

  • Considera la gestión de inventarios para lograr un mejor manejo en el flujo efectivo
  • Evaluar utilización del espacio asociada con el equipo
  • Tomar en cuenta el entrenamiento usado para incrementar la percepción de trabajo y la disponibilidad de personal
  • La utilización de tiempo a los recursos para minimizar tareas que no aportan valor
  • La posibilidad de operar cargas de trabajo más grandes para generar ingresos
  • Las ventajas de poder tomar decisiones en tiempo real
  • La mejora de los indicadores claves del desempeño de la operación

En el caso específico de la aplicación del TVO con un equipo de laboratorio se pueden identificar claramente cuatro beneficios:

  • Más tiempo para realizar tareas que realmente agreguen valor.
  • Una mejor utilización del espacio dentro del laboratorio
  • Una mejor disposición de información precede la toma de decisiones en tiempo real
  • Mayor eficiencia y efectividad en las operaciones

En el caso específico de Abbot, el uso del TVO se tradujo que en reducción del número de proveedores, estandarización de pruebas, disminución en el consumo de agua, ahorros en costos operativos así como mejoras en los indicadores de desempeño.

Paralizar un modelo de TVO el proceso implica cinco pasos:

  1. Establecer las metas que se pretenden alcanzar así como las métricas, por ejemplo pueden ser: mejorar la calidad, minimizar la intervención humana, reducir la generación de desperdicios, etc.
  2. Conocer los costos directos e indirectos y asociados con el proceso
  3. Conocer y validar el impacto potencial de los beneficios sobre la eficiencia operativa.
  4. Diseñar a implementar cambios operativos en mejorar la productividad.
  5. Seguir de cerca el desempeño y actualizar las métricas de línea base para impulsar el proceso de mejora continua.

Aunque el enfoque resulta interesante, un modelo de TCO bien diseñado debería tomar en cuenta los factores promovidos por el TVO por lo cual, se puede pensar que este nuevo método no realiza una aportación relevante a lo que actualmente se utiliza, pero contribuye a poner la atención más allá del simple costo.

Continuando con el tema del valor, la firma de software Jaggaer promovió un artículo llamado “Rev up your Procurement Value Engine, Increase Value For Money in Procurement”, en el cual define el  término de Procurement Value Engine PVE, como “el motor que continuamente entregaba un valor sostenible a los interesados de la organización, utilizando el mínimo esfuerzo de los recursos del área de abastecimiento”.

El objetivo fundamental, es generar el mayor valor por el dinero pagado, por lo cual, los elementos que deben de considerarse son: reducir las entradas, incrementar los resultados y reducir los recursos requeridos.

En términos operativos, esto implica tres grandes aspectos:

  • Lograr una reducción en la demanda, así como un mayor control sobre los gastos realizados por la organización.
  • Reducir los costos asociados con la realización de contratos, incrementar su cumplimiento, reducir los costos asociados con su uso, al mismo tiempo que se gestionan los riesgos asociados con el suministro.
  • Reducir al máximo los costos asociados con el proceso desde que se ordena hasta su pago.

La forma en que compras puede influir en una reducción en la demanda, es esencialmente a través de una mejor visibilidad de lo solicitado, que le permita mejorar la administración de los inventarios, introducir herramientas como inventarios administrados por el proveedor, VMI, así como el establecer incentivos de desempeñó para los proveedores. En este mismo rubro, también se pueden  tomar acciones para darle forma a la demanda, “demand shaping”, a través de identificar sustitutos o alternativas y retar las necesidades, así como sus especificaciones asociadas. Se estima que estas acciones pueden incrementar las reducciones de costos hasta en un 50%.

Para lograr mejorar el gasto bajo el control del área, es recomendable contar con una plataforma que centralice todas las transacciones de compra y que éstas sean en su mayoría realizadas bajo contratos, que sean resultados de actividades de suministros estratégicos y de la gestión del “gasto de cola”

Algunas acciones específicas para reducir el costo de los contratos pueden ser: mejorar la visibilidad del gasto, mejorar la trasparencia y tener mayor información de lo que ocurre en los mercados de donde se adquieren productos y servicios. Obviamente, los contratos no aportarán valor a menos que las operaciones se apeguen a los términos negociados.

La reducción del costo de uso, implica conocer los costos relevantes en que se incurrió a lo  largo del ciclo de vida de los productos o servicios, con el fin de minimizar los costos operativos, así como los desperdicios asociados.

La reducción del riesgo no es una tarea menor, debe ser algo relevante en el diseño de las estrategias de las categorías y requiere una gestión de los proveedores y de ciertas áreas geográficas críticas a los suministros de la organización. Asimismo, no se podrán olvidar la responsabilidad social corporativa que debe cumplir la organización.

Finalmente, para lograr una reducción en los costos del proceso desde que se ordena hasta el pago, es importante apoyarse en tecnologías de información que permitan simplificar el proceso, validar de forma automática la aprobación de los pagos, utilizar instrumentos de pago tipo factoraje, e integrar a los proveedores en los ciclos administrativos.

Es evidente que el uso de tecnología de información para automatizar los procesos de abastecimiento, es un elemento clave en la eficiencia y efectividad y por lo tanto en su capacidad de generar un mayor valor para su organización.

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