Consejos para el análisis de gasto

magnifying glass analysis

El análisis de gasto es una herramienta fundamental para el adecuado diseño de estrategias de suministro por lo cual hay que asegurar que se realiza con los procesos, la tecnología y los talentos adecuados.

Una herramienta fundamental para el comprador moderno es el análisis de gasto, que para algunos puede parecer una tarea simple, pero en realidad se torna compleja debido a malas prácticas que se tienen dentro de las organizaciones, es por esto por lo que el documento llamado “10 tips to get the most from your spend analysis solution”, publicado por Jagger, aporta ideas para mejorar este proceso.

Un adecuado análisis del gasto requiere de apoyo de tecnología, esto no significa que no pueda realizarse en su forma más básica con una simple hoja de cálculo, pero la calidad del análisis quedará limitada en gran medida. El objetivo fundamental es transformar los datos en información accionable para finalmente utilizar esta información como conocimiento basado en hechos que permitan tomar mejores decisiones de negocio.

Cuando no se define con claridad el objetivo que se pretende alcanzar con el análisis de gasto, se puede caer en la trampa de apoyarse en una aplicación que opera como una caja negra y simplemente conformarse con los resultados que arroja, esto puede implicar que los hallazgos no sean consistentes con las expectativas de los usuarios, que se tengan que hacer muchos retrabajos manuales y todo esto promueva que el análisis se realice con poca frecuencia.

Para evitar lo anterior, es importante que la organización pueda conocer claramente y modificar los algoritmos que realizarán los análisis, que se detecten fácilmente las excepciones para poder generar acciones sobre ellas y que los datos se puedan refrescar con frecuencia para poder tener una perspectiva más cercana de la realidad.

Tengamos presente que muchos de los datos utilizados por el análisis de gastos se encuentran dispersos en diferentes sistemas transaccionales, como el de cuentas por pagar, el de órdenes de compra, el maestro de proveedores, el sistema de tarjetas de compras y posiblemente otros más. A todo esto le podemos también agregar datos no estructurados de otras partes del negocio o del propio mercado, el objetivo debe ser recolectar la mayor cantidad de información, sin incurrir en gastos excesivos, para poder tener una visión más completa del entorno.

Otro tema relevante en el análisis de gastos se refiere a la taxonomía, si bien el uso de estándares como el UNSPSC facilita el intercambio de información entre organizaciones, posiblemente es demasiado genérico para algunas organizaciones y seguramente no está alineado con la manera en que la organización elabora y controla sus presupuestos. Es probable que se requiera introducir algunas categorías de suministro que permiten consolidar la información natural generada por el UNSPSC con la finalidad de poder dar a cada persona la información que requiere. Tengamos presente que el valor de los datos está en proporción directa a que estén completos y sean exactos.

El análisis de gasto debe ser visto como una solución de negocio, que requiere planeación y recursos de diferentes departamentos, si se le ve exclusivamente como una función de compras, no se asignarán la cantidad de recursos necesarios para su correcto funcionamiento.

Considerando la gran cantidad de información que las empresas y los mercados generan, es imposible pensar que desde el inicio se podrán analizar todas las categorías y todos los proveedores, por lo cual se recomienda concentrarse en aquellas de las cuales se pueden obtener ganancias rápidas, con la finalidad de convencer al resto de la organización de los beneficios, así como también para adquirir dominio sobre las plataformas tecnológicas y el procesamiento de los datos.

En la medida que se profundice con la información, se podrá obtener una mayor inteligencia de lo que ocurre, lo que deberá repercutir en la selección y administración de las diferentes fuentes de suministro, incluyendo los riesgos asociados con cada una de estas. Si bien es cierto que los datos son la base del sistema de análisis de gasto, es la capacidad analítica de la herramienta y del administrador lo que permitirá mejorar la calidad de las decisiones.

El análisis de gasto no debe enfocarse exclusivamente a analizar la historia ya que esto no representa el presente, ni mucho menos el futuro, el objetivo central debe ser construir una capacidad para anticipar los hechos del mercado y actuar en función de estos escenarios.

Cuando diferentes áreas de la organización como suministros estratégicos, gestión de categorías, el liderazgo de compras, las áreas financieras y la alta dirección entienden el potencial del análisis de gasto, se consigue la masa crítica para hacer que se invierta en la gente, los procesos y la tecnología requerida.

No hay duda de que invertir en este tipo de tecnologías tiene un alto retorno, ya que impacta tanto en eficiencia como la efectividad de la operación de toda la organización.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.