Construyendo compras Sostenibles 1

Uno de los rostros de la sostenibilidad en compras se refiere al comportamiento ético del personal, y para que funcione adecuadamente hay que poner atención en los pilares y los mecanismos de control.

Hablar de la sostenibilidad en compras representa un gran reto, ya que el tema abarca un amplio aspecto de temas como estrategias, regulaciones, conductas y valores, pero al mismo tiempo resulta algo simple si pensamos que de lo que se trata es de simplemente hacer siempre lo que está bien desde tres puntos de vista: ético, ecológico y económico.

En el ciclo de compras casi siempre se presentan oportunidades para actuar de forma no ética, ya sea sesgando una licitación, aceptando facturas improcedentes o autorizando cambios de precios sin soporte. Las malas prácticas de compras no solo tienen consecuencias sobre la empresa, sino que daña a los consumidores finales, con precios más altos o riesgos de desempeño, y los mismos proveedores al poner en riesgo su reputación.

Podemos hablar de 8 pilares que guían la conducta ética de un comprador:

  • Lealtad y respeto por las reglas y regulaciones. Los intereses de la empresa y el apego a la ley como la base de la conducta.
  • Todas las transacciones quedan documentadas, los documentos para las licitaciones son concisos, detallados y específicos con relación a los criterios de evaluación y fechas del proceso.
  • El desempeño se basa en la honestidad y los valores de los compradores y la empresa. Cualquier desviación de la conducta marcada por la empresa debe ser reportado y atendido.
  • Las decisiones se toman con hechos y evidencias, dejando a un lado los sesgos personales.
  • La información propietaria de la empresa y de los proveedores se maneja bajo los procesos determinados por los acuerdos de confidencialidad que los rigen.
  • No conflictos de interés. No incurrir ni parecer que se incurre en prácticas que producen beneficios directos o indirectos al comprador como resultado de sus decisiones de trabajo. Cualquier acción que pueda ser considerada un conflicto de interés debe ser reportada de forma inmediata.
  • Apego a los procesos. Se debe poner especial atención en cumplir con todas las normas éticas de la empresa, aunque las condiciones de urgencia o las presiones internas sugieran el tomar atajos.
  • Esta palabra sajona siempre me ha gustado, ya que no es una simple responsabilidad, implica un compromiso voluntario por aceptar la tareas y por lo mismo estar dispuesto a rendir cuentas por el resultado que se produzca como consecuencia de las acciones o inacciones propias.

Asegurar la adherencia a los comportamientos éticos demanda de al menos las siguientes acciones:

  • Desarrollar políticas con relación al comportamiento ético del comprador
  • Contar con un sistema para reportar prácticas no éticas
  • Entrenamientos regulares sobre el tema
  • Procesos de control que confirmen el apego a las políticas
  • Auditorías regulares

Uno de los elementos claves del modelo es la forma en que la empresa maneja el sistema para reportar los comportamientos no éticos ya que éste promueve o inhibe la voluntad de otros miembros de la organización de reportar este tipo de actos o condiciones.

Las respuestas deben ser rápidas y el análisis profundo para entender claramente los hechos y sus circunstancias. Definir el alcance adecuado de la investigación impacta fuertemente en la capacidad de entender los hechos de forma verídica. Los factores que afectan la profundidad del análisis son, que tan creíble y serio parece el reporte, los antecedentes de la queja y las potenciales ramificaciones legales y financieras de la situación si finalmente se confirma que es verdadera.

Los reportes de poco impacto pueden ser manejados internamente o por el área de recursos humanos o seguridad corporativa, pero cuando la seriedad crece e implica a mandos medios y altos, es conveniente involucrar a consejeros externos especializados. Los participantes en el estudio de la queja deben tener claro que su lealtad e interés está en proteger los intereses de la empresa sobre cualquier otra prioridad.

Las investigaciones deben centrarse en recolectar datos y tener entrevistas con testigos de los hechos reportados, esto debe ser realizado lo más tempranamente posible para que los hechos estén frescos en la mente de las personas. Preservar las evidencias debe ser un tema prioritario sobre todo cuando implica el manejo y búsqueda de documentos electrónicos.

Cuando el tema tiene serias implicaciones legales, se deberán respetar las leyes locales sobre el uso de abogados y el respeto a la confidencialidad de la información para evitar que se cometan violaciones que impidan las subsecuentes acciones legales. Es también importante tener claridad sobre la forma en que se actuará con la persona que delató la situación.

Un tema delicado es decidir al final de la investigación si los resultados serán compartidos con autoridades del gobierno o dentro de la misma organización. Esto tiene implicaciones legales y morales que deben ser profundamente analizadas para evitar generar nuevos problemas.

Siempre se deberá dar prioridad a la pronta identificación de violaciones o posibles violaciones para que las acciones de contención o corrección serán mejores y no pongan en riesgo a la organización.

Para mayor información, se puede consultar: “Examining the Ethical Principles of Procurement”, publicado por Thomasnet así como “How Companies Should Respond to Whistleblower Complaints”, escrito por Murhpy, Medina y Michales y publicado en RM Magazine.

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