Construyendo un programa de compras sostenibles

Todavía existe la visión de que la sostenibilidad es un gasto en una inversión altamente rentable. Entender los argumentos que se deben de utilizar para lograr las inversiones y los recursos necesarios para el desarrollo de un programa de compra sostenibles es crítico si la función de compras desea responder al reto que significa ser un elemento clave en la transformación de su organización.

Para poder transformar a la base de proveedores a una operación pasa de los principios de la sostenibilidad, se requiere de un fuerte liderazgo estratégico, una permanente comunicación entre los afectados, un fuerte compromiso con el cambio, el apoyo de expertos en la materia, así como de la recolección de datos e indicadores de desempeño que permitan evaluar la situación actual y sus instrumentos para definir los objetivos de corto mediano y largo plazo.

Los programas de compras sostenibles requieren esencialmente de 4 tipos de recursos:

  • Un equipo interno. Es necesario contar con personal dedicado a apoyar esta iniciativa ya sea de tiempo parcial o de tiempo total ya que implica desarrollar estrategias, coordinar su implantación, realizar entrenamientos, monitorea los cumplimientos, rastra reportar datos, desarrollar nuevas prácticas basadas en principios de sostenibilidad con múltiples socios de negocios.
  • Este tipo de programas de desarrollo requieren entrenamiento a diferentes niveles de la compañía y de la cadena de suministro. Entre los participantes de los programas de desarrollo se incluyen los compradores, los usuarios, las áreas de soporte, así como los diferentes niveles de proveedores que participan en los programas.
  • Consultoría. Estos programas se ven beneficiados cuando cuentan con la perspectiva de expertos que cuentan con conocimientos y las experiencias adecuadas. La participación puede ser en múltiples áreas como realizar evaluaciones de riesgo, evaluar el impacto sobre el gasto, desarrollar estrategias de suministro de alto impacto, así como también documentar y reportar aspectos asociados con la sostenibilidad.
  • La mayor contribución de estas herramientas con relación a poder calcular el impacto sobre la sostenibilidad de diferentes rumbos de acción.

Invertir y la sostenibilidad no significa pagar más como no se trata de agregar costo a los productos y servicios que suministra la organización toma el objetivo es asignar recursos que permita la organización hacer la sostenibilidad parte del trabajo normal de compras de manera que se puedan obtener ahorros económicos, reducciones de riesgo, mejoras en la innovación y otros beneficios.

Los programas de compras sostenibles deben ser apoyados por las otras iniciativas que la organización tiene en temas similares como pudiera ser:

  • los trabajos en responsabilidad social corporativa
  • las campañas de relaciones públicas como mercadotecnia y comunicación con relación a temas de sostenibilidad
  • las iniciativas asociadas a la gestión de riesgos
  • las inversiones de la organización con relación a temas entrenamiento

Como cualquier iniciativa dentro de una organización, resulta mucho más fácil venderla cuando se habla el mismo lenguaje que los interesados que participan en las tomas de decisiones, es por esto que estas iniciativas deben asociarse con temas de incremento en las ventas y utilidad como reducciones de riesgo, mayor satisfacción de los clientes, construcción de ventajas competitivas, así como reducción de costos y fortalecimiento de las relaciones y el desempeño de los proveedores.

Los expertos en el tema han encontrado 8 enfoques que permiten facilitar la venta de este tipo de iniciativas:

  1. Referirse a los incrementos de los ingresos como consecuencia de adquirir más clientes y obtener oportunidades de ventas basadas el enfoque hacia la sustentabilidad de las organizaciones. Las empresas deben mantener un estricto registro de los negocios obtenidos gracias a que la organización demuestra un programa real de desarrollo de compras sostenibles toma el programa debe ser utilizado por las áreas comerciales como un argumento de venta.
  2. Las acciones de sostenibilidad deben ser presentadas claramente a los inversionistas, ya que esto representa un valor importante en el mercado financiero. Se debe de tener claro el mensaje que se dará a los mercados financieros sobre las acciones que está tomando la empresa en temas de sostenibilidad aprovechar esas acciones para fortalecer la reputación y el valor de la marca. La sostenibilidad debe ser vista como una inversión de alta rentabilidad.
  3. Utilizar el trabajo sobre la sostenibilidad como un diferenciador en el mercado. Se requiere tener claridad sobre lo que la competencia está haciendo sobre el tema para resaltar las diferencias del programa de la organización. Conocre las actividades y otro también sirve como un acelerador de las acciones que la empresa debe de tomar para mantenerse atractiva ante los ojos del mercado.
  4. Hablar en términos de retorno de la inversión realizada con los proveedores. Cualquier inversión realizada en los programas de compras debe analizarse a la luz de las ganancias en eficiencia como innovación, confiabilidad y otros resultados críticos relevantes para el negocio. El trabajo en el tema de los proveedores debe alinearse directamente con las otras iniciativas de sostenibilidad de la empresa como pueden ser la reducción de la huella de carbono o las iniciativas enfocadas a la diversidad. Cada esfuerzo debe de tener objetivos específicos que pueden ser medibles y reportables.
  5. Dejar perfectamente claro cómo estas iniciativas ayudan a fortalecer la reputación de la organización y reducen múltiples riesgos asociados con aspectos comerciales y legales. Reducir el riesgo causado por una mala publicidad en la prensa con relación a las actividades en temas de Derechos Humanos ambientales debería ser suficiente para conseguir el apoyo sobre esta iniciativa. Cuando los análisis se limitan a los proveedores inmediatos, se puede dejar de ver el alto riesgo que ocurre en niveles inferiores que ponen a riesgo la organización. Estar atento a los temas que la prensa  y las revistas especializadas están atendiendo permite a la empresa tomar acciones preventivas sobre la exposición que tiene sobre temas como la esclavitud moderna o el trabajo infantil.
  6. Alinear todas las acciones con las estrategias corporativas y asegurarse que esto sea escuchado por la alta dirección. La sostenibilidad ha pasado a ser un tema relevante para la alta dirección que necesita conocer claramente todas las acciones que la empresa está tomando en esta dirección. Cuando el impacto de las iniciativas de los programas de compras está ligado directamente con los objetivos corporativos se obtiene una mejor respuesta, si a esto se refuerza con un “discurso de elevador” que permite explicarme pocas palabras el valor que el programa está generando para toda la organización, existe mayor probabilidad de contar con todos los recursos que la iniciativa requiere.
  7. Relacionar la iniciativa con impactos sobre la utilidad del negocio. No sólo se trata de decir que la iniciativa contribuye a incrementar las utilidades de la organización, es necesario documentar claramente los impactos financieros de la iniciativa en áreas como la reducción de desperdicio, el incremento en el uso de materiales reciclados o la sustitución de fuentes de suministro globales por algunas locales impactan los costos. Claramente los impactos no ocurren de la noche a la mañana, por lo cual hay que generar expectativas realistas los altos ejecutivos.
  8. Enfocarse en grandes resultados, pero asegurarse de obtener y reportar pequeñas ganancias. La mejor manera de lograr esto es concentrarse en lo que se conoce como “low hanging fruits”, que no son más que aquellas oportunidades que producen resultados en el corto plazo, para esto es mejor concentrarse en áreas donde la organización ya tiene ciertas fortalezas como pudiera ser el uso de materiales reciclados o el trabajo con fuentes de suministros locales, para que las estrategias iniciales exploten esto y demuestren rápidamente sus beneficios.

Si los trabajos que se realizan en los programas de compras sostenibles apoyan compromisos externos de la organización, contribuyen a retener construir sólidas relaciones con los clientes, demuestran prácticas responsables hacia los mercados inversionistas y reducen los riesgos de interrupción o fallas a lo largo de toda la cadena de suministro conseguirán fácilmente el reconocimiento y el apoyo de los elementos claves dentro de la organización. La iniciativa no deberá ser vendida bajo una perspectiva emocional, sino soportada con datos y análisis profundos que permitan cuantificar el impacto sobre los resultados y calcular el retorno de su inversión. No se debe tener temor de solicitar inversiones para construir un robusto programa de compras sostenibles ya que es una inversión de alta rentabilidad para la organización.

Para mayor detalle, consultar: “Making the Case for Investment in Your Company’s Sustainable Purchasing Program”, publicado por Sustainable Purchasing Leadership Council.

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