Continuidad en el suministro

Saber cómo construir planes de continuidad del negocio Efectivos desde el punto de vista suministros es una habilidad altamente demandada bajo las actuales condiciones de incertidumbre por lo cual, aprender las claves para desarrollar estos procesos se vuelve una prioridad organizacional.

Resulta interesante como algunos documentos del pasado adquieren actualidad bajo ciertas circunstancias, el White paper de la Universidad ed Michigan State llamado” Effective Practices in Business Continuity Planning for Purchasing and Supply Management” escrito en 2003, se convierte en una fuente de ideas para atender este tema tan recurrente en la actualidad.

Cuando se habla de la gestión de riesgo se tiende a poner mayor atención sobre lo que puede impactar en las operaciones internas, sin embargo, las interrupciones del suministro a lo largo de la cadena pueden tener el mismo impacto y tienden a ser poco considerado por lo cual es necesario formalizar la atención de este tipo de riesgos y construir lo que conocemos como los planes de continuidad del negocio (BCP).

Una forma resumida, un plan de continuidad de negocio se forma de 4 elementos básicos:

  • La conciencia. Que se relaciona con el hecho de que la organización acepte que existen eventos internos y externos que ponen en riesgo su operación y la consecución de sus objetivos
  • La prevención. Que abarca todos los eventos que ocurren previo a la presencia de un evento de riesgo y que por lo general incluye: la identificación como la evaluación como la definición de la estrategia para enfrentarlas y el monitoreo de la evolución del evento.
  • La contención. En esta etapa lo que se busca es contar con planes que minimicen el impacto, la duración y los recursos necesarios para contener los efectos negativos causados y recuperar lo más rápido posible la operación normal.
  • La gestión de conocimiento. Esto implica rastrear los resultados, identificar las cosas que se hicieron bien, así como las que se hicieron mal y hacer los ajustes necesarios a los planes para lograr una mayor efectividad y eficiencia en el futuro

Los autores de este documento identificaron 14 principios que facilitan el éxito en la construcción de planes de continuidad efectivos. Los principios los podemos agrupar en cada 1 de los elementos básicos de la siguiente forma:

  • En el tema de la conciencia se requiere:
    1. Crear esta conciencia de arriba a abajo así como también de abajo hacia arriba dentro de la estructura organizacional. Esto implica que todo mundo acepte que el riesgo de una disrupción es real y que éstas pueden tener importantes impactos financieros y competitivos. Se requiere tener un enfoque sistémico para entender la interacción de las áreas en el caso de la ocurrencia de un evento. Demanda que el personal que esté más cerca de la base de proveedores esté atento a la aparición fuentes de riesgo y sepa que la alta dirección le proporciona los recursos para atender los planes de continuidad.
    2. Lograr que la conciencia del riesgo también esté presente en los proveedores mediante los procesos de selección y gestión. El tema del riesgo deberá ser parte de la comunicación permanente con la base de proveedores y éstos deberán estar atentos a la identificación y gestión de cualquier evento que pueda impactar negativamente la operación.

 

  • Con relación a la prevención se requiere:
    1. Priorizar los proveedores y commodities que requieren mayor atención. Se debe aceptar que la empresa tiene recursos limitados para atender el tema por lo cual el enfoque principal debe ser sobre productos y proveedores críticos.
    2. Considerar el amplio espectro de recursos y flujos que ocurren dentro de la cadena de suministro. Esto implica que la atención del riesgo debe abarcar materiales, información y servicios ampliando la visión tradicional que se enfoca únicamente a los componentes físicos
    3. Tener claridad sobre la probabilidad de impacto de los diferentes eventos. El impacto de un riesgo es la combinación de la probabilidad de ocurrencia el impacto que tiene en caso de presentarse por lo cual la evaluación de estos dos criterios es relevante para poder entender el impacto esperado y tomar las medidas proporcionales a esto.
    4. En donde sea posible eliminar o reducir la exposición al riesgo. Obviamente la eliminación sería la solución ideal, pero considerando que no siempre es posible definir estrategias para reducir su probabilidad de impacto resultan de gran utilidad.
    5. Desarrollar y monitorear indicadores de riesgo. El objetivo básico de estos indicadores es monitorear los cambios que se presentan en el entorno como señales de alerta de la posible presencia de un evento crítico que permita implementar adecuadamente las acciones de contención.
    6. Utilizar múltiples fuentes de información. Considerando que los riesgos toman diferentes formas, es necesario tener a diferentes áreas atentas a la evolución de los riesgos y contar con múltiples fuentes que permitan triangular las observaciones.
    7. Revisar frecuentemente los potenciales eventos de riesgo. Hay que entender que las cadenas son dinámicas por lo que las fuentes y los niveles de riesgo varían con el tiempo. Algunas de las variables que más impactan en la evolución de los riesgos pueden ser: los cambios en la estructura de la cadena, los desarrollos económicos, los cambios en el medio ambiente, así como algunos desarrollos en la política.

 

  • Cuando tomamos en cuenta los aspectos de la contención, existen dos temas relevantes:
    1. Contar con planes para las interrupciones. Es claro que es imposible eliminar totalmente los riesgos por lo cual se debe de tener planes y procesos perfectamente definidos para lidiar con la situación.
    2. Gestionar el impacto de los eventos. Es importante evaluar los eventos en dos variables, el impacto y la duración, por lo cual podemos dividir una interrupción en 4 grandes etapas : la interrupción, la respuesta, la recuperación y el restablecimiento de las operaciones

 

  • Finalmente, en la gestión del conocimiento existen tres principios que debemos considerar:
    1. Aplicar la mejora continua a los planes de continuidad. La exposición a riesgo no puede ser arreglada de un día para otro por lo cual proteger las cadenas de suministro requiere de una atención y esfuerzo permanente.
    2. Realizar auditorías post evento como parte de un procedimiento operativo. El objetivo es aprender de los errores y fortalecer las cosas que se hicieron bien
    3. Compartir el conocimiento con toda la organización. El resto de la organización debe saber lo que se aprendió para evitar querer reinventar acciones que demostraron poca efectividad.

 

Además de los 14 principios aquí mencionados, es importante considerar al menos las siguientes prácticas que refuerzan la calidad de los planes de continuidad:

  • Realizar auditorías de riesgo sobre las cadenas de suministro, identificando claramente los riesgos de cada proveedor, las implicaciones de esto sobre la operación, la calidad de las medidas preventivas y correctivas que se están tomando y las acciones que se deben de tomar.
  • Elaborar un mapa de la cadena de suministro que describa claramente su estructura y sea la base para identificar la criticidad de los diferentes proveedores en diferentes niveles de la estructura. Una vez que los proveedores críticos son identificados se deben definir los sistemas de monitoreo adecuados.
  • Estandarizar lo más posible productos y procesos que ayudan a eliminar cuellos de botella y dependencia de proveedores.
  • Documentar los perfiles de riesgo de los proveedores críticos para monitorear su evolución y reducir los riesgos asociados.
  • Desarrollar e implementar métricas que permitan predecir la evolución de los riesgos y por lo mismo la implantación de los planes de continuidad desarrollados.
  • Mejorar la visibilidad a lo largo de la cadena de suministro.
  • Introducir la evaluación de los proveedores su capacidad para gestionar desastres o interrupciones dentro de la cadena.
  • Incluir los planes de continuidad de la cadena de suministro dentro de los planes de continuidad del área de tecnología de información considerando la alta dependencia que tiene el área sobre los flujos de información internos y externos.

Los planes de continuidad de la cadena de suministro deben de ser parte de la estrategia general de la organización lista relacionados directamente con lo que realizan otras áreas en este tema y a que esto permitirá respuestas más rápidas más efectivas y con un menor daño a la imagen de la organización.

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