Cultura digital en compras

procurement software

Pensar que la digitalización se limita a comprar nuevas tecnologías es un grave error si no se ha creado una cultura de negocios adecuada y no se tiene una clara visión apoyada por recursos y competencias

Claramente las nuevas tecnologías ayudan a que las organizaciones aceleren y mejoren sus procesos y sus decisiones, es por esto que la digitalización se vuelve un elemento esencial del a nueva competitividad, pero junto a todo esto, es indispensable definir la cultura organizacional necesaria para esta transformación.

Un estudio de Heidrick Consulting llamado “Building a digital culture”, remarca la importancia de identificar las debilidades de la organización para adoptar la transformación digital bajo un ambiente de trabajo bi-modal, en donde las nuevas tecnologías se integran a los procesos pero al mismo tiempo se sigue operando en el modelo tradicional.

Heidrick identifica cinco niveles de aceleración digital:

  • En donde los esfuerzos están desconectados, se cuenta con un limitado talento sobre el tema y no se tiene un clara visión de lo que se desea logra.
  • Evolución. Continúan los esfuerzos por introducir la digitalización.
  • Estabilización. Se empiezan a lograr resultados, se tiene mayor talento y se rompen los silos organizacionales.
  • Se extiende la digitalización.
  • Aceleración. Se aplica con éxito al digitalización, se logran innovaciones, se mejora la colaboración y la agilidad de la empresa. El dominio individual de los conceptos digitales es la regla dentro de la organización.

Para promover la digitalización, es posible apoyarse en el modelo META:

  • La alta dirección marca una clara visión de lo que se desea lograr con las inversiones digitales, incluyendo el impacto en los clientes y en la sociedad. Los elementos claves son:
    • Liderazgo empoderado
    • Patrocinio estratégico
    • Una ruta de viaje digital
  • El uso de la digitalización permite a los colaboradores entender su valor para la organización. Sus tres elementos clave son:
    • Capacidades digitales
    • Adaptación de procesos
    • Fluidez estructural
  • Las inversiones digitales generan cambios en los negocios centrales y se tiene una claridad sobre la ruta de transformación que además es apoyada con recursos. Sus componentes básicos son:
    • Adopción de tecnologías
    • Promoción de la co-creación
    • Velocidad para la innovación
  • Las estrategias se adaptan continuamente en base a los resultados bajo la mentalidad de “probar y aprender”, lo que permite una mayor adaptación y resiliencia. Para este elemento, los tres componentes claves son:
    • Cultura adaptativa
    • Soporte al cambio
    • Aprendizaje permanente

Las cuatro tácticas que ayudan a acelerar el cambio cultural rumbo a la digitalización son:

  1. Compromiso con un liderazgo comprometido. Capaz de ofrecer claridad sobre las razones para adoptar nuevas tecnologías y formas de trabajar.
  2. Apoyo al cambio del personal. El cambio es resultado de las voluntades individuales. Los pequeños cambios individuales generan la energía para cambios mayores.
  3. Promover la rápida integración de la masa crítica. El esfuerzo de los líderes y de los adaptadores tempranos no es suficiente para mantener el cambio.
  4. Alcanzar la permanencia de los nuevos modelos. La implantación de nuevas prácticas institucionales, sistemas, guiadores de desempeño y recursos de apoyo son claves para lograr el cambio cultural.

Los programas para reforzar permanentemente los nuevos valores culturales en los colaboradores experimentados y en los nuevos, permitirán a la empresa mantener una adopción acelerada de los modelos digitales.

Para entender algunos de los beneficios de la digitalización para compras, el documento “Digital Procurement: The Benefits Go Far Beyond Efficiency” publicado por Bain & Company, deja claro que más allá de los impactos en la eficiencia, estos nuevos modelos de operación ayudan a acelerar la innovación generada por el área.

La existencia de múltiples soluciones digitales, ha incrementado la complejidad para que las organizaciones decidan el mejor camino hacia la digitalización de los abastecimientos. Esto obviamente, hace que las organizaciones pierdan oportunidades de ahorros en costos y mejora en la competitividad.

Las tecnologías digitales proveen una ventaja competitiva a la organización al mejorar la velocidad y la calidad de las compras, reducir los riesgos y mejorar la innovación.  Gran parte de esto es resultado de la mejora en la colaboración con los strakeholders, vía la tecnología que acelera todos los procesos asociados.

Bain clasifica las soluciones digitales en tres grandes grupos y selecciona las cinco mejores soluciones:

  • Las más importantes para el negocio:
    • Sistemas para gestión de inventarios
    • Gestión de maestros de datos multi-dominio
    • Ciclo de vida de los contratos
    • Gestión de la calidad de los proveedores
    • Análisis de gasto
  • Los que más se han adoptado:
    • Sistemas para gestión de inventarios
    • Gestión de maestros de datos multi-dominio
    • Facturación electrónica
    • Análisis de gasto
    • Pronóstico de la demanda
  • Los que han logrado la mayor satisfacción de los usuarios:
    • Auditorias de recuperación
    • Gestión de la calidad de proveedores
    • Optimización del transporte
    • Facturación electrónica
    • Plataformas de colaboración de datos

Es importante que el enfoque del área sea en la selección de soluciones integrales y no de productos particulares, la tecnología es el medio para alcanzar un fin, que debe ser el mejorar el rol estratégico de los abastecimientos.

Los elementos claves para obtener el mayor rendimiento de las soluciones seleccionadas son:

  • Alta calidad y limpieza de los datos.
  • Modelos ágiles de operación.
  • Talento digital y de emprendimiento

El camino de los abastecimientos hacia un mayor rol estratégico pasas por la digitalización y esta demanda de un cambio cultural.

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