Eficiencia y Digitalización

La digitalización es un elemento clave para mejorar la eficiencia del área de compras en múltiples dimensiones, desde las tareas operativas como la colocación de pedidos, hasta las más complejas como la planeación y el análisis del desempeño.

Se estima que cada año se desperdician 32 millones de hora empleado debido a la ineficiencia de los procesos en abastecimientos y de la cadena de suministro en general. La mayor fuente es la captura manual de datos, que además introduce datos erróneos a los sistemas. La falta de visibilidad en los procesos de abastecimientos abre las puertas a gastos fuera de control y la ejecución de fraudes.

Cuando los procesos de abastecimientos se tienen digitalizados, es fácil conocer indicadores claves como el costo de una orden, sus tiempos de proceso asociados, el apego a la normatividad y el desempeño real de los proveedores, que son la base para cualquier iniciativa seria de mejora en el área.

Para algunos, cuando se habla de compras electrónicas, se piensa que se refiere únicamente el proceso del comercio electrónico con los proveedores y no se comprende como la digitalización de la función abarca también todos los aspectos administrativos y estratégicos que la rodean.

La plataforma permite asegurar que todos los participantes del proceso, incluyendo los externos, se pegan a las políticas y procedimientos de la organización asegurando con esto el control del gasto de la empresa.

Las funciones básicas de un sistema de gestión de abastecimientos deben apoyar al menos seis grandes funciones para ser considerado en sistema de Suministro al pago:

  1. La analítica asociada con el gasto
  2. El proceso de las solicitudes
  3. La elaboración de procesos de selección electrónicos
  4. La gestión de los contratos con proveedores
  5. Los procesos de pago y las opciones de financiamiento asociados
  6. La gestión de proveedores

Hackett Group identificó cuatro dimensiones relevantes para medir el avance de la digitalización en abastecimientos;

  • Los niveles de automatización
  • La información
  • La centralización en los interesados
  • El talento

En el tema de la automatización, se mide el porcentaje de procesos del área que se encuentran automatizados para agilizar el flujo del la información. En este rubro los mayores niveles de automatización se dan en el trámite de las requisiciones y el más bajo en la liberación de entregas contra órdenes abiertas junto con la recepción de las facturas enviadas por el proveedor.

Específicamente en el caso de las compras indirectas, las mejores empresas generan el 45% de sus transacciones mediante catálogos electrónicos contra solo el 25% del resto de las empresas.

No se espera que todas las requisiciones pasen por catálogos electrónicos, gran parte del gasto de cola, aproximadamente un 15% del total, será realizada mediante compras puntuales o con el apoyo de otras organizaciones.

Una gran área de oportunidad sigue siendo la automatización de las facturas de los proveedores, ya sea promoviendo las facturas consolidadas, la recepción de las facturas en formatos electrónicos compatibles para su captura automática o en el peor de los casos mediante el apoyo de sistemas de escaneo y captura.

Con relación a la información, esta debe permitir hacer análisis a todos los participantes y estar disponible en línea en todo momento. Las empresas líderes tienen acceso al 93% del su gasto detallado mientras que el resto de las empresas solo pueden tener acceso a un 41%.

Las empresas líderes tienen activo el 70% de su base de proveedores y 3.4% de estos generan aproximadamente el 80% de sus facturas, el resto de las empresas tienen activo solo el 42% de sus proveedores y 10.7% de estos le generan el 80% de sus facturas. Esto refleja un poco más del triple de transacciones entre los dos grupos de empresas.

Uno de los objetivos centrales de la digitalización del área es mejorar la experiencia de los participantes del proceso a través de funcionalidad que agilice el autoservicio, así como un mayor acceso a la información relevante para la toma de decisiones oportunas.

Un sistema centrado en los interesados permite:

  • Simplificar el proceso para todos los participantes
  • Permite la auto colación de pedidos, así como la consulta del estado de las órdenes
  • Alinea los acuerdos de niveles de servicio y las métricas de desempeño de los proveedores con las métricas de los usuarios.

Para facilitar la digitalización es conveniente simplificar las políticas y procedimientos, entrenar a los afectados e invertir en proyectos de gestión del cambio, todo esto soporta la implementación y el uso de las nuevas tecnologías.

Ante los cambios de los procesos, los talentos de los colaboradores del área deben evolucionar, se requieren menos pero mejor preparados, eso implica reducción en las tareas de no valor agregado. Las empresas de mejor desempeño requieren de 11.4 FTEs por cada billón de dólares comprado contra 22.3 del resto de las organizaciones.

El perfil general del nuevo profesional en abastecimiento implica:

  • Análisis de datos y modelaje
  • Mente estratégica
  • Creatividad e innovación
  • Conocimiento de los guiadores calve del negocio
  • Gestión de relaciones y colaboración
  • Enfoque ágil y enfocado al cambio permanente

Las empresas deben evaluar su avance en estas cuatro dimensiones y poner mayor énfasis en la efectividad, los resultados, que en las eficiencias alcanzadas con la transformación. Cada proceso debe rediseñarse basado en la experiencia de los usuarios para mejorar las experiencias y reducir los riesgos. La inversión en el talento es una tarea impostergable si se desea mejorar la eficiencia del área.

Para mayor referencia, consultar “A Beginner’s Guide To E-procurement”, “Four Dimensions for Measuring Digital Progress in Purchase-to-Pay”, escrito por Jimmy LeFever y Christopher S. Sawchuk.

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