El arte de generar valor en el abastecimiento

Aprender a gestionar a los proveedores, tomar las acciones adecuadas para elevar la madurez del área y entender donde se encuentran las tareas en las que la función de abastecimiento realmente crea valor, son algunos de los elementos claves para generar valor para todos y cada uno de los múltiples stakeholders del área.

En un artículo llamado “Have We Stretched the Supplier Relationship Too Far” escrito por Dana Marie Small, se retoma el tema de la relación con los proveedores y se explica como si esta fuera una liga, en donde a veces se estira y otras se afloja, pero si se estira demasiado, esta nunca regresará a su forma original.

Basado en esta analogía, cuando una empresa estira la liga al máximo, es mejor que la mantenga de esa forma, porque cuando la suelte le golpeará fuertemente en el rostro y tal vez no será más que algo bien merecido.

Es necesario pensar con claridad el tipo de relación que tu empresa construye con sus proveedores al usar múltiples procesos como los de licitación, de selección, de evaluación, de contratación o de pago, por solo mencionar algunos.

Recordemos que los proveedores pueden decidir ya no trabajar con una empresa cuando el valor monetario no justifica el tipo de relación. Si no hay algún tipo de respeto recíproco, no importa el tamaño de las organizaciones o el negocio, la liga se soltará y recibirás un fuerte golpe.

Un importante reporte realizado por The Hackett Group llamado “Procurement Value: Moving Beyond Price Savings Toward Strategic Value Recognition” aporta ideas importantes con relación al valor generado por el área de compras. Una de ellas es que conforme el área de compras tiene más control del gasto, las oportunidades de lograr ahorro van disminuyendo, la muestra indica que las empresas que controlan menos del 50% del gasto alcanzan ahorros de 7.9% y las que controlan más del 8% se encuentran en valores alrededor del 4.0%, esto basado en que las oportunidades de ahorro ya han sido aprovechadas.

Usando la pirámide de valor de abastecimientos de Hackett Group, podemos hablar de 5 niveles progresivos:

  • La base que se centra en asegurar la entrega a tiempo del producto correcto en el lugar adecuado. Se estima que en la actualidad el 12% de los indicadores de las empresas se centran en este tema y esto disminuirá al 11% en los siguientes 3 a 5 años.
  • Continua con el enfoque en el precio, en donde se busca el precio adecuado mediante la negociación. Se estima que en la actualidad el 52% de los indicadores de las empresas se centran en este tema y esto disminuirá al 33% en los siguientes 3 a 5 años. Algunos indicadores de este tipo son: reducciones de precio contra compras anteriores, simplificación de especificaciones, descuentos por pronto pago, descuentos sobre precios de lista o ahorros contra precios promedios de concursos.
  • En el tercer nivel está el enfoque en el Costo Total de Propiedad, TCO, que demanda un mejor entendimiento del proceso de compra, uso y disposición de los bienes. Se estima que en la actualidad el 19% de los indicadores de las empresas se centran en este tema y esto aumentar al 25% en los siguientes 3 a 5 años. Algunos indicadores asociados con la gestión del TCO pueden ser: Reducción de costos de inventarios, mejoras en productividad del personal, mejoras en los procesos de compra y uso o reducción de costos de calidad.
  • En el penúltimo nivel se trabaja sobre la gestión de la demanda, buscando reducir el consumo, la complejidad y la variedad. Se estima que en la actualidad el 7% de los indicadores de las empresas se centran en este tema y esto se incrementará al 12% en los siguientes 3 a 5 años. Algunos ahorros en este rubro con: reducción del consumo, beneficios por encima de la inflación, obtención de productos sin costo, mitigación de incrementos de precios o ahorros contra índices del mercado.
  • La punta de la pirámide está ocupada por la gestión de valor, en donde la idea es generar mayor valor para el negocio actuando como consejero confiable y agente de cambio. Se estima que en la actualidad el 10% de los indicadores de las empresas se centran en este tema y esto llegará al 19% en los siguientes 3 a 5 años. Algunos indicadores de valor estratégico son: beneficios en el flujo de efectivo, reducciones en impuestos, incrementos en el ingreso, reducción o eliminación de daños por eventos de riesgo.

Sorprendentemente, un estudio de esta misma firma del 2017 identificó que el 48% de los bonos de desempeño del área estaban ligados a las negociaciones de precio y solo un 8% a la gestión del valor.

Para redondear la visión de abastecimiento aquí presentada, un artículo llamado “Wake up. New era of Procurement is already here!”, publicado por AICP nos regresa a los fundamentos del abastecimiento al analizar una simple definición de la función, procurar significa según Webster, “obtener algo con un cuidado y esfuerzo particular”.

Cuando se habla de “cuidado” se puede relacionar con lograr al mayor valor por el dinero pagado, pero detrás de esto bajos costos, pueden haber prácticas no éticas como el trabajo infantil o la esclavitud moderna, y esto debería ser parte del “cuidado”.

Cuando se habla de esfuerzo, se debe evaluar cuales son las tareas que realmente agregan valor de todas las que en el día con día realiza un comprador, no es tan importante conocer el esfuerzo invertido, sino el resultado logrado. Todo el trabajo manual que hoy se realiza, debe ser remplazado por las nuevas tecnologías para poder invertir el tiempo en lo que realmente es importante para los stakeholders.

La transición de las tareas manuales descentralizadas hacia centros compartidos de servicios apoyados por cobots, son un paso necesario, el impulso de sistemas para que los usuarios hagan gran parte de su proceso de adquisición de forma automática es otra tarea impostergable, pero todas estas acciones, y algunas más, pierden sentido si no se logra generar un área de abastecimientos que mejora la calidad de sus decisiones mediante una mejor explotación de la información generada por los datos y una total alineación con las estrategias del negocio.

El comprador moderno, debe enfocar sus esfuerzos en desarrollar habilidades analísticas, de conocimiento del negocio, de control internos, de gobernanza y de gestión del riego para poder generar valor para su organización.

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