Enfrentando una crisis desde el abastecimiento

Aprender cómo enfrentar una crisis y salir fortalecido es el gran reto de las organizaciones. Entender el rol crítico del abastecimiento en este proceso, permitirá a la empresa aplicar una serie de acciones específicas en esta dirección.

Hay una frase que se atribuye a Winston Churchill que refleja muy bien el enfoque que las organizaciones deben tener ante una situación crítica, “Nunca dejes que se desperdicie una buena crisis”.

Responder adecuadamente ante una crisis es un reto muy complejo, ya que depende de la experiencia de los administradores el momento específico por el cual pasa la organización cuando ésta se presenta. A pesar de que algunas organizaciones cuentan ya con planes de continuidad, es evidente que nunca se está preparado para todos los posibles escenarios como lo vino a demostrar lo ocurrido durante el 2020 que presentó impactos no solamente el flujo de materiales dentro de las cadenas de suministro, sino también en el consumo y la forma de vida de la mayor parte del planeta.

Encontrar oportunidades en la crisis debe ser una responsabilidad de la organización que se atiende mediante la construcción de equipos multifuncionales que identifican áreas en las cuales se puede tener un cierto grado de control y se cuenta con información oportuna y adecuada para tomar decisiones.

Seguramente las organizaciones aplicarán el principio de primero defender lo que se tiene y después procederán a atacar redirigiendo los esfuerzos hace las oportunidades identificadas. Estas son algunas acciones que ejemplifican lo que una organización puede hacer dentro de su área de abastecimiento durante una crisis:

  1. Redefinir las prioridades estratégicas. Esto incluye todos los proyectos asociados con inversiones y nuevas iniciativas que en algún caso deberán ser pospuestas y en otros aceleradas.
  2. Monitorear indicadores de referencia. La incertidumbre en los mercados originará importantes cambios y los precios de algunos productos y servicios esenciales que deben ser monitoreados para tomar decisiones oportunas.
  3. Construir procesos de colaboración interna. La mayor parte de las decisiones durante una etapa de crisis deberán realizarse con un trabajo en equipo, en donde se consideren todas las perspectivas de la organización.
  4. Identificar y capitalizar innovaciones. Durante estas épocas, pueden surgir ideas relevantes que ayuden a transformar la organización y no necesariamente provendrán de las grandes empresas, sino que muchas tendrán su origen en pequeñas empresas caracterizadas por su agilidad, innovación y ambición.
  5. Mantener una búsqueda permanente por talento. Debido a la reestructuración en las organizaciones, es posible que exista talento disponible en el mercado laboral que permite a las organizaciones reclutarlos para mejorar la calidad de su equipo de trabajo.
  6. Entrenamiento interno. Ante los recortes en el gasto de capacitación y desarrollo se pueden elaborar programas en donde los propios colaboradores transfieran su conocimiento a otros de diferentes áreas de la organización.
  7. Acelerar las iniciativas digitales. Este puede ser un buen momento para acelerar la implementación de nuevas tecnologías digitales que simplifican y mejoran los procesos de toma de decisión.
  8. Atender oportunidades pospuestas. Ante la modificación de las cargas de trabajo, se puede presentar la oportunidad de atender situaciones que bajo condiciones normales habían sido pospuestas. Este puede ser el tiempo adecuado para atender aquellas categorías que habían sido desatendidas en los últimos años.
  9. Análisis de información. La necesidad de tomar decisiones en menor tiempo y bajo nuevas condiciones demanda un mejor manejo de la información histórica y de lo que está ocurriendo en tiempo real en el mercado. Para poder explotar todos estos datos se requieren construir modelos que faciliten la toma de decisiones.
  10. Identificar oportunidades de consolidación. la modificación en los volúmenes de demanda y suministro hace necesario que las organizaciones identifiquen aquellas áreas donde es posible consolidar tanto la demanda como la producción en la búsqueda mejores condiciones comerciales y mayor productividad.
  11. Aprovechar el momento para demostrar el valor del área. La necesidad de encontrar nuevas fuentes de suministro y mejorar las condiciones comerciales, permite al área de abastecimiento demostrar al resto de la organización y a la alta dirección el potencial de generación de valor que siempre ha tenido.

Además de todo esto, es evidente que cuando el área de abastecimiento se basa en la filosofía de “gasta como si fuera tu dinero” es posible lograr una mejora dentro del gasto general de la organización.

Retener a los clientes mediante un mejor servicio y una mejor y más rápida adaptación a sus nuevas necesidades, es una de las prioridades durante una crisis, pero todo esto no hace sentido si no es respaldado por acciones que permiten controlar y reducir los costos de los procesos de la organización.

Para alcanzar todo lo anterior, es importante tomar en cuenta los siguientes 7 aspectos:

  1. Dales a tus clientes lo que realmente ellos quieren, no lo que tú piensas que ellos quieren. Todo aquello que ofreces y ellos no necesitan sólo generará un mayor costo para ambas partes
  2. Los objetivos deben guiar a la estrategia y la estrategia a las tácticas, no en el sentido contrario. A partir del claro entendimiento de las necesidades de los clientes, se va a replantear la operación de las cadenas de suministro bajo la filosofía de trabajar de forma colaborativa para garantizar el cumplimiento de las promesas realizadas al consumidor.
  3. Ordenar y consolidar primero los procesos y posteriormente definir los sistemas. Los procesos deben ser adecuados a las necesidades propias de la organización a partir de ahí buscar la forma de simplificarlos, automatizarlos y contar con un mecanismo oficial para la toma de decisiones.
  4. Mantener el costo bajo y la confiabilidad alta diseñando una red que minimice el manejo de materiales. El número de pasos que ocurren entre los proveedores de la organización y sus consumidores finales debe ser mantenido en el mínimo posible, asegurando que cada una de las actividades es confiable y genera el valor que el mercado demanda.
  5. Apoyarse la tercerización. Aproximadamente el 85% de los negocios tercerizan alguna parte de su cadena de suministro, ya sea sus operaciones o su administración, cuando todas las partes que participan en el proceso obtienen beneficios, se construye una sana relación que se verá reflejada en menores costos y un mejor servicio para el consumidor final.
  6. Sacar el mayor provecho de los activos. Como regla general, se estima que conforme más tiempo se utilizan los activos, éstos alcanzan una mayor productividad, subutilizar algunos de ellos como transportes, maquinaria o inventarios, impacta negativamente en el retorno de la inversión. Diseñar mecanismos para tener a los activos ocupados la mayor parte del tiempo en la generación de valor al consumidor es clave para la competitividad de la empresa.
  7. Medir exclusivamente lo que es estratégicamente importante para poder lograr los objetivos y mejorar los resultados. Contar con demasiados indicadores solo distrae a la organización de sus objetivos centrales y diluye los esfuerzos encaminados al logro de los objetivos. Diseñar un adecuado set de indicadores y KPIs se vuelve clave para una adecuada gestión.

Para mayor información consultar “10+1 strategies forprocuremetn to forge its path un a crisis” escrito por  Matti Fouchaut-Airasmaan así como “7 ways everyone can cut Supply chain cost”  escrito por Rob O’Byme.

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