Excelencia en abastecimientos

La excelencia en abastecimiento se logra mediante un enfoque integral que abarca temas de indicadores financiero, gestión del  riesgo, promoción y gestión de la innovación, explotación de los beneficios de la analítica, implementación de tecnologías y colaboración al interior y al exterior de la organización. Entender y atender las dimensiones de este reto es la calve para la excelencia del área.

El portal de Supply Chain Digest, hace mención de un reporte  generado por Accenture,  sobre lo qué guía la excelencia en abastecimiento, llamado Supply Chain News: Accenture on the Six "Distinctions" that Drive Procurement Excellence.

La primera distinción de una gran función de abastecimientos, es que permanentemente busca establecer indicadores de su impacto financiero sobre los resultados de la organización. Para lograr esto, es necesario al menos considerar los siguientes 4 elementos:

  • Influir estratégicamente sobre el mayor gasto posible que realiza la organización. El tener una mayor cobertura, le otorga mayor probabilidad generar beneficios para el negocio.
  • Reducir el consumo. Compras no sólo ayudar financieramente a pagar menos por lo que se adquiere, también contribuye al evitar que las cosas se adquieran, ya sea porque se demuestra que no son necesarias, se pueden satisfacer con algo ya existente o pueden ser sustituidas mediante alguna innovación.
  • Estar permanentemente atento a lo que pasa en el mercado. Esta atención no solamente a los movimientos de productos, servicios, soluciones o precios, también se refiere a tener indicadores de desempeño de otras organizaciones que motiven la mejora.
  • Ofrece resultados sostenibles. Algunas de las contribuciones del área son solamente resultados de situaciones coyunturales en el mercado que no pueden ser repetidas. Esto no quiere decir que no sean aportaciones relevantes para el negocio, pero es mejor generar resultados permanentes que puedan ser rastreados, documentados y reconocidos de manera incontrovertible.

La segunda distinción de la función, es el apoyo que ofrece a los objetivos estratégicos del negocio. Tengamos presente que bajo los nuevos modelos de competencia basados en trabajo colaborativo con los miembros de los ecosistemas, compras juega un rol crítico en el logro de los objetivos estratégicos. Para esto existen tres habilidades esenciales:

  • Participar activamente en cualquier decisión de fusión entre empresas aportando su experiencia y conocimiento.
  • Trabajar activamente en la búsqueda de la sostenibilidad. La intervención de abastecimientos es indispensable en la evolución de las cadenas sustentables.
  • Generar innovación. Los proveedores serán la fuente más importante de innovación para las organizaciones. Solo enfocarse en disminuir el precio puede cerrar la puerta a nuevas ideas.

La atención detallada al tema de riesgo, es considerada la tercera distinción de excelencia. Los riesgos deben ser identificados y evaluados de forma permanente teniendo planes de contingencia ante cualquier evento. Cuatro formas de mejorar este proceso son:

  • Una adecuada priorización. La mayor protección debe ocurrir sobre los proveedores de componentes críticos que ponen en riesgo el servicio al cliente, las finanzas y/o la reputación de la organización.
  • Un monitoreo permanente. Los eventos evolucionan continuamente, por lo que requiere de un proceso de constante atención.
  • Apoyarse con tecnología. El monitoreo y la evaluación del riesgo es más simple mediante el uso de tecnologías de información.
  • Estar atento a la imagen de la empresa. Asegura que se cumplen las regulaciones y leyes son responsabilidad de cada empresa, no de sus proveedores. La reputación es uno de los activos más importantes de una organización y cada vez se ve más afectado por las acciones de los socios de negocio.

Que una organización de abastecimiento sea vista como un importante activo por parte de sus clientes internos, es una clara señal de que está haciendo bien las cosas. Compras debe agregar valor a las otras funciones al alinear sus estrategias con las de ellos. Tres formas de lograr esto son:

  • Entender claramente los retos y oportunidades de cada una de las áreas internas para poderlas aconsejar y guiar a una correcta satisfacción de sus necesidades.
  • Hacer las cosas de forma diferente. Para tener diferentes resultados es necesario modificar la forma de trabajar y relacionarnos con los otros. Debemos identificar el balance adecuado entre el valor generado internamente y el que aportan los proveedores. así mismo, se requiere innovar en la forma de relacionar las compensaciones con el valor generado.
  • Generar oportunidades. Mantenerse atento a los cambios del mercado para dar la mejor respuesta a los retos de la organización. Atender las necesidades, generar conocimiento y consolidar la innovación son tareas igual o más importantes que alcanzar mejores precios.

Cuando el área de abastecimiento es capaz de obtener resultados mediante la aplicación de la analítica, está alcanzando nuevos niveles de desempeño nunca antes vistos. La explotación de datos sólidos de los mercados, categorías, pagos e indicadores de desempeño, abre nuevas oportunidades para mejorar la toma de decisiones. Un claro ejemplo de esto es cuando:

  • Se hace el uso adecuado de los diferentes tipo de analítica: descriptiva, de diagnóstico, predictiva o prescriptiva. Les recomiendo  revisar los posts llamados:  Analítica en compras y El análisis de datos como fuente de innovación para entender mejor el impacto de esta herramienta en el futuro del área.
  • La analítica genera acciones específicas. Estas pueden ser en diferentes áreas de mejora como “compliance”, análisis de gasto, riesgo o desempeño.

El uso de tecnologías digitales para automatizar, eficientar, agilizar y acelerar el desempeño del área, es considerada también una cualidad de excelencia. Lo que se busca en el fondo es eliminar la intervención humana, para reducir errores y acelerar el proceso, así como también mejorar la oportunidad y la calidad de las respuestas. Esta última distinción del área se puede soportar en alguna de las siguientes estrategias:

  • Automatizar las operaciones transaccionales para liberar tiempo del profesional de suministros que puede ser utilizada en mejores análisis, estrategias y decisiones.
  • Responder en menos tiempo. Crear procesos y estrategias que aseguran el mejor resultado siempre, en el menor tiempo posible.
  • Mantener un adecuado control del proceso. Delegar y acelerar no debe ir en contra de mantener el control de los procesos. Las herramientas digitales permiten controla los procesos, asegurando que la compra se ejecute con el proveedor correcto bajo los mejores términos pactados.
  • Ofrecer una gran experiencia al usuario. Las herramientas deben ser intuitivas y accesibles, de forma que el usuario las pueda usar en todo momento. La información debe ser captada, almacenada, analizada, distribuida y clasificada con el fin de hacer la experiencia del usuario cada vez más simple y efectiva.

A pesar de que ninguno de los consejos aquí expresados es novedoso, la forma en que se agrupan y ejemplifican hacen que este documento sea de gran valor para la operación del área y en el proceso de educar a la organización para comprender el nuevo rol de abastecimientos.

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