Explotando el poder de la negociación y la persuasión

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Uno de los grandes retos para el comprador, es enfrentar negociaciones extremas en donde se tiene poco tiempo y pocas opciones, saber que estrategias usar y apoyarse en la persuasión garantizan alcanzar los mejores resultados.

La negociación es posiblemente la herramienta más usada por el comprador, tanto al interior de la organización como en su trato con los diferentes proveedores. Es claro que no todas las negociaciones son iguales, que en cada situación se presentan situaciones que deben ser tomadas en cuenta y uno de estos casos son las llamadas “negociaciones extremas”, que se caracterizan por ser de alta importancia, tenerse que realizar en muy poco tiempo y en donde el comprador tiene muy pocas opciones de suministro o quizá solamente una.

Como toda negociación, el trabajo inicia con la preparación que permite generar planes que conduzcan el proceso al logro de los resultados deseados por ambas partes o al menos por nuestra organización. Se pueden considerar 5 estrategias básicas para mejorar la posición competitiva del comprador:

  1. Revisar a detalle nuestra posición. Esto implica hacer una revisión de los supuestos clave utilizados para la preparación con el fin de obtener más información que permita entender mejor la situación. Por ejemplo, en lugar de asumir que se tiene toda la información, ser curioso y solicitar a la contraparte ayuda para entender como perciben ellos la situación. Otra área de oportunidad es dejar de asumir que entendemos las motivaciones e intereses de la contraparte y buscar entender los verdaderos motivadores a detalle. En muchas situaciones las presiones de tiempo llevan a generar supuestos con información incompleta e incorrecta que conduce a conflictos que pueden ser reducidos o evitados con un mejor análisis.
  2. Descubrir motivaciones subyacentes y fomentar la colaboración. Aun cuando el tiempo es corto, o tal vez por esto mismo, las partes deben criticar las alternativas de solución con el fin de mejorar las ideas. En lugar de preguntas, ¿Qué es lo que quieren? Se puede preguntar, ¿Por qué es esto importante para ustedes? En lugar de rechazar o aceptar las propuestas, presentar todo como una posible solución y solicitar opiniones sobre sus fortalezas y debilidades.
  3. Centrar las propuestas bajo el objetivo de justicia y buscar su aceptación. Hacer uso de la persuasión buscando referencias que permitan a las partes llegar a acuerdos justos en esta negociación y en las que puedan ocurrir posteriormente. Las demandas no deben estar basadas en simples deseos o posiciones, sino que deben fundamentarse en la lógica o la legitimidad otorgada por la información. Resistir la tentación de utilizar la fuerza o la coerción ayuda a generar mejores resultados de la interacción. El objetivo siempre debe ser ir más allá de rechazar o aceptar propuestas, es entender los intereses detrás de cada una de estas posiciones. Recordemos que La justicia es una emoción fundamental del ser humano y esta demanda de claridad y justificaciones con sentido.
  4. Construir la relación sobre la base de confianza y respeto. La confianza y el respeto se construyen con propuestas claras y cumplimiento de los compromisos, no son resultado de aceptar u ofrecer concesiones que no tienen méritos. Ceder demasiado rápido o sin fundamento generalmente no lleva a construir un ambiente de confianza, sino que incentivan a generar más peticiones extremas que alimentan el conflicto y relaciones distantes.
  5. Enfocarse en controlar el proceso de intercambio, no solo en los resultados. Las propuestas y acuerdos se analizan bajo el total de los objetivos perseguidos y no por el valor de cada uno de ellos. Se debe dar tiempo para analizar las propuestas e invertir el tiempo en generar soluciones de ganancia mutua. Alcanzar acuerdos sin soporte solo pone en riesgo su posterior ejecución y la permanencia de la relación.

La base para el uso de estas cinco estrategias es comprender que la negociación es un proceso y no un evento puntual, que se requiere de una sólida preparación para poder negociar desde una posición colaborativa centrar en maximizar el valor para todas las partes.

Para construir una sólida competencia individual y organizacional en negociación, las empresas deben considerar los siguientes aspectos:

  • Invertir en el desarrollo de las habilidades de negociación de los colaboradores, principalmente de abastecimientos con un enfoque estratégico basado en la creatividad y la acertividad.
  • Contar con un proceso formal de negociación integrado a los procesos de suministro que defina claramente los roles y responsabilidades para lograr el involucramiento constructivo de otras áreas.
  • Asegurar la adecuada preparación de los individuos y los equipos negociadores utilizado guías y formatos.
  • Asegurar la integración y alineamiento de las metas de la organización y del área con las estrategias de suministro y con la gestión de los proveedores.
  • Reevaluar permanentemente las métricas utilizadas para mejorar las contribuciones resultado de las negociaciones de compras.

Algunos economistas creen que la persuasión es responsable de la generación del 25% o más del ingreso nacional en los Estados Unidos. La persuasión no debe ser vista como una “habilidad suave” ya que es esencial para atraer inversionistas, vender productos, construir marcas, inspirar equipos y construir relaciones colaborativas.

La persuasión requiere de saber vender las propias ideas basados en la credibilidad, el adecuado uso de la razón y la lógica junto con el adecuado manejo de las emociones.

La comunicación es básica para la persuasión y ésta se apoya en el uso de metáforas o analogías que permiten lograr una mejor comunicación con la audiencia, permitiendo convertir ideas abstractas en algo concreto.

La persuasión debe ser precisa y concisa, basada en el principio de que “menos es siempre más”, ser concreto y directo es esencial dentro del proceso.

Encontrar la correcta combinación entre la negociación y a persuasión es esencial para maximizar los resultados de la colaboración.

 

Para mayor información, consultar: “How to Handle “Extreme” Negotiations with Suppliers”, Jonathan Hughes, Jessica Wadd, y Jeff Weiss, “Keep the value attached to your contracts”, escrito por Jonathan Hughes and Elizabeth Rayer, así como  “The Art of Persuasion Hasn’t Changed in 2,000 Years”,  escrito por Carmine Gallo.

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