Fortaleciendo a la función de compras

En una carrera contra el reloj compras tiene que evolucionar en sus procesos y competencias, especialmente en aquellas asociadas con la visibilidad, el trabajo en equipo y la gestión de proyectos.

Este año estará lleno de referencias a la visión 2020, como una gran oportunidad para revivir el tema de que es necesario mejorar la visión de la organización, y especialmente de compras, sobre muchos temas relevantes como la demanda y el suministro. Es importante que compras asuma este reto y deje a un lado sus hojas de cálculo, sus procesos en papel y se transforme en algo más grande e importante para la organización.

Existen cuatro procesos relevantes en los cuales compras debe poner especial atención en su proceso de transformación:

  • Cómo se manejan los eventos de concurso con los proveedores bajo los procesos de Solicitud de Información, RFI, Solicitud de Propuestas, RFP, Solicitad de Cotización, RFQ y en algunos casos Solicitud de Soluciones, RFS.
  • Cómo se gestionan los proyectos del área, especialmente aquellos enfocados lograr una mayor visibilidad, tanto del mercado como del propio desempeño del área.
  • Como se reportan las contribuciones del área, más allá de solo dar a conocer los ahorros, para demostrar el potencial de contribución de valor del área.
  • Cómo se mejora la comunicación con los diferentes stakeholders del área, para lograr su total apoyo en la transformación del área.

Para poder generar el máximo valor posible, compras debe contar con procesos flexibles y transparentes, que faciliten la colaboración y le permitan enfocarse en construir alianzas estratégicas inicialmente al interior de la organización.

Cuando compras estrecha las relaciones con los usuarios, se pueden mejorar dramáticamente las relaciones con los proveedores que conduce a establecer nuevos proyectos que mejoran el “compliance” de la organización y las contribuciones de valor.

Cuando compras combina una clara propuesta de valor con las iniciativas de digitalización tecnológica, se pueden desarrollar reales acciones estratégicas que generan mejores desempeños al interior y al exterior de la organización.

Todo este cambio del enfoque y ejecución operativo a una responsabilidad estratégica, demanda de nuevas habilidades que esencialmente se pueden centrar en cuatro:

  • Análisis y síntesis de datos: El valor de los datos está directamente en función de quien los analiza y como los aplica para la correcta toma de decisiones. La cantidad de información al alcance de un comprador es enorme solamente consideramos los datos del mercado y los consumos históricos de la organización. Para poder apoyar al negocio en el logro de las estrategias, debe convertirse en un socio de negocio que administre adecuadamente las estrategias de suministro, la planeación y ejecución de las negociaciones y los modelos de precios.
  • El comprador debe salir de su clásico rol de colocador de pedidos y generador de ahorros y asumir al menos otros 3 roles críticos: Gerente de proyecto, Analista financiero e Ingeniero de datos. Además de esto, el comprador debe saber moverse entre una visión amplia de largo plazo y una detallada de acción inmediata orientada a la maximización de los resultados.
  • Gestión de relaciones. Los compradores no pueden seguir actuando aislados del resto de la organización, se requiere una gran habilidad de comunicación y de servicio para construir sólidas relaciones que incorporen a los proveedores a la estrategia del negocio y aceleren las iniciativas de innovación.
  • Gestión de proyectos. El comprador moderno maneja múltiples proyectos complejos en paralelo, por lo cual se requiere coordinar cronogramas, liderar proyectos, gestionar la relación con múltiples stakeholders, asegurar que los miembros de los equipos asuman sus responsabilidades y se garanticen resultados de largo plazo.

El comprador tiene en este momento muchos frentes abiertos que debe atender y coordinar, la ventana de oportunidad se cierra y las demandas de resultados siguen creciendo, por lo que es momento de tener una perfecta planeación y ejecución de todas estas nuevas oportunidades.

Para mayor detalle, les recomiendo consultar: “2020 Vision: Putting Sourcing at the Center of Visibility and Impact” así como “4 Important skills to look for when building a procurement team” publicado por ProcureAbility.

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