Fortaleciendo la función global de abastecimientos

FM Global Resilience Index

Atender las oportunidades y las amenazas de los mercados globales ayuda a los abastecimientos a fortalecer su posición como un elemento clave en la competitividad de las empresas modernas.

Para que la función de abastecimiento pueda seguir aportando beneficios a la organización, es necesario que esté preparada para aprovechar las oportunidades que presentan los mercados globales. Esto demanda construir una organización global altamente competente que se pueda conectar de manera sencilla en múltiples países administrando eficientemente las categorías a niveles global, regional y local.

La firma consultora Bain, identificó algunos elementos claves que deben tener las organizaciones globales para su crecimiento. Lo primero que se requiere es determinar el nivel adecuado de gestión que requiere en cada una de las categorías en sus diferentes niveles, local, regional y global, esto demanda una perspectiva externa para comprender la estructura del mercado, así como una perspectiva interna para entender el potencial de sinergias que existe entre los diferentes países.

Para la perspectiva externa es importante considerar:

  • La disponibilidad de proveedores a nivel regional o global
  • Logística asociada con los productos
  • El grado de estandarización de los productos o servicios

para el caso de la perspectiva interna se recomienda revisar:

  • El impacto sobre el volumen de compra que se obtendría a través una consolidación
  • La posibilidad de utilizar productos o servicios comunes
  • Tamaño del volumen del gasto
  • El número de países interesados en participar o que pudieran ser obligados a formar parte de la iniciativa

 

Cuando ya se cuenta con un mapa de todas las categorías, se puede definir el tipo de organización adecuado para maximizar los beneficios. Esto seguramente llevará a tener categorías gestionadas de manera global, otras regional y algunas locales, para las cuales deberán quedar perfectamente definidos los roles como las responsabilidades, los procesos y a quién corresponde la toma de las decisiones importantes. El objetivo es trabajar en conjunto cuando se requiere y permitir la independencia cuando es lo más conveniente.

Cuando los procesos se adecúan al modelo, la toma de decisiones resulta mucho más fácil, estas serán oportunas y adecuadas para aprovechar las oportunidades. Para esto, Bain utiliza un acrónimo llamado RAPID, que resume los elementos de un proceso para la toma de decisiones.

Cuando hablamos de RAPID, nos referimos a:

  • Recomendar
  • Acordar
  • Desempeñar (perform)
  • Entradas (inputs)
  • Decisiones

El secreto está en asignar dueños a cada uno de estos cinco roles que participan en una decisión y esto demanda de trabajo multifuncional dentro de la compañía.

El primer paso es enfocarse en las entradas, obtener solamente la información que es crítica para tomar buenas decisiones, a partir de estos datos, trabajar en grupos para generar recomendaciones que permitan maximizar los beneficios. Las recomendaciones son analizadas a detalle por los equipos multifuncionales para alcanzar acuerdos que deberán transformarse en decisiones aprobadas por la persona con el nivel adecuado de autoridad y conocimiento. El último paso corresponde a ejecutar, desempeñar, la decisión tomada. En cada uno de estos cinco elementos, se debe tener claro si la participación será global, regional o local y quién será responsable del diseño y la ejecución de la estrategia.

Para cada uno de los ahorros potenciales identificados en las categorías es importante responder las siguientes cuatro preguntas:

  • ¿Cómo se calcularán los ahorros ¿
  • ¿Cuáles son las acciones que permitirán alcanzarlos?
  • ¿Cómo se rastrearán las iniciativas?
  • ¿Cómo se registran los ahorros?

Una vez que se cuenta con la estructura adecuada, se deberá proceder a lograr la colaboración entre los diferentes países bajo las estrategias definidas. Seguramente se requerirá hacer una evaluación de las competencias de los participantes para validar que tienen las habilidades y la visión que demanda la posición. Entre las habilidades que se deberán evaluar en el personal se encuentran las de gestión del cambio, gestión del riesgo y la disciplina para apegarse a los nuevos modelos de gobierno.

Cuando se trabaja en entornos globales, los riesgos asociados se multiplican y esto implica evaluar proveedores en diferentes niveles la cadena para asegurar que tienen las medidas adecuadas en relación a la mitigación de riesgo. Los siguientes consejos, ayudan a las organizaciones a mejorar la elaboración de planes de continuidad:

  • Identificar claramente las funciones críticas de negocio y la participación de los proveedores sobre el desempeño de éstas.
  • Atender los 7 elementos asociados en mantener un negocio en operación: proveedores, procesos, gente, instalaciones, niveles de desempeño, perfil de los afectados, acciones de preparación.
  • Rastrear cualquier incidente pasado ocurrido con un proveedor. Las interrupciones deben de ser analizadas para identificar su origen como pudieran ser condiciones de trabajo como desastres naturales o impactos políticos.
  • Evaluar y entender las vulnerabilidades y puntos débiles. Es necesario evaluar las capacidades de los proveedores para integrarse a los planes de continuidad de la organización.
  • Documentar los planes aprobados. Los proveedores deberán desarrollar planes de continuidad alineados con los planes de la empresa y estos deberán ser definidos como una condición dentro de los contratos que rigen la relación comercial.
  • Asegurar que los planes son comunicados a todos los proveedores y el personal clave de la organización. Intenciones que todo mundo sepa que se tiene que hacer bajo diferentes escenarios para mantener las operaciones trabajando.
  • Realizar simulacros. Los planes deben de ser probados, de preferencia con la participación de los proveedores críticos, los resultados de estos ejercicios deberán permitir ajustar los planes de todos los participantes.
  • Espera lo inesperado. A pesar de toda la preparación, es posible que se presenten eventos que no fueron considerados y que tengan un alto impacto en la operación y reputación del negocio, por lo cual las partes deben mantener canales abiertos de comunicación que permitan tomar medidas oportunas.
  • Asegurar que los planes de continuidad pueden evolucionar rápidamente. La velocidad de los cambios en el entorno demanda que los planes se actualicen con mayor frecuencia con los resultados de las auditorías internas como las simulaciones como las revisiones gerenciales y los propios incidentes que se vayan presentando.
  • Los planes no deben de ser vistos como un trámite, son un elemento esencial para permitir que la empresa logre sus estrategias y objetivos trabajando en conjunto con su red de proveedores.

La combinación de estrategias de categoría globales como regionales y locales soportadas con sólidos planes de continuidad contribuyen a que el abastecimiento pueda responder adecuadamente las oportunidades y amenazas que presentan entornos altamente cambiantes.

Para mayor información consultar: “How To Build A World-Class Global Procurement Organization”, publicado por Bain, así como “10 Business Continuity Tips for the Global Supply Chain Era” publicado por EBN.

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