Gestionando relaciones

El comprador debe ser un gran “gestor de relaciones” al interior y al exterior de la negociación ya que gran parte de su capacidad para generar valor depende de su integración con las estrategias y los procesos de otros.

En algunas organizaciones la gestión de proveedores es una tarea secundaria, es algo que se hace cuando se tiene tiempo o cuando en el calendario actual hay que hacerlo para emitir un reporte que tendrá poca o nula trascendencia.

La experiencia nos muestra que mientras se obtienen pequeñas ganancias de corto tiempo como resultado de presionar a los proveedores, al final los costos volverán a crecer, pero la calidad del producto o servicios habrá sufrido pérdidas. Entendemos que en algunas ocasiones los proveedores aceptan las condiciones del comprador porque no tiene en el momento otras opciones a los cuales recurrir.

Un claro ejemplo es la extensión unilateral de los términos de pago, que en el corto plazo genera una mejor en el flujo del capital, pero limita la capacidad del proveedor de cooperar en la búsqueda de la generación de valor para la relación.

Construir sanas relaciones se traduce en una mayor voluntad de los proveedores para cooperar y poner un esfuerzo extra en la relación, algunas acciones identificadas en un estudio realizado por Planning Perspectives Inc. (PPI), tenemos:

  • Voluntad para invertir en nuevas tecnologías que mejoren los productos y componentes
  • Apoyar más allá de los términos contractuales
  • Mayor apertura y honestidad en la comunicación
  • Mayores concesiones en el tema de precios

Lo interesante es que las empresas que maltratan a sus proveedores reciben estas acciones en sentido contrario lo que demuestra el impacto negativo de la falta de atención en el tema.

La base de la gestión es una buena relación que se construye compartiendo la información correcta en el momento adecuado. La información debe abarcar temas de demanda, costos, estrategias, objetivos, condiciones del mercado y cualquier otra que afecte la relación entre las partes. La digitalización de las cadenas es un gran facilitador de este proceso.

Una gran herramienta para la gestión son las conferencias que organizan las empresas con sus proveedores críticos para recibir retroalimentación de su conducta y alinear las visiones de los participantes. Estas reuniones deben ser realizadas en un clima de confianza para que las partes hablen libremente y sepan que sus comentarios serán escuchados y atendidos en beneficio de las partes y para reforzar la confianza entre las partes.

La confianza es resultado de tres actividades específicas:

  • Se invierte en construir la relación, esto es ir más allá de las interacciones diarias comerciales y buscar generar ventajas para las partes.
  • Se generan canales para recibir retroalimentación abierta y honesta. Lo mejor es que se generan diálogos con un enfoque constructivo hacia el futuro.
  • Hay un compromiso claro en el éxito del socio de negocio, la reacción se amplia y se deja de centrar en el precio y los términos contractuales de la transacción comercial para atender temas de crecimiento mutuo como solución de problemas o innovación.

Pero estas no son las únicas relaciones relevantes para el comprador, en el otro extremo debe gestionar la relación con los interesados, con todo aquello que se relacionan con las acciones y decisiones de su trabajo.

Una forma de ver a compras es que participa guiando, monitoreando y controlando el presupuesto de los usuarios con relación a sus gastos con externos. Esta posición es claramente de alto poder y requiere de una gran relación con los usuarios y un claro entendimiento de sus necesidades.

Un comprador puede medir la calidad del manejo de sus relaciones al interior evaluando los siguientes puntos:

  1. Nos están involucrando tempranamente los usuarios en sus procesos de planeación
  2. Somos parte activa de la generación de alternativas y la toma de decisiones de los usuarios
  3. Sabemos claramente quienes son los interesados principales y tenemos una abierta relación con ellos
  4. Evaluamos constantemente la satisfacción de nuestros usuarios
  5. Incluimos la mayor diversidad de interesados en nuestros procesos de decisión
  6. Tenemos múltiples métodos para estar en contacto con nuestros usuarios
  7. Medimos y compartimos con los usuarios nuestro cumplimiento fechas de entrega y apego a presupuestos
  8. Fijamos metas en conjunto con los usuarios

Ten presente que para lograr los 8 puntos anteriores debes considerar los siguientes puntos:

  • Los interesados deben estar identificados y la lista se debe de actualizar permanentemente.
  • En función de la importancia del interesado se deben identificar sus necesidades, objetivos y metas comunes para trabajar de acuerdo con esto.
  • La comunicación debe ser un proceso personalizado para asegurar que se tienen abiertos los canales que permiten una transmisión oportuna de información.

Como toda área de servicio, el valor de la función será juzgado por el impacto que logre sobre sus interesados y la operación en general de la organización.

EL comprador es en el fondo un “gestor de relaciones” y de actuar acorde con esta gran responsabilidad.

Para mayor detalle, consultar: “Play Nice: What is the Cost of Poor Supplier Relationships?”, escrito por Katherine Barrios, “3 Essential strategies for trusted supplier relationships”, escrito por Amanda Prochaska, y “ Stakeholder Management should not be ‘Us vs. Them’”, escrito por Sakthi Prasad.

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