Guías para negociar mejor

Aspectos relevantes que tener presentes para lograr mejores negociaciones como comprador.

Existen muchas definiciones para negociación, posiblemente tantas como negociadores existan, sin embargo, la mayor parte de ellas deben coincidir en que lo que se busca es alcanzar acuerdos cuando las partes involucradas comparten algunos intereses a pesar de que también cuenten con algunos opuestos.

Uno de los pasos más importantes durante la negociación es el relativo a la preparación de todos los participantes del proceso ya que está demostrado que mientras mejor preparación tengan las partes se podrán lograr mejores resultados y reducir los tiempos involucrados, entre las áreas claves que se deben preparar para una negociación comercial se encuentran:

  • Decidir quiénes participarán en la negociación y cuáles serán sus roles específicos
  • Establecer claramente la separación es de lo que se debe tener lo que se desea tener en conjunto con sus objetivos y alternativas.
  • Tener claramente definidas las concesiones que la empresa está dispuesta a realizar o que debe realizar en función de las condiciones del mercado.
  • Crear una lista de preguntas sobre la información que se desea obtener confirmar de las contrapartes, así como de propuestas sugeridas para diferentes escenarios.
  • Planear y controlar la conducta personal y del equipo durante el proceso de intercambio de información
  • Tener claro el proceso a seguir cuando se requieran hacer recesos, así como también las situaciones que implican retirarse del proceso.

Para poder entender la posición de las contrapartes es necesario tener visibilidad sobre las organizaciones y sus representantes como esto implica obtener la mayor cantidad de información que se encuentra disponible en la página web de la empresa, en sus reportes anuales, la información de sus productos y servicios, la opinión de sus clientes, en el tipo de instalaciones que tiene y de ser posible sobre su salud financiera.

Antes de cualquier negociación es importante preguntarse:

  • ¿Cuáles son sus prioridades como objetivos y presiones?
  • ¿Qué otras alternativas reales tenemos?
  • ¿Quiénes son sus tomadores de decisiones claves y quiénes se sentarán a la mesa a negociar?
  • ¿Cuál esperamos que sea su posición inicial y cómo responderemos?

Cuando ya se cuenta con esta información, es importante aceptar cinco actitudes que se deben mantener durante una negociación:

  • Poner atención a los detalles. Una buena preparación permitirá conocer los hechos y las cifras relevantes que permitirán defender nuestras posiciones y cambiar las de nuestras contrapartes.
  • Ser flexibles. Difícilmente una negociación se moverá exactamente como fue planeada, por lo cual hay que estar preparado para encontrar otras formas de satisfacer los objetivos inicialmente planteados.
  • Ser empáticos. Un elemento esencial de una buena comunicación es entender la posición de la contraparte, esto implica entender sus motivaciones, retos, historia y presiones que enfrenta durante el proceso. Saber escuchar cuidadosamente responder adecuadamente a la información proporcionada por ellos fortalece la empatía y abre oportunidades.
  • Enfocarse en resolver problemas. En muchas ocasiones el comprador cuenta con poco tiempo para lograr una negociación satisfactoria, por lo cual debe mantener su atención enfocada y la necesidad que se debe de satisfacer y ver las contrapropuestas no como obstáculos sino como alternativas para generar soluciones.
  • Utilizar la persuasión. Esta persuasión es un gran compañero de la negociación que puede ser utilizado en diferentes momentos para modificar las posiciones de las contrapartes principalmente sobre lograr resultados claramente son poco realistas. La persuasión no sólo es útil para lograr resultados, también se debe utilizar para convencer a la contraparte de continuar el proceso de negociación en la búsqueda de mejores soluciones.

Las 5 actitudes mencionadas anteriormente fortalecen enormemente la posición negociadora, sin embargo, también hay que poner atención sobre las fallas que comúnmente se realizan durante una negociación como por ejemplo:

  • No prepararse de forma adecuada. Resulta tan importante conocer nuestros objetivos y alternativas como las mismas posiciones de nuestras contrapartes,porque de otra forma no se podrá generar una comunicación constructiva
  • Asumir que nuestra ganancia debe darse en base a la pérdida de la contraparte. Siempre se deberá buscar la forma de generar soluciones que satisfagan a la mayor cantidad de los participantes no sólo por el beneficio de la negociación presente, sino por el desarrollo de una relación constructiva pensando en el futuro.
  • Pensar que la negociación es una competencia en lugar de un proceso de colaboración. Cuando las partes se invierten tiempo construyendo confianza y actuar de forma transparente son capaces de generar mejores soluciones que cuando su intención es simplemente ganar a cualquier precio.
  • Dejar que las emociones controlen el proceso. La negociación debe ser un proceso racional en donde emociones como el coraje, la ansiedad o la frustración son controladas utilizando herramientas como los recesos como la integración de otros negociadores o simplemente la posposición de temas complejos para momentos en los que se cuente con mayor información o se haya logrado construir una mayor confianza entre las partes.
  • No cuidar que las personas correctas participen en el proceso. Cuando algún jugador clave no se encuentra dentro del proceso se pierde demasiado tiempo o no se pueden tomar las decisiones adecuadas, pero lo mismo puede ocurrir cuando participan personas que no pueden aportar nada a la negociación y solamente consumen tiempo valioso.
  • Dejarse vencer por la presión. Durante muchas décadas, casas comerciales han desarrollado modelos para convencer a los compradores de que las oportunidades pueden desaparecer si no se toman ciertas acciones en un tiempo limitado, es posible que algunas de estas oportunidades realmente tengan un plazo de vida pero la mayoría de los casos simplemente son técnicas para forzar decisiones antes de tener toda la información requerida para una adecuada evaluación.
  • Utilizar prácticas no éticas. Recurrir a mentiras o engaños, siempre será una mala práctica de negociar. Posiblemente estas acciones no sean descubiertas en el corto plazo, pero ponen en riesgo la relación entre las organizaciones y el deseo de volver a negociar entre las personas.

Durante la preparación es importante definir bajo que términos se podrá definir que una negociación fue exitosa. En algunos casos, el objeto de la negociación y solo un factor como puede ser un precio o una condición contractual por lo cual resulta relativamente fácil saber si se alcanzaron los objetivos. Sin embargo, cuando se negocian múltiples variables es posible que se requiera elaborar un tablero de indicadores en el cual se pueda mantener la vista sobre cada una de ellas. En general, en la mayoría de las negociaciones, el construir y mantener una adecuada relación con el proveedor debe ser una variable a considerar para alcanzar mejores resultados en esta y en futuras interacciones.

Para mayores detalles recomiendo revisar “Thomas’ Guides to Successful Negotiation. Five Essential In-Depth Guides To Help You Succeed In Business and Procurement

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