Herramientas para la digitalización de abastecimientos

La tecnología puede lograr muy poco por si sola si no es acompañada de claras estrategias y el adecuado talento para explotar todo su potencial en la transformación de una función reactiva a una predictiva y estratégica.

Hemos hablado acerca que la digitalización no es simplemente convertir en electrónico los actuales procesos, es una gran oportunidad para repensar y rediseñar las formas de trabajo a la luz de nuevas oportunidades de acceso a datos oportunos y de gran calidad.

La digitalización es una mezcla de estrategia, procesos y tecnología, y esta última parte no debe ser la más importante, pero tampoco puede ser considerada una decisión menor, ya que puede limitar gravemente el desarrollo de la organización.

Hackett Group publicó un reporte llamado “Strategic Value of Source-to-Pay Cloud Technology Is Being Overlooked” en donde analiza el uso de herramientas basadas en la nube con el fin de identificar las barrearas para su uso así como posibles soluciones.

En el camino a la digitalización del suministro al pago, S2P, algunas organizaciones se han centrado en la parte transaccional con el fin de mejorar la eficiencia al reducir los tiempos de respuesta y los recursos utilizados, sin embargo, son pocas las que han entendido que existe una gran área de oportunidad al usar estas tecnologías en tareas como búsqueda de proveedores, análisis de gasto, gestión de contratos o hasta para la administración del riesgo con los proveedores, y estas últimas actividades generan mayores mejoras en el largo plazo en aspectos de efectividad, toma de decisiones y experiencia de los usuarios.

En base a su estudio, Hackett reporta que los procesos con menos automatización son la gestión de la relación con proveedores, el SRM, con un 71%, seguido de la búsqueda de proveedores con el 29% y la gestión de contratos con 21%, lo que confirma la falta de atención en estos temas relevantes.

Cuando se preguntó a las empresas cuales eran los grandes motivadores para adoptar tecnologías basadas en la nube, se encontró que para el 57% era reducir el costo de TI así como el costo operativo, pero solo el 39% consideraban el mejorar la colaboración y 35% incrementar la accesibilidad a la información, lo que hace pensar que el enfoque es básicamente táctico y no en lo estratégico.

En cuanto a las razones que bloquean la adopción de las tecnologías en la nube, 61% indicaron que hay otras iniciativas prioritarias, para la empresa y 52% argumentaron algo similar, pero en relación a las prioridades de TI, 48% de los participantes identificaron retos para la integración y 43% carencia de recursos para invertir. Esto claramente muestra un panorama poco favorable al desarrollo de la nube.

Dar a los profesionales de abastecimiento herramientas basadas en la nube para gestionar las actividades basadas en el conocimiento, mejora sustancialmente el valor del trabajo y amplia el alcance de la función. La tecnología permite mejorar la gestión del ciclo debida el proveedor al conocer mejor sus competencias y desempeño. La tecnología en la nube permite contar con mejor y más oportuna información de inteligencia de mercado de las categorías relevantes para la empresa, lo que facilita la oportuna detección de amenazas y oportunidades.

La adopción de tecnología en la nube debe ser soportada por un caso de negocio que muestre de forma integral que valor estratégico de gestionar la relación con los proveedores, administrar los contratos y recolectar mejor información en tiempo real.  Debe ver más allá de los ahorros en costo y mejoras en la eficiencia corporativa para reforzar las mejoras en la gestión del cliente y la experiencia de los usuarios.

La tecnología debe venir acompañada de una transformación cultural una mejora de las competencias y una restructuración de la operación del área si realmente se busca maximizar sus beneficios.

Para complementar estas ideas, Deloitte realizó una publicación llamada “The Future of Procurement in the Age of Digital Supply Networks” en la que remarca como la reducción del costo de cómputo y de almacenaje ha permitido grandes avances en tecnologías móviles y de movilidad que puede mantener contactos en tiempo real con la realidad mediante sensores como el internet de las cosas.

Estas tecnologías aliadas a los abastecimientos permiten:

  • Categorizar y gestionar la gestión del gasto en tiempo real
  • Predecir la demanda
  • Conocer los costos reales
  • Predecir futuras fuentes de suministro
  • Actuar oportunamente

El trabajo de compras es predictivo y no reactivo con relación a precios y disponibilidades, lo que le permite alcanzar acuerdo sólidos y transparentes con los proveedores. El que las transacciones rutinarias se automatizan prácticamente al 100% permite centrar los esfuerzos en temas relevantes como gestionar el riesgo, visitar a los proveedores, mejorar las auditorías y sus resultados, crear redes de colaboración.

Una relación de las tecnologías de abastecimiento en función de su grado de adopción es:

  • Tecnologías Maduras que generalmente demandan largos ciclos de implantación:
    • Redes de proveedores
    • Analítica de gasto
    • Gestión de contratos
    • Catálogos electrónicos
    • E-procurement
    • E- facturación
  • En proceso de madurez con cortos tiempos de implantación:
    • Inteligencia artificial
    • Analítica predictiva y avanzada
    • Visualización
    • Redes y plataformas de colaboración
    • Crowdsourcing
    • Impresoras aditivas
    • Robótica
  • Emergentes, las que podrían tener impacto en el futuro:
    • Blockchain
    • Sensores
    • Rastreo cibernético
    • Realidad virtual

Para logar un correcto viaje a la digitalización es conveniente dividirlo en 3 fases y aplicar un enfoque ágil mediante sprints bien definidos:

  • Pensar en grande
    • Imaginar el “arte de lo posible”
  • Empezar pequeño
    • Priorizar y generar rápidos impactos
  • Actuar rápido
    • Destinar recursos para la ejecución

Para no descuidar el talento necesario para promover y gestionar estos cambios, se debe atender la educación en aspectos de tecnologías, las nuevas formas de interactuar con las plataformas tecnológicas y la imperiosa necesidad de extraer valor de las soluciones digitales.

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