Impactos y obstáculos de la digitalización en compras

Nadie puede negar los beneficios que la digitalización de compras aporta al negocio, pero eso no es suficiente, ya que es necesario la adecuada selección de las tecnologías a introducir, la justificación económica de las inversiones y el apoyo incondicional del área de tecnología de información para que se las intenciones se conviertan en realidades.

Un criterio relevante para cualquier decisión que se toma dentro de una organización, es el impacto que tendrá sobre las utilidades, y para esto se deben responder tres preguntas esenciales:

  • ¿Cuál es el costo?
  • ¿Qué beneficios / ahorros se producirán?
  • ¿Cuál es el retorno de la inversión?

Lo que complica estas simples preguntas, es que bajo los actuales modelos de operación resulta muy complejo estimar los costos, debido a los múltiples niveles de proveedores que conforman una cadena, los constantes cambios en las regulaciones, y todos los eventos inciertos que complican el tránsito de las mercancías.

Es claro que uno de los objetivos de la transformación digital es lograr reducciones de costos gracias  a las mejoras en la colaboración, la automatización y la analítica que permite maximizar el valor. Además, gracias a la digitalización, se pueden reducir los riesgos, mejorar la agilidad y todo esto impacta favorablemente los esfuerzos por reducir los costos y mejorar el servicio.

Un estudio realizado por IDC en 2016, estima que para 2020 las compañías maduras en digitalización alcanzarán $430 billones de dólares en mejoras de productividad sobre sus competidores menos conectados. La digitalización es sin lugar a dudas una generadora de utilidades y valor. Más detalles en “Digitization Creates a Strong Value Chain. Generating Cost Reductions”, publicado por Amber Road

El mejorar la comunicación con los socios dispersos alrededor del mundo mediante portales en la nube, se traduce en una mayor velocidad de salida al mercado para los nuevos productos y reducciones de costos de desarrollo y fabricación. La captura y disposición inmediata de los datos transaccionales, aportan la visibilidad necesaria para una mejor analítica y por lo mismo, mejora las decisiones para todos los socios de una cadena de suministro.

Para compras, la digitalización no solo crea la oportunidad para mejorar la eficiencia, facilita a los equipos del área el jugar un rol estratégico en la aceleración de la innovación, ya que libera recursos para tareas más estratégicas, como el trabajo con los proveedores para implementar la visión digital de la organización.

Las mejoras en compras, se pueden agrupar en tres áreas: automatizar y agilizar la operación, reducir la fricción en la colaboración y desarrollar las compras inteligentes.  La automatización se apoya en tecnologías como los robots para automatizar los procesos, RPA, las mejoras en la colaboración se alimentan de la analítica predictiva así como del blockchain y las compras inteligentes, son resultado del mejor diseño de las estrategias de las categorías y mejores pronósticos.

Como parte del artículo llamado “Digital Procurement: The Benefits Go Far Beyond Efficiency”, escrito por Coleman Radell y David Schannon, de Bain & Company, se presenta un análisis de las cinco tecnologías digitales de mayor impacto dentro del suministro, acomodadas en 3 grandes categorías:

  • Más importantes para el negocio:
    1. Sistemas para administración de inventarios.
    2. Gestión del maestro de datos multi-dominios (recolección, limpieza y gestión de datos a lo largo de los negocios de la compañía y las funciones en un repositorio con una “sola fuente de la verdad”.
    3. Ciclo de vida de los contratos.
    4. Administración de la calidad de los proveedores.
    5. Análisis de gasto.
  • Mayor adopción para su implantación:
    1. Sistemas para administración de inventarios.
    2. Gestión del maestro de datos multi-dominios.
    3. Facturas electrónicas.
    4. Análisis de gasto.
    5. Pronóstico de la demanda.
  • Satisfacción con la solución:
    1. Auditoria de recuperación (soluciones basadas en inteligencia artificial que analizan las transacciones financieras para identificar y recuperar pagos en exceso o deducciones no aplicadas por los proveedores).
    2. Administración de la calidad de los proveedores.
    3. Optimización del transporte (softwares de optimización para la selección de rutas de logística inbound).
    4. Facturación electrónica.
    5. Plataformas para colaboración de datos.

Para que las herramientas digitales puedan maximizar sus contribuciones de valor, es relevante que las empresas atiendan al menos estos tres requisitos básicos:

  • Alta calidad de datos para su análisis y procesamiento.
  • Un ágil modelo de operación con claros roles, capacidad de decisión, gobierno y un proceso que se enfoque en las estrategias.
  • Personal con talento digital y de emprendimiento.

Sin embargo, existen tres obstáculos que tradicionalmente la digitalización en compras debe atender, y que provienen del área de tecnología de información, estos son analizados en el whitepaper publicado por GEP llamado “3 reasons IT resists procurement software investments and how to overcome them

El primer obstáculo es que IT desea proteger la actuales inversiones de la empresa. EL 90% del gasto del área generalmente va al mantenimiento y mejoras de la operación, y solamente un 10% se invierte en iniciativas de transformación del negocio. TI tiende a defender el uso de los sistemas ya instalados y no desea introducir la complejidad de integrar nuevos softwares o nuevas formas de hospedaje a su operación actual.

Además de lo anterior,  IT cuestionará incansablemente el valor que una nueva aplicación puede agregar al negocio. La falta de cultura del valor que compras puede generar al negocio ayuda a esta posición, ya que los mismos stakeholders beneficiados por la evolución del área no tienen argumentos sólidos para defender su posición. Una forma de compensar esto es educando a los usuarios y buscando tecnologías que pueden ofrecer beneficios en el corto plazo y que sirvan de evidencia de los beneficios de la inversión.

El último obstáculo tradicional de las áreas de TI para la integración de compras es que generalmente prefieren la estabilidad a largo plazo que la introducción de innovaciones.  El interés de compras sobre tecnologías disruptivas bajo modelos tipo SaaS, impulsados por pequeñas startups va totalmente en la dirección opuesta a lo que TI busca en su estabilidad. Adicionar un nuevo software, genera nuevos costos, riesgos y complejidad en la administración. Para reducir esto el área de compras debe tener claras estrategias de largo plazo de su mapa tecnológico que permitan reducir la incertidumbre y vender los beneficios.

First Voice

  1. María Moreno:

    Excelente publicación, en la actualidad es importante contar toda la tecnología para trabajar a distancia con proveedores y colaboradores generando cadenas de valor a los procesos de Compras, Logística, Finanzas, etc ., todos aquellos que intervienen en las operaciones diarias de la empresa.
    Si bien es cierto, a un existe la oposición pero no por falta de conocimiento sino por temor a invertir y el gasto que representa, en lugar de pensar que eso vendrán un futuro con el retorno de la inversión.

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