La complejidad de las métricas en abastecimientos

La calidad de las métricas utilizadas en un área son un reflejo de su adecuada gestión, la alineación con las estrategias del negocio y la madurez de sus procesos. Abastecimientos está aún en una etapa de evolución donde debe replantear sus métricas relevantes para tener un mayor control de su operación y una mejor valoración dentro de la empresa.

En mi opinión las métricas han sido consistentemente subvaluadas por la administración a pesar de que han sido centro de atracción de la alta gerencia como cuando ocurrió la fiebre del Balance Score Card o un poco antes cuando todas las empresas estaban obsesionadas por el “benchmarking”.

En el lenguaje coloquial todos hemos escuchado frases como “solo se controla lo que se mide” o “dime como me mides y te diré como me comporto”, pero a la hora de definir las métricas de un proceso o una organización, es común que se prefieran mantener las viejas métricas para poder tener una referencia continua de desempeño, sin importar si éstas ya no son relevantes para la operación en particular.

Una muy ineficiente solución a la existencia de métricas adecuadas es simplemente medir todo y así posiblemente alguien encuentre algo útil en tantos resultados, sin embargo, la cantidad es generalmente puesta por encima de la calidad y mucho de los indicadores son parciales o poco confiables.

En las métricas se cumple la frase de “menos es más”, por lo cual definirlas es una tarea compleja y multifuncional ya que algunos indicadores tienen solo uso para quien lo hace, lo que sería un real KPI, y otras lo son para medir la interacción entre diferentes funciones individuales o la colaboración total cuando se habla de resultados de la empresa.

Obviamente cuando se habla de compras los indicadores tácticos son los más seguros:

  • Número de requisiciones
  • Tiempo de proceso
  • Órdenes colocadas
  • Órdenes por FTE
  • Monto comprado

Estos números transaccionales pueden obtenerse fácilmente de los sistemas y pueden dar una idea de que tan ocupados estuvieron los colaboradores del área. Posiblemente sean un buen indicador de la eficiencia con que se usan los recursos, pero reflejan prácticamente nada de la efectividad.

Cuando pensamos entonces en la efectividad del área, seguramente nuestra primera opción serán los ahorros, ya que es el indicador tradicional por el que se mide la calidad del trabajo de compras.

Ardent Group aplicó una encuesta a 308 ejecutivos, principalmente de abastecimiento, de empresas grandes norteamericanas para conocer las métricas relevantes para el área en el futuro.

Las métricas más destacadas y sus resultados fueron:

  • El 57% de los CPOs consideraban haber tenido impactos grandes o significativos en sus organizaciones en los últimos 12 meses y que el 31% reconocían como su mayor presión la transformación digital.
  • Abastecimiento controla el 51% del gasto total atendible
  • El área controla en promedio el 63.2% del gasto de la empresa
  • Solo el 27% de los CPOs consideran que abastecimientos está estrechamente alineado con el negocio.
  • Un 27% consideran que su área tiene un alto nivel de agilidad para adaptarse a los cambios
  • Los ahorros promedio son de alrededor del 7.5%

Como podemos ver, estos indicadores consideran más la influencia del área sobre todo el negocio y no solamente una variable como el ahorro. Medir el porcentaje de control del área, la alineación estratégica, la agilidad y la transformación digital deben ser indicadores clave del desempeño de abastecimiento.

Otros dos indicadores mencionados de forma indirecta en el estudio son el desempeño de los proveedores y la gestión del riesgo.

Con relación al tema de ahorros este tiene todo un amplio espectro de mediciones como:

  • Ahorros identificados
  • Ahorros negociados
  • Ahorros reservados
  • Ahorros implementados

Otros datos en el estudio de Ardent Partners, es que las mejores empresas tienen 1.7 veces más control del gasto y 1.2 veces los ahorros del promedio de las empresas. Además, las empresas mejores en su clase tienen 85% más probabilidad de adaptar procesos estándar, 41% más probabilidad de adoptar soluciones tecnológicas y 64% más probabilidad de tener visibilidad sobre sus metas.

En otro estudio, ahora realizado por Forester a 409 líderes de finanzas y abastecimientos, se identificaron los siguientes puntos relevantes para las organizaciones más avanzadas con relación a las mediciones:

  • Las empresas realizan sus mediciones con frecuencias semanales o mensuales, 29% en cada una de ellas.
  • 49% de ellas miden el tiempo ciclo que abarca desde la requisición hasta la recepción de los bienes.
  • El 57% miden el tiempo de lanzamiento al mercado de nuevos productos o servicio.
  • Un 49% están midiendo la cantidad de facturas que se manejan de forma digital, es decir, que se tramitan y pagan automáticamente
  • El 47% llevan registro de los descuentos por pronto pago logrados
  • Un 46% miden tanto el desempeño del riesgo de los proveedores como las interrupciones dentro de sus cadenas de suministro.

Es evidente que aún existe una gran amplitud de indicadores que utilizan las empresas, en gran medida dependen del nivel de madurez del área y su integración a la gestión estratégica del negocio, pero es un hecho que seguirán evolucionando, hasta realmente reflejar las contribuciones que abastecimiento puede hacer a la salud de la organización.

Para mayor información consultar; “The procurement metrics that matter in 2019”, publicado por Ardent Partners así como “Effective Procurement Performance Measurement” publicado por Forester Consulting.

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