La evolución de compras a la digitalización

Para poder dedicar más tiempo a tareas de mayor valor agregado el comprador debe eliminar las tareas manuales apoyándose en la digitalización de procesos que hará más eficientes las tareas y permitirá un mejor manejo de la información en tiempo real para responder a los cambios del mercado.

Un post escrito por Andrew Allen, llamado “Buyers' spend third of time on manual processes´” nos hace reflexionar por qué el área de compras está retrasado en su evolución digital con relación a otras funciones de la organización. Más de ocho de cada diez compradores, 85% para ser precisos, consideran que el área tiene un nivel inferior a áreas como mercadotecnia, contabilidad o recursos humanos.

Un estudio de la empresa Ivalua indica que un comprador pasa 31% de su tiempo lidiando con ineficientes procesos manuales llenos de papeles y también indica que el 71% de los participantes en la encuesta consideran que la digitalización de compras avanza a un ritmo muy lento.

El papel aparece en todas las funciones de compras, por ejemplo, 66% estiman que su gestión de proveedores aún se hace así y 77% de los participantes indican que no pueden hacer tareas estratégicas por tener que hacer tareas manuales de menor valor.

Las tres tareas del área que presentan el menor retraso son: la inclusión de proveedores, el sourcing y la gestión de contratos. Esto no quiere decir que las empresas no estén invirtiendo en tecnologías como analítica, computación en la nube, inteligencia artificial o asistentes digitales, pero su aplicación en compras sigue muy limitada.

La digitalización aplicada a compras contribuye a una mejor gestión del riesgo, el impulso de la innovación y generar ahorros de costos sostenibles. La digitalización debe estar soportada por modelos que no demanden el pago permanente de tarifas o limiten al área en su forma de trabajo, requiere de una gran flexibilidad y capacidad de adaptación al flujo de procesos de la organización.

En otro estudio,  esta vez realizado por Efficio, llamado “Procurement 2025. Is digital transformation driving more effective procurement?, indica que el 78% de los líderes de abastecimiento consideran que la digitalización de compras debe ser una prioridad de la alta dirección. El problema es que algunas de estas iniciativas están impulsadas por el miedo a quedarse fuera y no por un claro entendimiento del valor que este proceso puede generar para la función.

Cuando se cuestiona el porque la digitalización no produce los beneficios buscados, la respuesta más frecuente, 72% es debido a la falta de talento para aprovechar la tecnología, 66% habla de un pobre soporte del proveedor de la tecnología y un 64% consideran que la tecnología no está soportada con los procesos y habilidades adecuados.

Para que la digitalización avance, es necesario trabajar de cerca con los proveedores estratégicos y establecer con ellos compromisos a largo plazo, involucrarlos tempranamente en las acciones de la empresa y darles mayor visibilidad sobre la demanda.

Las principales prioridades de compras para 2023 se estima que serán:

  • Mejorar la experiencia del cliente
  • Transformar los procesos con nuevas tecnologías
  • Contar con las habilidades adecuadas
  • Maximizar le eficiencia de la cadena de suministro
  • Asegurar que el negocio cumpla con los estándares y regulaciones

Como parte de la transformación de compras, las relaciones con los proveedores estratégicos en los siguientes cinco años se caracterizarán por:

  • Ser transparentes y con libros abiertos, 74%
  • Con compromisos a largo plazo por ambas partes, 69%
  • Con involucramiento temprano del proveedor, 65%
  • Con apertura y visibilidad sobre los trabajos futuros, 57%
  • Construcción de ventajas competitivas para ambas partes, 56%
  • Programas de incentivos alineados y compartidos, 56%
  • Acceso a innovaciones que den ventajas en el mercado, 49%

Pero esta demanda debe vencer algunos obstáculos como:

  • Falta de suficiente comunicación, 63%
  • Falta de confianza entre las partes, 58%
  • Encontrar los adecuados proveedores estratégicos, 58%
  • Falta de entendimiento o de habilidad para adaptarse, 52%
  • Mayores precios a los esperados, 51%
  • Exceso de dependencia del proveedor, 48%
  • Falta de compromiso con las tareas, 45%

Para poder avanzar hacia la digitalización es conveniente seguir estos seis pasos:

  • Tener una clara visión de adonde se quiere llegar y el porqué.
  • Identificar claramente que se espera que aporte compras al negocio. Agilidad en el proceso, ahorros, mejoras de calidad, conto de costo, acceso a innovación y nuevas fuentes de ingreso, etc.
  • Construir un roadmap digital y dar prioridades a ciertas tecnologías.
  • Avanzar con pequeños pasos que generen grandes impactos
  • Poner atención en utilizar sistemas simples que no abrumen a la gente y tengan además funciones que nunca se utilizarán
  • Explotar los datos para crear conocimiento que reduzca los ciclos de respuesta y produzca mejores resultados.

La digitalización demanda de un enfoque más amplio, donde compras deja de ser solo un arte y adquiere un soporte científico que demanda de una mayor y mejor disponibilidad de datos, un mayor tiempo para análisis más complejos que hagan uso de las mejores prácticas del mercado, incluyendo tecnología para la gestión de contratos, el rastreo de los ahorros y la gestión del desempeño.

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