La evolución de la posición de compras

La evolución de compras es resultado de múltiples factores como los cambios en la fuerza laboral, las oportunidades que presentan las nuevas tecnologías y el desarrollo de nuevas habilidades para ser un importante agente de cambio en las organizaciones.

Los cambios demográficos y las modificaciones en la relación con el trabajo de las nuevas generaciones, representan un gran reto para las organizaciones. A pesar de que existen posiciones laborales abiertas y personas interesadas en trabajar, el encontrar interesados en ocupar ciertas posiciones resulta bastante complicado.

Las empresas tienen que estar preocupadas por al menos los siguientes temas con relación al reclutamiento, desarrollo y retención del talento:

  • Como se encontrarán en los próximos compradores calificados.
  • Como el equipo actual aprenderá sobre las nuevas tecnologías y no quedará rezagado.
  • Como se remplazarán a los que se retiren.
  • Como hacer que los colaboradores crezcan dentro de sus responsabilidades y se encuentren motivados.

En la parte del desarrollo de las competencias de los actuales colaboradores, se pueden utilizar algunas de las siguientes opciones:

  • Programas de desarrollo internos.
  • Desarrollar programas formales de mentorías y aprendices.
  • Acercarse a instituciones educativas y asociaciones profesionales.
  • Reconocer mediante beneficios extras, el interés del personal por su desarrollo.

Con una posible elevada rotación debido a la movilidad de las nuevas generaciones y las propias reestructuraciones de las organizaciones, hoy más que nunca resulta importante documentar a detalle las actividades de cada posición. Todo lo relativo a los procesos, el uso de equipos, los procesos de decisión y la referencias a políticas organizacionales, debe estar documentado de forma digital para acelerar los remplazos o en su caso la tercerización de las tareas.

En una encuesta en Estados Unidos sobre posiciones en suminsitro, el 80% indicaron que hay una brecha de las habilidades requeridas y las que posee el ocupante del puesto y 40% consideraron que le cambio de habilidades en su posición es el principal reto para los próximos cinco años. Tengamos presentes que los retos estarán tanto en las habilidades técnicas como en las suaves, en lo que se refiere a comunicación, capacidad de escuchar y pensamiento crítico.

Hay que crear un clima en donde el propio trabajador identifique los beneficios que las nuevas tecnologías aportaron a la solución de sus problemas y como mejora la productividad individual y organizacional, se requiere de agentes de cambio que promuevan internamente la adopción de las tecnologías para acelerar su implantación y aprovechamiento.

Cuando se tienen cinco generaciones diferentes trabajando en un mismo lugar, es de esperar que ocurran fricciones en el día con día debido a diferencias en estilos de comunicación, experiencia, compromiso y niveles de adopción de tecnología, la clave es concentrarse más en sus similitudes y dar menos peso a las diferencias, esto implica:

  • Encontrar puntos en donde las generaciones se alinean y comparten objetivos comunes.
  • Encontrar oportunidades de aprendizaje, cada uno puede aprender y enseñar algo a los demás.
  • Crear un clima laboral que haga que todos se sienten entendidos y valorados, para mantener una moral en alto y una comunicación abierta.

Tengamos presentes que, aunque la posición de compras está evolucionando hacia un rol más estratégico, sus habilidades técnicas y digitales son cada vez más relevantes para incrementar su generación de valor.

Es complejo definir que hace a un gran profesional en compras / suministros, pero algunas cualidades claves del puesto son:

  • Atención a los detalles. Las especificaciones, los acuerdos, las estrategias y la comunicación son solo algunos ejemplos de resultados generados por el comprador que tienen que estar perfectamente detallados para garantizar su adecuada ejecución y protección para la organización.
  • Gestión del tiempo. Las entregas por parte de los proveedores deben estar sincronizadas con las operaciones internas para garantizar los niveles de servicios y tiempos de respuesta demandado por los clientes, así como con los flujos de dinero que piden los financieros. Saber influir en el manejo de tiempo de los que lo rodean, definiendo tolerancias razonables es una habilidad crítica.
  • No dejarse engañar. Siempre existirán proveedores que prometen lo que no podrán cumplir y es necesario que el profesional en compras haga uso de toda la información disponible y los recursos a su mano para evitar ser engañado por una compleja trama de falsas declaraciones e información manipulada.
  • Saber exigir y colaborar. Se tiende a pensar que llevar una buena relación y exigir cumplimiento son mutuamente excluyentes. Las relaciones con los proveedores deben ser gestionadas para mantener en ellos el deseo por conservar el negocio y seguir generando nuevas opciones de valor.
  • Negociar permanentemente. Entendamos que el poder en una relación es algo dinámico que debe saberse explotar en beneficio de la relación. Saber cuando forzar, cuando ceder y cuando negociar es un elemento clave de un gran comprador.

Es fácil subestimar las presiones que tiene un comprador en su trabajo cotidiano, pero estas son mejor gestionadas cuando se desarrollan esas cinco habilidades,

A la integración de las diferentes fuerzas y las habilidades del comprador se debe agregar las nuevas tecnologías que automatizan función y permiten lograr autonomía en algunos de los procesos tácticos.

La aplicación de la Inteligencia Artificial permitirá eliminar ciertos trabajos cotidianos que las computadoras pueden hacer con mayor precisión en una fracción de tiempo. El camino hacia esta autonomía se puede estructurar en fases:

  • Implementar RPAs, arboles de decisión e inteligencia artificial básica para reconfigurar los flujos de trabajo es el primer paso, remplazar el papel por formatos electrónicos no es realmente un paso a la digitalización. La idea es transparentar y mejorar la utilización de la información para todos los afectados por el proceso.
  • En la fase 2, se aplican algoritmos inteligentes que mejorar las decisiones y los resultados asociados de forma permanente. La idea es generar aprendizaje para poder anticipar situaciones.
  • En esta fase las máquinas no solo aprenden de sus interacciones con los humanos, desarrollan habilidades estratégicas que les permiten aprender de las situaciones y no solo de los comandos. Es una intuición sin la intervención humana. De esta forma, se pueden identificar nuevas oportunidades para reexaminar las estrategias de las categorías y rediseñar productos y sus cadenas de suministro asociadas.

Los desarrollos tecnológicos no deben ser vistos como una amenaza a los trabajos de abastecimiento, son una oportunidad para mejorar la participación estratégica del área. Debemos ser realistas sobre lo que hoy puede hacer y lo que podrá hacer la tecnología y prepararnos rápidamente para esta evolución.

 

Para mayor detalle sobre alguno de estos temas, les recomiendo revisar: “Navigating the changing workforce”, escrito por Dude Solutions, también “What makes a great Purchasing & Procurement Professional?, escrito por Zerosurplus así como “Making procurement autonomous: embracing the future now” escrito por Chris Masterson.

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