La importancia de los datos para compras

Saber manejar los datos permite al comprador reducir las compras Maverick y desarrollar mejores modelos de TCO.

Cuando Compras acepta que uno de sus retos más importantes es la creación de valor, requiere encontrar áreas de oportunidad para lograr esto, y es ahí donde aparece la importancia de saber manejar los datos, ya que tener muy pocos no permitirá llegar a conclusiones, pero el contar con demasiados, puede generar confusión y demandar demasiado tiempo.

Se estima que aproximadamente el 60% de los proyectos de gestión de datos no van más allá de una fase piloto. Saber utilizar los datos es en la actualidad una ventaja competitiva, por lo que estos proyectos se deben desarrollar con un enfoque sobre el resultado buscado y no sobre cantidad de datos que se pueden recolectar.

El enfoque tradicional de procesamiento de los datos es bajo el modelo DIKW:

  • Datos
  • Información que se extrae de los datos
  • K- Conocimiento basado en la información obtenida
  • W- Wisdom, Sabiduría, el plan de acción definido en base al conocimiento

Este es un modelo tipo pirámide, con muchos datos en la base y poca sabiduría en la punta lo que hace que se ponga demasiada atención en la base y se consume mucho tiempo y recursos para llegar a la cima. El nuevo enfoque demanda reducir el tiempo que esto requiere determinando claramente los datos relevantes en función de lo que se desea alcanzar.

Un nuevo enfoque con relación a los datos puede estar basado en la filosofía de Ágil, siguiendo 7 pasos:

  • Desarrollar casos de negocio y priorizarlos de acuerdo a su valor para el negocio
  • Elegir los datos correctos para lograr los objetivos deseados
  • Enfocarse en la calidad de los datos y no en la cantidad
  • Adoptar un enfoque ágil. Trabajar con pequeñas victorias incrementales con un enfoque en la velocidad enfocándose en lo mínimo necesario para ir entregando valor
  • Eliminar elementos de los datos que no contribuyan al punto 1
  • Validar permanentemente que se usen los datos correctos
  • Apoyar el proceso con herramientas de gestión de cambio para lograr una mentalidad ágil.

Las principales ventajas de usar este enfoque son:

  • Desarrollar confianza y credibilidad con los interesados
  • Asegurar que los datos correctos conducen a las decisiones adecuadas
  • Reducir el costo asociado con manejar los datos
  • Entregar resultados en menor tiempo
  • Hacer mejor uso de la infraestructura de TI

Esta información proviene del artículo llamado “Targeting Wisdom”,  publicado por Deepak Nair en la revista del ISM en Septiembre del 2018.

Otro de los claros usos de los datos en compras, es para reducir los gastos “Maverick”, que son las compras realizadas por los empleados sin seguir los procesos oficiales de la organización.  Esto se da con más frecuencia en los gastos indirectos de poca visibilidad, también conocidos como “tail-spend” o gasto de cola.

Un estudio del 2016 de Hackett Group indica que aproximadamente el 29% de las compras indirectas se hacen fuera de contrato cuando el máximo debería ser un 5%. Conforme la compañía es más grande y tiene más ubicaciones y empleados, este tipo de compras crece y se vuelve más difícil de identificar a simple vista, por lo cual se requiere de herramientas analíticas más profundas.

El proceso básico a seguir podría ser:

  • Analizar los gastos de la compañía e identificar los patrones de este tipo de gastos
  • Mejorar el conocimiento de la organización sobre los contratos y las políticas de gasto
  • Simplificar, donde sea necesario, el proceso de compras

Para poder encontrar patrones de consumo se requiere una adecuada cantidad de datos del pasado que se encuentren disponibles de forma oportuna y económica.

Estas reflexiones sobre el gasto, provienen de “Rogué spend curtailment presents opportunities”, escrito por Dan Zeiger en la revista de Octubre del ISM.

Otra forma de utilizar adecuadamente la información para mejorar las compras es mediante el desarrollo de mejores modelos de Costo Total de Propiedad, TCO, en proyectos. Cuando los modelos se enfocan solo en los productos y no solo en los objetivos del proyecto, se pierde la oportunidad de involucrar a los proveedores en la búsqueda de nuevas fuentes de ahorro.

La idea es que durante los procesos del desarrollo del Alcance del trabajo y de la preparación del RFP,  es necesario ver más allá del proveedor del costo más bajo y pensar en un diseño basado en el TCO. Los ahorros se deben buscar desde el inicio para evitar que todo se busque lograr al final a costa de las utilidades del proveedor.

Cuando el comprador y los proveedores se involucran tempranamente, se puede influir en lo que se requerirá y encontrar los proveedores más productivos que tienen respuestas  a muchos de los retos que implica la reducción de los costos.

Las bases para poder diseñar un proceso con la visión en el resultado son:

  1. Estandarización. Eliminar en todo lo posible las personalizaciones
  2. Simplificación. Pensar en qué se puede eliminar del diseño y lograr aun así los objetivos del usuario final
  3. Esto implica utilizar soluciones que han funcionado en el pasado
  4. Innovación por parte del proveedor. Hacer a los proveedores parte del proceso de reducción de costos compitiendo entre ellos para generar las mejores ideas.

Esta nueva forma de trabajar, tiene un enfoque más estratégico con un trabajo a lo largo de la cadena de suministro que tienen como prioridad en mejorar los procesos y no en forzar reducciones por parte de los proveedores, el objetivo es remover quirúrgicamente los costos en toda la cadena.

Más datos se pueden consultar en “Startig the TCO Process earlier can pay off later”, escrito por Dan Zeiger en La revista del ISM de Noviembre-Diciembre del 2018.

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