Logrando ahorros en la categoría de transporte

La categoría de transporte presenta grandes oportunidades de mejora y reducciones de costos si se pueden resolver los retos asociados con toda la información asociada a sus procesos.

El cambio en los patrones de consumo de los consumidores ha impactado fuertemente a la operación logística. Los nuevos consumidores desean recibir los productos en pequeñas cantidades en muy diversos puntos de entrega, lo que complica los procesos de planeación y ejecución en el transporte.

Por lo general, la información asociada con las entregas se encuentra dispersa en diferentes sistemas dentro de la organización lo que hace muy complicado entender cómo controlar y medir adecuadamente el desempeño. Si analizamos el transporte desde la perspectiva del consumidor, lo importante es la exactitud y la oportunidad de la entrega, pero esto debe ser también compensado con una de las prioridades más relevantes para la organización, que es el alcanzar todo lo anterior con el menor costo posible.

Como todo proceso de toma de decisiones, una pequeña falla en un registro, puede corromper el resultado de un análisis y por lo tanto conducir a la toma de decisiones erróneas. Para poder lograr una adecuada gestión el transporte enfocada en la generación de ahorros, es necesario tomar en cuenta los siguientes 5 puntos:

  1. La información debe ser oportuna. Cuando los sistemas tardan mucho tiempo en recolectar información relevante como facturas, embarques en tránsito, excepciones, o detalle de las entregas, resulta muy complicado conocer la situación real y por lo tanto tomar decisiones adecuadas. La optimización de costos requiere conocer prácticamente en tiempo real el estado de las operaciones de la organización y de los transportistas que prestan los servicios.
  2. La información debe ser confiable. Entendamos que en un mundo en cambio permanente se presentan cambios relevantes en aspectos como las ubicaciones, los proveedores, los productos, las necesidades de empaque, las ubicaciones de los inventarios y otros datos relevantes para la toma de decisiones. Mantener un maestro de datos confiable, es una tarea permanente, demanda entender y atacar la causa raíz de los errores y no solamente una limpieza permanente de datos. Una vez que se introduce un dato incorrecto éste conducirá a un error que se repetirá permanentemente hasta que sea identificado y corregido. Cuando se pierde la confianza en el sistema, se tienden a tomar decisiones equivocadas con la justificación de que el sistema no ofrece el apoyo adecuado el proceso.
  3. Los datos requieren contextos. Bajo la buena intención de limpiar las bases de datos, algunos usuarios borran información que aparentemente está equivocada y o no es válida, pero qué resulta vital para entender porque se tomaron algunas decisiones en cierto momento. Remover datos puede quitarle validez a la información ya que deja de representar el mundo real que estaba describiendo, por ejemplo, durante ciertas épocas del año es conveniente utilizar una ruta de transporte que resulta la más económica y rápida, pero esta opción no es factible cuando se presentan cambios en el clima que impide la rápida circulación, por lo tanto es necesario hacer uso de otras rutas alternas, que tiene sus propios tiempos y costos asociados. Hay una pregunta importante que los usuarios se deben de hacer, ¿Estamos usando los datos para tomar decisiones o los utilizamos para justificar nuestras decisiones?
  4. Apoyarse en la nueva tecnología. El acelerado crecimiento de las operaciones y los cortos tiempos de operación generarán discrepancias entre los costos acordados en los contratos y los cobrados por los proveedores en algunas operaciones, para atender estos temas, tradicionalmente las organizaciones contratan auditores externos que tienen como objetivo identificar errores en la facturación. El trabajo de estos auditores es encontrar la mayor cantidad de discrepancias posibles para justificar sus honorarios y esto genera fricción en la relación con los proveedores, hacer uso de las nuevas herramientas tecnológicas permitirá identificar y corregir electrónicamente las causas de las variaciones con mayor velocidad y por lo mismo identificar la causa origen del error para corregirla, asimismo, permitirá reducir la mala calidad de los datos que conduce a problemas operativos en el día con día.
  5. Gestionar el costo de la tecnología. cualquier plataforma tecnológica necesita actualizaciones periódicas para poder continuar ofreciendo el mayor valor posible y esto ocasiona gastos asociados que en algunos casos pueden exceder los beneficios que ofrece, por lo que es importante controlar todos estos gastos desde el inicio de la selección de la tecnología entendiendo claramente los beneficios que aportará para la organización.

Resulta fácil quedar decepcionado con las ventajas de las tecnologías, así como también alcanzar un alto grado de frustración por lo complicado que resulta identificar y generar ahorros en una categoría tan dinámica y que genera tanta información todos los días.  Para reducir esta decepción y frustración, es importante centrarse en 3 aspectos importantes de la calidad de los datos:

  • Deben ser exactos, el valor correcto en el formato correcto
  • Deben ser oportunos, esto implica disponibles y accesibles
  • Deben estar completos, contener todas las características necesarias para su análisis

Las iniciativas para mejorar la gestión del costo en las categorías del transporte requieren de una fuerte transformación en la forma que sea recolecta, almacena, transfiere y analiza la información por lo que en un momento puede parecer que demanda demasiados esfuerzos para las oportunidades de ahorro que presenta, pero esto no es así, en la medida en que se mide y monitorea adecuadamente el desempeño se podrán alcanzar los impactos pretendidos sobre la mejora en la calidad de las entregas y la reducción de sus costos asociados.

Para mayor información, consultar “5 reasons your logistics cost-saving initiatives are suffering” escrito por Jaclyn Revis.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.