Los pendientes de compras

Cuando se está viviendo una transformación tan grande como la que ocurre en compras, es común que nos sintamos abrumados y nos cueste trabajo decidir por dónde empezar o continuar, sin embargo, es tal vez esta misma confusión es lo que lo hace un reto más disfrutable.

Creo que todos hemos pasado por días en los cuales no importa cuánto trabajes, tu lista de pendientes crece y lo peor, no sabes por dónde empezar. Esto puede ser un claro ejemplo de lo que le pasa a compras en estos días, ante todos los cambios que se requieren para transformar al área y lograr aportar el valor que la empresa espera de ella.

Los humanos nos ponemos sentimentales cuando alcanzamos cifras con doble cero, y como éste es mi post número 500 a lo largo de 5 años de publicaciones, decidí hacer una revisión de la mayoría de los pendientes que tenemos en estos momentos los que trabajamos directa o indirectamente en esta hermosa profesión.

Iniciemos con una lista básica, las 10 más mencionadas, a la que le puedes agregar todo lo que tu organización te pide, el orden en que las presento es totalmente aleatorio:

  1. Digitalización
  2. Gestión del riesgo
  3. Sostenibilidad
  4. Generación de valor
  5. Innovación
  6. Alineación con estrategias
  7. Mejorar el capital de trabajo
  8. Desarrollar el talento interno
  9. Ser visto como un “consejero confiable”
  10. Y… continuar generando ahorros, aunque algunos sean “de chocolate”

Desafortunadamente no hay una receta mágica de cómo lograr la transformación del área ni un tiempo típico, ya que todo esto depende del estado actual, los mercados, las estrategias y los recursos disponibles de cada organización.

Creo que la mayoría de ustedes coincidirá conmigo en que debemos iniciar con la alineación del área con las estrategias del negocio, ya que solo con un real enfoque estratégico, centrado en el cliente final, es posible hacer una verdadera transformación del área. Esto puede sonar fácil, hasta que descubres que la empresa no tiene estrategias reales, o que a nadie le parece relevante que tú la conozcas porque piensan que no tiene nada que aportar. Ganarse un lugar en la élite de los estrategas es una tarea compleja y desgastante para muchos compradores, iniciando por aceptar que tenemos mucho que aportar en el tema.

Sabemos que el valor es siempre definido a partir de la perspectiva del cliente final. Todo lo que puedas hacer para escuchar la voz del cliente es clave para que logres identificar en el mercado los proveedores que mejor se alinean con estas demandas. El valor puede centrarse en mejores productos o servicios, en procesos más simples o tal vez en toda una nueva experiencia, y para cada una de estas situaciones pueden existir diferentes opciones en el mercado. Ten presente que pensar en el valor no te hace olvidarte del costo, o del costo total de propiedad para ser más completos, sino que agrega a esto lo que recibiremos a cambio de nuestros pagos, nos obliga a pensar en la relación costo/beneficio que es la que nos ayuda a tomar mejores decisiones.

La estrategia y la generación del valor, nos deberá dar luz de qué sigue, puede ser que tu mercado esté demandando acciones concretas sobre sostenibilidad una mejor gestión de riesgo, la generación de soluciones innovadoras o tal vez la prioridad es más interna, la necesidad de mejorar el capital de trabajo.

En el tema de la sostenibilidad hay todo un universo por trabajar, ya sea en la parte social, en los aspectos éticos o en lo relativo al medio ambiente. En un mundo que demanda acciones concretas para sobrevivir, todo lo que podamos hacer para tener un mejor presente y garantizar un futuro es esencial. Mirar hacia otro lado y dejar a otros miembros de nuestro ecosistema la responsabilidad de cuidar los recursos naturales o de respetar los derechos humanos es una falta de respeto a nuestra profesión y a nuestra comunidad.

La sostenibilidad se conecta con la gestión del riesgo en mucho puntos, pero tiene otras aristas muy particulares, esencialmente en el tema de la continuidad de la operación, de nada sirve tener un proveedor que puede interrumpir su suministro por un mal manejo económico, regulatorio o legal.  El trabajo del comprador se juzga, no siempre de manera justa, por el desempeño de los proveedores con los que trabajamos, y las fallas de suministro son uno de los pecados capitales de nuestra profesión.

Ante un mercado deseoso de nuevos productos y servicios así como una constante presión por reducir los precios, la innovación se vuelve una gran herramienta cuando todas las herramientas tradicionales han llegado a su límite. Los proveedores están aquí para hacer negocio y si hemos topado con los menores costos y las mayores eficiencias, lo que sigue es cambiar el terreno de juego, y para eso está la innovación.

No podemos dejar a un lado el reto del capital de trabajo y menos ante un posible escenario recesivo en el mundo. Lo que no podemos hacer es transferir a los proveedores de forma pareja los términos a los cuales la empresa vende sus productos, afectar la liquidez de proveedores PYME puede ser una sentencia de muerte para muchos de ellos y llevar asociado desagradables impactos a la propia organización. Saber comprar no implica necesariamente empobrecer al proveedor.

Siguiendo con las tareas al interior de la empresa, tenemos el desarrollo de nuevas competencias en el personal actual y seguramente en el que se vaya integrando, ya que existe muy poca formación que nos permita contratar compradores con un adecuado nivel de conocimiento. La formación debe estar acompañada de habilidades suaves hacia liderazgo, gestión de cambio, comunicación, gestión de proyectos, inteligencia emocional y trabajo en equipo, junto con las habilidades necesarias para trabajar en un mundo digital, especialmente en los temas de analítica y ciberseguridad. Para alcanzar el nivel de “consejero confiable”, no solo hay que ser reconocidos como parte del equipo de nuestros usuarios internos, hay que tener las competencias para ser un gran comprador con una amplia visión de negocio.

Finalmente viene la digitalización, no porque sea menos relevante que todas las otras, sino porque es un facilitador para el logro de las otras tareas pendientes, la tecnología que se compra sin un objetivo de negocio, solo servirá para automatizar la ineficiencia o peor, para complicar los procesos existentes. Habiendo tantas opciones tecnológicas, para tareas como el análisis de gasto, el pago automatizado de facturas, la elaboración de concursos, la ejecución de subastas inversas, la gestión de proveedores, la administración de contratos así como para los ciclos completos del suministro al pago, S2P, la elección de la tecnología es una tarea que requiere de un análisis detallado con apoyo de expertos un profundo y honesto análisis de costo - beneficio.

Por un momento pensé que podría escribir esta lista de pendientes sin hablar de los ahorros, pero es algo que acompañará al comprador hasta la eternidad, pero recuerden que hacer que el proveedor absorba un costo no es un ahorro, es una transferencia de costo, los ahorros solo ocurren cuando al aplicar la creatividad logramos desparecer un proceso, un material o una tarea para la fabricación o la compra-venta de una solución sin afectar el valor que ésta aporta al consumidor final.

Tenemos pendientes para al menos unos 5 años y más los que se acumulen esta semana, así que es mejor que no nos sintamos agobiados y disfrutemos la oportunidad de dar una nueva forma a una profesión tan hermosa como son las compras.

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