Mejorando el impacto estratégico de compras

Contar con un enfoque estratégico soportado por una sólida metodología es clave para que compras pueda alcanzar el impacto estratégico que la organización le demanda.

Un elemento importante en la evolución de compras fue la introducción de una nueva forma de trabajar basada en los suministros estratégicos, que permitió al área contar con un proceso para identificar sus perfiles de gasto y alinear esto con los proveedores y la estrategia general de la organización. Permitió al comprador alejarse de un mundo táctico y considerar los impactos estratégicos de su trabajo diario.

El pensamiento estratégico se caracteriza por ser proactivo, holísticos y mantenerse en permanente evaluación, permite atender diferentes prioridades de forma simultánea como el menor TCO, el menor riesgo, la mayor sostenibilidad y el mayor impacto positivo sobre el cliente y la organización en general. Mediante los suministros estratégicos la relación con los proveedores clave se vuelve colaborativa y sus competencias se vuelven un recurso para la organización.

Podemos afirmar que los suministros estratégicos con un proceso permanente que demanda de compradores con muchas habilidades técnicas y de negocios, apoyado por tecnología que permite explotar al máximo la información y que mantiene a la organización atenta a sus patrones de gasto, los cambios en el mercado, el desempeño de los proveedores y sus objetivos clave.

Enfocarse en lo estratégico no significa dejar de atender las compras tácticas, las que se caracterizan por ser de corto plazo y más reactivas, sigue siendo necesario atender estas demandas al menor costo total y con el menor riesgo, pero debe ser algo que se ejecuta mediante nuevas tecnologías y que solo demanda la atención del comprador cuando ocurre algún problema o desviación relevante.

Enfocar la energía y el tiempo del área de compras en los suministros estratégicos ofrece al menos las siguientes ventajas a la organización:

  • Incrementa el nivel de ahorros. Aunque éste no debe ser el centro de atención del área, sigue siendo en la mayoría de las organizaciones el principal indicador del desempeño. Recordemos que el enfoque debe ser esencialmente sobre el valor.
  • Mejor alineación de los proveedores con los objetivos del negocio. Este es el objetivo principal ya que permite mejorar el tiempo de respuesta y la innovación mientras que se reducen de forma simultánea los riesgos.
  • Mejores proveedores. Cuando la empresa tiene claridad sobre lo que busca, se pueden seleccionar proveedores más adecuados para el presente y futuro de la organización, así como invertir en su desarrollo para mejorar la generación de valor y alinear las iniciativas de innovación.
  • Relaciones a largo plazo. Las compras tácticas se caracterizan por una cacería de pequeños ahorros en el corto plazo, bajo el pensamiento estratégico se buscan crear sinergias entre las competencias del proveedor y la de la empresa que motivan a las partes a hacer inversiones y compromisos al largo plazo.

Si bien existen muchos enfoques de como implementar y mantener el enfoque de suministros estratégicos en una organización, los pasos básicos a considerar son los siguientes:

  • Identificar y categorizar el gasto. Recordemos que el gasto se debe segmentar por su impacto sobre el negocio y que el enfoque no debe ser sobre lo gastado, sino sobre lo que pronostica gastar para poder dar prioridad a las categorías de mayor impacto en el futuro de la organización.
  • Desarrollar estrategias. Cada una de estas estará basada en los requerimientos del negocio y sus objetivos a diferentes plazos y serán la base para identificar y desarrollar el alineamiento de los proveedores.
  • Análisis del mercado. Cada mercado presenta diferentes características en cuanto a número de proveedores, estabilidad o distribución del poder entre el comprador y el vendedor, es por eso que se debe hacer un análisis detallado para tener claridad sobre las amenazas y oportunidades que rodean al mercado y a cada uno de los jugadores relevantes para la empresa.
  • Seleccionar a los proveedores. El marco para gestionar la relación debe estar acorde al potencial del proveedor para generar valor. El contrato debe ser el documento que guie las acciones de las partes.
  • Gestionar el desempeño. Se debe validar que las partes cumplan con los acuerdos contractuales y las nuevas demandas que aparezcan a lo largo del tiempo. Solo con un adecuado seguimiento se pueden eliminar la aparición de riesgos.
  • Gestionar la relación. Tengamos claro que gestionar el desempeño es asegurar que se cumplan los compromisos, gestionar la relación es trabajar en mejorar la relación y la colaboración entre las partes, implica desarrollar nuevas competencias y formas de generar valor. Las partes se asumen corresponsales del éxito del otro y generan innovaciones basadas en este enfoque.

Todas estas tareas demandan un trabajo permanente, no son algo que se hace una vez y se queda operando hasta la eternidad, es por eso que se requiere del apoyo de la tecnología para que las tareas tácticas puedan ser realizadas en lo posible directamente por los usuarios finales para las reglas establecidas por compras. La tecnología no solo servirá para liberar el tiempo del comprador, también será base para la gestión de desempeño y la relación con el proveedor.

El enfoque en la tecnología debe ser sobre:

  • Mejorar la visibilidad, los reportes y la toma de decisiones
  • Fortalecer la gestión de los riesgos asociados con los comportamientos del mercado y los proveedores
  • Mejorar el involucramiento y compromiso de todos los participantes en el ciclo de adquisición.

Es claro que los suministros estratégicos de hoy son diferentes a los de su origen y serán diferentes en el futuro, apoyarse en la visibilidad que ofrecen las nuevas tecnologías potencia el impacto del enfoque estratégico. Al final el tema no es qué nombre le damos a lo que hacemos, lo realmente importante es evolucionar hacia el trabajo colaborativo dentro de los ecosistemas para la generación del valor, la innovación y la sostenibilidad.

Para complemtnar ests información, lerecomiendao revisar “Understanding the what, why, & how of strategic sourcing”, escrito por  Jijnyasa Patowarya.

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