Mejorando la gestión de Contratos

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Los contratos son una parte importante en la gestión de las compras, su impacto va más allá de ser un medio para liberar una entrega de productos o servicios, demanda de un detallado conocimiento de los riesgos asociados con su aceptación, de tiempo para asegurar el cumplimiento de los acuerdos y el mantenimiento de una sana relación con los proveedores.

A lo largo de mi carrera en compras confieso que he escuchado muchos puntos de vista con relación a los contratos con proveedores, las opiniones cambian de acuerdo a la nacionalidad, el tipo de industria o la cultura de la empresa, pero si tuviera que obtener una conclusión de todas estas experiencias diría que los compradores no valoramos el potencial de esta herramienta.

Para muchos el contrato es solo un obstáculo a cumplir para poderle entregar a los usuarios lo que piden, para otro es un dolor de cabeza porque hay que explicarle varias veces a un abogado lo que queremos sabiendo que al final pondrá en el contrato lo que él quiere. Revisar a detalle un contrato es una batalla contra quedarse dormido en el intento y ponerlo en práctica es una tarea para la que nadie tiene tiempo.

Posiblemente la única vez en que el contrato produce alegría en el comprador es cuando existe un grave problema con un proveedor y podemos decir, no se preocupen, tenemos un contrato que nos protege, claro que esta felicidad dura poco cuando casualmente ese tema no estaba cubierto en el contrato.

En estas cosas que se encuentra uno en internet, me llamó la atención un post llamado “Contract management “more important “ than procurement”, escrito por Charlie Hart, en el que remarca que el enfoque moderno de compras debe ser más sobre la gestión de la relación que sobre el simple acto de comprar.

Para que el negocio se mantenga operando el área de suministros solo tiene que comprar lo que le piden y esto no demanda necesariamente de administrar los contratos asociados. La mayoría de los contratos pasan su vida “sin pena ni gloria” hasta que algo sale mal y entonces las cosas se ponen feas.

Las empresas no invierten en el ciclo de vida de un contrato, se enfocan en tratar de asegurar el mejor proveedor y esperan que con eso no ocurran problemas posteriores. El peso se coloca en el inicio de la relación, pero hoy sabemos que existe mucho valor que se pierde si no se administra la forma en que avanza la relación, es por eso que el autor piensa que gestionar el contrato es realmente más importantes que la compra en sí misma.

Para que compras pueda liberarse de su enfoque de coloca pedidos, el área debe ser entendida como una “administradora de relaciones” ya que esto implica desde el primer contacto hasta la terminación del contacto con el proveedor.

Para ser un gestor de relaciones con proveedores no solo se requiere de un contrato, este solo es un marco para guiar la interacción, se requiere mantener contactos al interior y el exterior de la organización que permitan ayudar a todos a lograr los mejores resultados posibles.

Continuando con el tema de contratos, la NCMA (National Contract Management Association) publicó un artículo llamado “10 Seemingly harmless contract clauses that can cost you— and how organizations can mitigate the negative outcomes they can cause”, en donde enfatiza el cuidado que se debe tener con las cláusulas consideradas por algunos como estándar pero que al final pueden generar injusticias o resultados inequitativos para las partes contratantes.

Realizar un análisis detallado de un contrato antes de aceptarlo tiene como principales beneficios el identificar las cláusulas problemáticas o inaceptables para su eliminación o modificación desde el inicio de la negociación, así como también evitar sorpresas desagradables sobre impactos operativos o financieros que pudieron ser atendidos a tiempo.

Recordemos que no existen cláusulas estándar, algunas son comunes y aparecen en prácticamente todos los contratos y en ciertos tipos de industrias, pero todas deben ser analizadas y adecuadas a las particularidades de la relación comercial que se desea tener.

Entre las 10 cláusulas que menciona la NCMA, las que me parecieron más relevantes son:

  1. Los costos de los juicios. En general se establece que la parte que obtenga un resultado desfavorable en un juicio deberá absorber los costos legales de la contraparte. El problema de esta cláusula es que se basa en que los procesos judiciales son justos y predecibles y esto no es así en muchos casos. Para evitar esto es mejor recurrir a soluciones como la mediación y el arbitraje que son más rápidas y mucho menos costosas.
  2. Precio preferente. En algunos contratos se establece que se garantiza que el producto o servicio se ofrecerá a un precio igual o menor que el que se otorga a otro cliente en un contrato diferente. El objetivo de esta cláusula es garantizar que la empresa siempre recibe el mejor precio disponible. El problema de esta cláusula es que no se pueden comparar dos operaciones diferentes, cambios en fechas de entrega, cantidades, condiciones comerciales y otros factores hacen muy difícil asegurar que los precios son realmente los mejores.
  3. Las previsiones del contrato deben sobrevivir la expiración del acuerdo. Aunque parece una cláusula inofensiva, su falta de definición del tiempo de validez de las previsiones la hace riesgosa para la organización. Lo recomendable es fijar un tiempo razonable para la supervivencia de los compromisos.
  4. Los pagos serán retenidos hasta que se resuelvan las disputas. Esta cláusula protege al comprador en caso de que haya algunos entregables o condiciones sobre los cuales no se han alcanzado acuerdos, pero desafortunadamente puede ser mal utilizada para retener pagos sin una real justificación por lo cual no es bien vista por la parte vendedora.
  5. Las partes son contratistas independientes sin ninguna relación laboral. El sentido de esta cláusula es proteger a la empresa de demandas laborales de empleados de proveedores y contratistas, pero, bajo ciertas condiciones, esto puede ser invalidado por las leyes locales, por lo cual se debe tener mucho cuidado en la aparición de figuras como “patrón sustituto”.

Estas cinco cláusulas son solo un ejemplo de lo complejo que pueden ser las cláusulas estándar y lo delicado del trabajo de negociar y acordar compromisos por escrito con los proveedores. La buena fe no es un elemento válido en la negociación contractual y se requiere estar atendo y pedir apoyo profesional para evitar exponer a la empresa a graves daños económico, comerciales y de imagen.

First Voice

  1. Adolfo Herrera-Moro:

    Jesús:

    Me parece muy interesante el enfoqué que tomas sobre la administración de contratos y de la preparación que esto implica. Seguimos con atención tus artículos y espero puedas seguir abordando este tema.

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