Mejorando los costos en suministros

Sin importar que tantos nuevos retos tenga el área de compras, su responsabilidad sobre los costos de la organización sigue siendo su mayor prioridad ante la alta dirección. Asegurar que se cuenta con los elementos básicos para su gestión y saber dónde encontrar oportunidades de mejora de los costos son esenciales para tener éxito en esta tarea.

El éxito del área de compras está fuertemente ligado a su capacidad para entender y gestionar el costo de los bienes y servicios adquiridos, los compradores que realmente impactan en el costo pueden responder a las siguientes tres preguntas:

  • ¿Cuánto cuesta?
  • ¿Cuánto debería costar?
  • ¿Cuál es el plan para cerrar la brecha entre las dos respuestas anteriores?

Para poder cumplir con el reto que plantean las tres preguntas anteriores, los compradores deben contar con cinco elementos clave:

  • Habilidades y conocimientos: Estos le permiten al comprador entender los procesos requeridos para la producción de un bien o servicio, así como los costos asociados con cada paso. A partir de esto, se deberá hacer uso de la negociación para construir acuerdos que conduzcan a la disminución de los costos. Finalmente, se requiere una gran habilidad para hacer de situaciones complejas algo simple, de una gran capacidad de análisis y la facilidad para mantener una clara comunicación.
  • Profundo conocimiento de cada categoría de compra. Cada compra es diferente, por lo cual la estrategia utilizada para alcanzar el costo óptimo es individual, pero se basa en aplicar cuatro pasos:
    1. Identificar y entender claramente los guiadores del costo.
    2. Evaluar las capacidades y recursos disponibles en los proveedores potenciales.
    3. Entender las necesidades pasadas, presentes y futuras de la compañía para este producto o servicio en específico.
    4. Seleccionar las herramientas y procesos adecuados para analizar y cerrar la brecha del costo.
  • Datos, datos, datos. No solo se trata de obtener los costos detallados por parte de los proveedores, se debe entender que existen una gran cantidad de datos asociados a cada costo que deben ser limpiados, actualizados, almacenados y utilizados en la operación del día con día para tomar mejores decisiones, frecuentemente mediante el apoyo de un modelo.
  • Se busca utilizar los datos para crear modelos predictivos que permitan al área proveer a otras áreas de la empresa, como ventas, ingeniería u operaciones, de los costos futuros. Los modelos también deben usarse para validar las propuestas económicas de los proveedores, considerando sus particularidades.
  • Puntos de referencia. Los costos no son un destino estático, los diseños, procesos y capacidades están en constante evolución, es por esto que se requiere información de diferentes fuentes. Es común que al concentrar el volumen de una compra en menos proveedores, se logren mejores costos en el corto plazo, pero se pierden puntos de referencias que pudieran ser útiles para hacer uso de la mejora continua.

El reto es muy complejo y demandante, pero es responsabilidad del comprador mantener en su cabeza la pregunta ¿Cuánto debería costar esto?

Cuando hablamos de reducir costos, el reto es muy grande si consideramos algunos factores como la incertidumbre del mercado, los desbalances entre la demanda y el suministro, así como la gran competencia en los mercados afectan los precios que las organizaciones colocan en sus productos y servicios.

Para iniciar una reducción de costos, es importante primero dar una revisada a tres aspectos fundamentales:

  • Eficiencia de los procesos. Algunos costos son solo resultado de la complejidad con que las empresas realizan algunos procesos comunes dentro de la cadena de suministro. Si a estas ineficiencias le sumamos la mala comunicación, los costos crecen. Desafortunadamente, la revisión de los procesos no es algo que se atiende con regularidad.
  • Duplicidad de tareas. Otros costos son generados por tareas que se realizan múltiples veces dentro de la organización. Revisar a detalle los procesos y el valor real agregado de cada paso, ayudan a disminuir los costos sin necesidad de grandes esfuerzos.
  • Discrepancias de inventarios: Cuando la empresa no confía en lo que sus sistemas dicen que tiene en inventario o no puede cumplir sus compromisos por diferencias en las existencias, se generan muchos costos, como pueden ser la interrupción de operaciones, las entregas fuera de tiempo o gastos de expeditación. No olvidemos también el efecto contrario de los inventarios en cuanto a su impacto sobre el capital de trabajo.

Además de estos tres fundamentos, existen otras seis áreas comunes que se deben atender al buscar reducciones de costo a lo largo de toda la cadena de suministro:

  1. Crear foros de colaboración. Se debe mejorar la comunicación entre las diferentes áreas que conduzca a un mejor entendimiento de las demandas y los flujos de trabajo. Algunos costos son solo resultado de que no hay una clara alineación en las acciones y estrategias.
  2. Gestión de inventarios. Mejorar la estrategia de inventarios con el apoyo de tecnología de rastreo para lograr la adecuada composición y mejorar la rotación. El inventario no es bueno o malo, es necesario o no, por lo que su buena gestión es crucial en el costo y el servicio.
  3. La automatización de los procesos dentro del almacén remplazará al personal y mejorará el flujo y control de los materiales. El costo de las inversiones en tecnología generará grandes beneficios económicos y de servicio.
  4. Optimizar los costos de terceros. El uso de terceros es inevitable para operar en las cadenas de suministro actuales, ninguna organización puede hacer todo con recursos propios, pero se requiere que el valor que agreguen no impacte negativamente a los costos.
  5. Claras estrategias. Alinear las operaciones con una clara estrategia facilita la identificación de tareas que solo agregan costo.
  6. Los costos de transporte son relevantes en la cadena y deben ser resultados de una clara estrategia de servicio y una mejor comunicación y coordinación entre los miembros de la cadena y los prestadores de estos servicios

Para mayor detalle sobre estos temas, consultar: “5 Steps to Cost Success”, escrito por Jeoff Burris, “Cost reduction – Strategies to adopt for a Successful supply chain flow”, escrito por Yves.

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