Mejorando los procesos de compras

Existen muchos procesos que compras puede mejorar, el trabajo en innovación con los proveedores, el proceso de pago a proveedores así como la compra de las categorías MRO mediante contratos.

La permanente búsqueda de valor del área de compras tiene múltiples opciones que están en función de la madurez de la organización, de sus estrategias y de los procesos del área.

Una forma de maximizar las contribuciones de compras, es mediante la innovación que proviene de los proveedores. De acuerdo con la encuesta CPO 2018 realizada por Deloitte, 58% los líderes de abastecimiento están enfocados en nuevos productos, servicios y el desarrollo de mercados. La colaboración y cooperación con los proveedores clave es una gran fuente de innovación y de reducción de riesgos.

Podemos identificar cinco guiadores para la innovación por parte de los proveedores:

  1. Reducir los costos de los productos y servicios.
  2. Lograr mayor agilidad en el mercado. Los nuevos productos deben introducirse más rápido y generar utilidades lo antes posible.
  3. Nuevas tecnologías que facilitan la integración del trabajo y la comunicación con los proveedores.
  4. Protección de la propiedad intelectual. El mejor manejo de las relaciones y la confianza facilita el compartir, proteger y generar nuevas ideas.
  5. Mejorar las condiciones comerciales. Las organizaciones que mejoran sus relaciones para generar innovación, generalmente negocian mejores tarifas y métodos de pago.

Un proceso sistemático para generar innovación con los proveedores se compone de 6 pasos:

  • Identificar una necesidad en el mercado que deba ser atendida trabajando con algunos proveedores
  • Traducir la necesidad en especificaciones tangibles para lograr la participación de los proveedores
  • Identificar los proveedores potenciales y compartir con ellos la especificación
  • Evaluar claramente las opciones presentadas por los proveedores
  • Seleccionar e implantar las mejores ideas soportándolas con la infraestructura adecuada
  • Comunicar a los clientes las cualidades de la innovación y evaluar la satisfacción alcanzada.

Se reconocen 3 diferentes enfoques para generar la innovación con los proveedores:

  • Vía procesos. Es generalmente la forma de iniciar esto, implica el desarrollo de la gestión de la relación con los proveedores, SRM. Se maneja de forma directa en una colaboración empresa – proveedor, bajo modelos flexibles con utilidades fijas. Se apoya con eventos de innovación con los proveedores generando una colaboración en investigación y desarrollo y una alineación estratégica.
  • Vía Crowdsourcing. Bajo este modelo de trabajo, muchas partes aportan ideas para mejorar una situación, pueden ser expertos, proveedores, empleados o cualquier otro que pueda contribuir.
  • La tercer forma es desarrollando programas de emprendimiento y coaching con un grupo de proveedores que tienen las competencias para generar innovaciones relevantes.

Los enfoques se pueden combinar en diferentes escenarios, con la finalidad de aprovechar las condiciones del mercado. La innovación sobre categorías directa tiende más a ser apoyado en procesos aunque se pueden utilizar las otras dos.

Para mayor detalle consultar  Getting the most out of your suppliers via Innovation publicado por la firma de consultoría Beroe y escrito por Ipsita Suman.

Cuando hablamos del proceso de compras, muchas personas no incluyen al área de cuentas por pagar, una razón es porque ésta pertenece generalmente al dominio de las áreas contables y financieras, otra es porque se considera un proceso solamente táctico, sin embargo, el pago a los proveedores, es un componente importante de la relación comercial con los proveedores.

Ardent Partners emitió un estudio llamado “Accounts Payable Metrics that matter in 2019”, en donde nos menciona que los altos ejecutivos empiezan a tener una mayor atención sobre la importancia estratégica de la función, de hecho 52% de las organizaciones la perciben como Excepcional o muy valiosa.

La transformación del área debe ser parte de los modelos P2P, Procure to Pay, con el apoyo de la alta dirección y la colaboración de los stakeholders clave. El estudio indica que solamente el 45% de las facturas se reciben de forma electrónica y únicamente el 59% de los pagos se hacen por este medio, lo que muestra que aún existe una gran cantidad de trabajo manual que convierte al área en lenta y muy propensa a cometer errores.  El reporte indica que el 23.3% de las facturas se manejan de forma manual porque existen algunas excepciones que deben realizarse. Como consecuencia de esto el costo de procesar una factura solo se redujo 4% en el último año y quedó en $11.57 Dólares americanos.

Con relación al tiempo que le lleva a las organizaciones procesar una factura, se han logrado mejoras relevantes, del orden del 25% en al último año, pero aún se consumen 8.6 días. En realidad solo 26.6% de las facturas se procesan con intervención humana, lo que habla del potencial de mejora con el uso de las nuevas tecnologías de procesamiento de información.

El 32% de las empresas indican que no existe una liga entre sus sistemas de cuentas por pagar y el proceso de abastecimiento, otro dato relevante es que solo el 60.5% de las facturas se relacionan con una orden de compra. Para terminar de dar contexto al reto de la función con relación a compras se estima que el 12%  de todos los pagos B2B presentan algún tipo de problema que debe ser atendido de forma manual y solo 19% de las veces si procesan la oportunidades de descuentos por pronto pago.

La introducción de sistemas inteligentes en el proceso mejoraran los resultados en las empresas, según la estimación de aproximadamente el 70% de los participantes, y 56%  de éstos demandan el uso de sistemas de reporteo y análisis más ágiles. Los impactos de estas tecnologías pueden generar mejoras en el tiempo de procesamiento de 2.5 veces y de 5 veces en la reducción de los costos asociados y al menos un 50% de reducción en los errores de pago.

Con relación a las tareas del área que se relacionan con las funciones de abastecimiento, éste es el nivel de participación indicado por los encuestados:

  • 40% en la gestión de la relación con proveedores, SRM
  • 87% en la prevención de fraudes
  • 44% en el análisis de gastos
  • 60% en las tecnologías P2P

 

Para concluir estas herramientas de mejora, quiero comentar el artículo de Jennifer Engel llamado “Best Practices for Evaluating MRO Supply Agreements” en donde nos da algunas recomendaciones para la compras clasificadas como MRO.

En general, los grandes proveedores de productos MRO ofrecen los mismos servicios y deben buscar formas creativas para diferenciarse y hacer creer al comprador que al trabajar bajo contratos, se alcanzarán ahorros más allá de cuando la relación se basa en únicamente en compras esporádicas.

Los proveedores tipo MRO ofrecen ahorros del 1% al 3% cuando la empresa le ofrece un crecimiento en sus volúmenes de compra, que pueden ser del orden del 10% al 25% en algunas categorías.  Cuando esto queda  comprometido en un contrato, si el comprador no logra los crecimiento en muchas ocasiones el proveedor puede modificar a la alza sus precios o aplicar algunas penalizaciones, por lo que al final el que realmente gana es el proveedor.  Es necesario cuidar que el contrato opere bajo una cláusula que requiere del mutuo acuerdo de las partes para cualquier ajuste relacionado a precios y volúmenes.

En el caso de los productos que no son incluidos en el anexo del contrato, generalmente se negocia un descuento obre la lista de precios o los precios de internet, sin embargo éstos no siempre alcanzan los precios que se ofrecen en algunas promociones en línea. Recordemos que un descuento sobre un precio de lista no garantiza un precio competitivo. Lo recomendable, es evaluar varios productos de una categoría para identificar el descuento adecuada para cada una de ellas.

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