Mejorando los resultados en la negociación

Negociar es una de las tareas más relevantes en compras así como en la construcción y mantenimiento de relaciones colaborativas con los proveedores. El éxito de una negociación generalmente está en los detalles, por lo cual es importante estar permanentemente mejorando estas habilidades.

La negociación es sin lugar a dudas una de las herramientas más importantes para un profesional en suministros, desafortunadamente, la presión por obtener mejores costos hace que en muchas ocasiones las negociaciones se tornen duras al centrarse en solo un aspecto de la relación y a la larga, esto daña la calidad de la relación.

Los beneficios para una cadena de suministro de mantener estrechas relaciones con los proveedores críticos son innumerables, desde una mejora en los costos implicados, pasando por la mejora del desempeño e incrementando la colaboración y la innovación.

Al negociar, las partes tienen que tener en la mente la importancia de la relación y el impacto de los posibles resultados de la negociación en el corto y largo plazo, nada justifica una pobre negociación, el objetivo final sigue siendo la mejora continua para ambas partes.

Los negociadores exitosos entienden no solamente su propias metas y prejuicios, también los de sus contrapartes y sabe maniobrar entre intereses y preocupaciones compartidos y contrapuestos a través de una adecuad preparación, un pensamiento estratégico y una correcta ejecución.

Tener éxito o ser exitoso no significa necesariamente “ganar”, esto solo se juzga en relación a las metas u objetivos planteados en la preparación. El ganar o perder solo se puede conocer a partir de la adecuada preparación y la evolución de la negociación.

Algunas preguntas para entender los criterios de éxito de una negociación son:

  • ¿Qué se desea lograr?
  • ¿Cuáles son las necesidades a satisfacer?

¿Cuál es la probabilidad de lograr lo que se desea?

  • ¿Se buscan soluciones temporales o definitivas?
  • ¿Cuáles son los elementos que conforman la solución perfecta?
  • ¿Cómo se priorizan los objetivos?
  • ¿Cómo se pueden balancear los resultados?
  • ¿Qué aspectos no son negociables?
  • ¿Cuáles son los rangos adecuados de los diferentes objetivos?
  • ¿Qué alternativas existen?

Para facilitar este enfoque de negociación, es conveniente atender los siguientes puntos:

  • Entender los impactos para todas las partes de los resultados de la negociación. Identificar todas las variables que pueden ser parte de la negociación en función de las metas de los participantes. Las metas deben ser fijadas con la participación de los afectados, en sesiones en donde todo presentan sus ideas y estas sean evaluadas como equipo.
  • Analizar el entorno. Identificar las fuerzas externas que afectan a los participantes, pueden ser tendencias en los costos, restricciones del mercado, o aspectos regulatorios.
  • Enfocarse en construir una relación basada en la confianza y credibilidad. La presión por obtener los resultados puede generar un ambiente hostil, cargado de emociones y presiones para las partes. Estar consciente permite reducir la tentación de aplicar técnicas duras y contribuye a un clima de confianza.
  • Lograr que las partes se comprometan el alcanzar un resultado que aporte algún tipo de valor a cada una de las partes, recordemos que ganar-ganar no significa que ambas partes obtengan la misma cantidad de beneficios, sino que se logre un resultado adecuado para los fines que se pretenden.
  • Definir un mecanismo para evaluar los resultados y la relación. Las negociaciones con proveedores clave no son eventos puntuales, son parte de un esfuerzo conjunto para construir una sólida relación comercial. Contar con indicadores que miden la salud de la relación ayuda a crear una relación colaborativa. Los indicadores deben medir el desempeño de ambas partes con relación a los compromisos acordados en la negociación, esto incluye la adherencia a los pagos por parte del comprador.

El plan de la negociación que resulta del proceso de planeación debe incluir:

  • Un claro entendimiento de las metas que se desean alcanzar.
  • La estrategia para alcanzarlas.
  • La estructura de la negociación, incluyendo los tiempos y la secuencia de los temas.
  • Las alternativas que permiten dar flexibilidad al proceso.

Además de todo esto, es conveniente evitar en lo posible el realizar cualquier tipo de supuestos, sobre los objetivos, intereses y prioridades de la contraparte, así como de sus conocimientos, competencias y niveles de poder. Validar la información, es clave para evitar sorpresas desagradables.

A lo largo de una relación comercial, existirán muchas negociaciones entre las partes, ubicarlas en el contexto adecuado, y mantener el enfoque en el valor que la relación aporta a las partes, es la base para desarrollar estrategias negociadoras que maximizan los resultados y fortalecen la confianza.

Algunas formas de construir confianza en la relación son:

  • Estar atento a la comodidad física de la contraparte.
  • Se cortés, político y receptivo sobre las ideas y posiciones de los otros.
  • Generar una conversación informal previa al inicio de la negociación para fortalecer la relación.
  • Respetar las diferencias culturales de las partes.
  • Utilizar información sólida para soportar los planteamientos, como por ejemplo: videos, documentos emitidos por terceras partes, etc.

Al final de cada sesión de negociación, es crítico que queden documentados por escrito todos los acuerdos alcanzados. Esto permitirá tener registros para todos los involucrados, así como también para los que se integren al proceso en el futuro y se eviten malos entendidos. Al concluir la negociación, los acuerdos escritos deberán integrarse en un documento simple y conciso, que formalice todo los derechos y obligaciones de las parte, como por ejemplo en un contrato.

Para mayor información, consultar: “5 steps to successful supplier negotiations” escrito por Ricch Weissman y “The International Negotiations Handbook”, publicado por Baker & McKenzie y PILPG.

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