Mejores prácticas en compras 1

Existen nuevas herramientas que ayudan al comprador a modificar sus procesos operativos e incrementar sus contribuciones de valor. Las opciones son tan diversas como aplicaciones para gestionar el riesgo financiero o la restructuración de la organización del área.

El profesional en suministros debe estar permanentemente buscando mejores opciones para hacer su trabajo y maximizar sus contribuciones de valor a la organización. Una de estas prácticas es hacer un mejor uso de  las nuevas tecnologías para la gestión del gasto como instrumento para reducir el riesgo en sus cadenas.

4 Spend Management Decisions to Cut Supply Chain Risk” es un documento publicado por la empresa de software Coupa, que indica que las cadenas de suministro modernas están expuestas a 4 tipo de riesgos:

  • Riesgos financieros. Donde las condiciones financieras de los proveedores y sus prácticas de “compliance” pueden representar un serio riesgo a sus clientes. Una forma de detectar esto, es cuando se empieza a deteriorar la calidad de los productos o servicios, se retrasan los embarques o servicios, las declaraciones del personal del proveedor son inconsistentes y se presentan violaciones a regulaciones o normas.
  • Riesgo legal. Esto implica generalmente la existencia de demandas, disputas por patentes, guerras comerciales o asuntos similares. Esto lleva apegado un efecto social negativo por parte del público en general, que puede afectar la imagen de la empresa compradora.
  • Riesgo cibernético. Los ataques a las redes pueden provenir de proveedores que no se apegan a las normas de protección definidas.
  • Riesgo de fraude. Se refiere generalmente a la emisión de facturas y generación de pagos que no tienen como respaldo una entrega o la prestación de un servicio.

Para reducir esto, se puede utilizar un sistema de gestión de gastos, que puede efectuar cuatro tareas relevantes:

  • Automatizar la verificación de cumplimiento a los estándares mínimos de la empresa. Algunos puntos que se deben verificar automáticamente son las calificaciones de crédito, juicios legales, riesgos financieros y otros detalles que en los sistemas manuales son pocas veces validados.
  • Utilizar las percepciones de la comunidad de negocios. Los actuales sistemas pueden validar en la red, los comentarios realizados por otros clientes y calificar el nivel de riesgos que presenta el proveedor.
  • Indicar que gastos y de que proveedores presentan un riesgo, por ser demasiado altos o inconsistentes, para que el comprador tome acciones inmediatas.
  • Ser proactivo en la prevención de problemas con algunos proveedores para garantizar la disponibilidad oportuna de los servicios y componentes que suministra.

Estas cuatro tareas, ayudan al comprador a tomar acciones con los proveedores, como programar visitas o auditorías, suspender temporalmente la operación con alguno de ellos o negociar cambios en los procesos para reducir o eliminar los riesgos.

Otra publicación interesante sobre mejores prácticas es “5 steps to future-proof your procurement organization”,  publicado por GEP, en donde la pregunta central es ¿cuánto tiempo de un CPO se dedica a mejorar el futuro? En general, las encuestas demuestran que el CPO está demasiado enfocado en reducir los costos, gestionar los riesgos y mejorar el flujo de caja, todo esto en el corto plazo.

Seguir haciendo las compras de la forma que se venían haciendo no solo expone a la empresa a presiones competitivas, sino que la misma área recibe presiones de otras áreas que forman parte del proceso de adquisiciones como planeación de operaciones y finanzas, que demandan el movimiento hacia la operación en plataformas digitales y la realineación de procesos para la creación de valor.

Para que el CPO reinvente la función, es conveniente que realice los siguientes cinco pasos:

  1. Integrar el área con otros procesos de la organización para eliminar traslapes y lograr procesos ágiles y económicos. Trabajar en la digitalización para generar información que permita análisis más completos y oportunos del desempeño de la organización. Los equipos de trabajo deberán ser multifuncionales y los objetivos compartidos.
  2. Integrarse fuertemente con proveedores para alcanzar altos niveles de colaboraciones capaces de promover y generar innovación. Esto demanda del comprador un mejor entendimiento de la forma de operar de los proveedores para encontrar el aliado ideal que no siempre será el de menor precio.
  3. Balancear la centralización con la flexibilidad. La operación deberá tener claridad sobre las categorías y compras específicas que requieren ser centralizadas, y aquellas que hace más sentido manejar de forma local. Las reglas deberán ser claras pero no se puede perder de vista la necesidad de ser flexible ante los cambios del mercado.
  4. Encontrar el talento ideal. Los nuevos retos asociados con generar la innovación, asegurar la continuidad del suministro y promover la implementación de nuevas tecnologías requiere de personas que tengan habilidades más allá de solo recortar los costos.  Se demanda conocimiento de analítica de datos, entender hacia donde se mueven las tecnologías, estimular la innovación y construir relaciones más profundas y constructivas con los proveedores.
  5. Tomar control del futuro. Considerando la velocidad del cambio actual, es claro que resulta imposible predecir el futuro, pero es posible ayudar a crearlo. Se requiere tener en mente a los usuarios y compradores para ofrecerles una experiencia operativa simple que los libere de tiempo para atender los retos estratégicos de la organización.

Sin importar que tanto pueda evolucionar el área, la búsqueda permanente de ahorros seguirá siendo parte de sus responsabilidades, por lo que se requieren diseñar estrategias que aseguren la creación de valor al cumplir los siguientes componentes:

Los beneficios que genera el área deben estar alineados con las estrategias corporativas definidas en la organización.

Es más fácil alcanzar ahorros si se trabaja con un plan anual de compras, que define las categorías, los montos y los métodos que se utilizarán para satisfacer las necesidades de los diferentes usuarios.

Otras ideas sobre cómo generar mayores ahorros se pueden consultar en Best Practices for Procurement Savings publicado por NLPA.

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