Mejores prácticas en compras 10

Mejorar las compras indirectas nos solo produce beneficios económicos y de servicio, apoya la creación de una cultura de colaboración esencial para mejorar la relación con los usuarios internos y los proveedores.

Una de las áreas que generalmente demanda mucho trabajo por parte de la función de compras, y por la cual se recibe poco reconocimiento, se refiere a la compra de productos y servicios indirectos, que a pesar de ser esenciales para mantener el negocio operando, no tienen un claro impacto sobre los resultados relevantes del negocio.

La gestión de las compras indirectas es un proceso complejo ya que generalmente no cuenta con una sólida planeación y está compuesto por un sin número de categorías que presentan retos particulares, además, la relación con los usuarios internos no es continua, por lo que la actualización de las estrategias es de forma esporádica lo que los beneficios se presentan sin un patrón específico a lo largo del tiempo.

En un artículo llamado “7 Ways to Make the Most of Indirect Procurement”, publicado en Thomas Insights, encontramos algunas ideas relevantes para mejorar el desempeño de este tipo de compras.

El primer consejo es trabajar en conjunto con todos los afectados en una categoría para encontrar oportunidades de ahorro, poniendo especial atención en la mejor identificación de proveedores potenciales, la mejora de la calidad de las especificaciones, en un más amplio estudio del mercado, así como en el desarrollo y mantenimiento de la relación con los proveedores. Considerando que las compras indirectas son generalmente transaccionales, se pone poco énfasis el enfoque estratégico, pero este resulta ser de gran utilidad en un amplio número de categorías.

Durante muchos años, los usuarios estuvieron acostumbrados a tomar sus propias decisiones con relación a los productos o servicios que adquirían y los proveedores con los que deseaban trabajar por lo cual algunos de ellos se sienten intimidados cuando el comprador desea ser parte del proceso de decisiones. Para suavizar esta situación, es necesario construir una relación con estos usuarios y construir una visión integral de la categoría, involucrando a otros para tener mayor claridad sobre futuro y los cambios requeridos.

Sin lugar a duda una forma interesante de obtener mayor atención sobre las compras indirectas es haciendo un adecuado seguimiento de los gastos asociados. No sólo se debe analizar el número de piezas o el monto adquirido, sino también las especificaciones de los productos, ya que en muchas ocasiones es posible sustituir lo que actualmente se compra por algo que ofrece las mismas funciones con un costo mucho menor.

En estas categorías, los proveedores juegan un rol importante como suministradores de información para alcanzar una mejora continua, ya que ellos conocen a detalle sus productos y servicios y son capaces de relacionarlos con las necesidades específicas de nuestra organización, construir mejores relaciones es la clave para incrementar el valor.

Aunque pueda parecer extraño, para algunas de estas categorías será necesario solicitar el apoyo especialistas externos, que conocen a detalle el comportamiento de los mercados y los productos por lo que son capaces de ofrecer nuevas soluciones que implican impactos relevantes.

La organización debe pensar y las compras indirectas como una fuente de valor qué aporta la organización eficiencia, resiliencia y disciplina por lo cual debe ser considerada dentro de los planes digitalización y mejora.

Un estudio realizado principalmente en el Reino Unido llamado “The evolution of MRO procurement Indirect Procurement. Report 2020” realizado por RS Components, identificó algunos cambios en las categorías de indirectos como consecuencia de la pandemia.

Algunos resultados relevantes e interesantes como consecuencia de la pandemia fueron:

  • Se incrementó 56% las interrupciones de las cadenas de suministro.
  • 51% de las empresas incrementaron su percepción acerca de la importancia del área de abastecimiento.
  • 45% de las empresas pusieron mayor atención en la colaboración con los proveedores.
  • Se logró un incremento del 29% en la utilización de herramientas digitales para soportar el proceso de la compra al pago.

Entre las conclusiones más importantes se descubrió:

  • Las buenas relaciones con los proveedores fueron claves para mantener el abastecimiento continuo durante la pandemia.
  • Renovarse y la capacidad de adaptación son claves para responder a retos sin precedentes como los que presentó el covid-19.
  • La habilidad de organización para ajustarse rápidamente nuevas maneras de trabajar es una de las grandes cualidades de las empresas que mejor han respondido ante la crisis.
  • Una comunicación clara, abierta y honesta con todos los interesados es fundamental durante la crisis, pero debe ser también una práctica cotidiana en un buen proceso de abastecimiento.
  • La confianza es el corazón de la relación con los proveedores, se requieren proveedores en los cuales se puedan confiar para construir una operación robusta.
  • La visibilidad es la clave para administrar el gasto, no se puede gestionar lo que no se puede medir.
  • Los costos escondidos en algunas compras pueden ser altos cuando se toman en cuenta el número de transacciones asociadas desde la colocación hasta el pago.
  • El apoyo de los proveedores en la gestión de los inventarios facilita la disponibilidad de los productos cuando se requieren.

Una herramienta que resultó relevante durante el proceso de la crisis fue la implantación del inventario administrado por el proveedor, VMI, qué es utilizado por aproximadamente una de 4 cada empresas en el Reino Unido y 4 de cada 10 en el resto del mundo. Cuando el proveedor tiene una mejor visibilidad sobre los consumos le resulta más fácil garantizar la disponibilidad de productos, además de que este tipo de administración reduce los tiempos de respuesta y los costos asociados. Claramente el mayor impacto en este proceso fue sobre los equipos de protección personal, que una tercera parte de las organizaciones del Reino Unido se apoya en el uso de máquinas expendedoras.

Si bien es cierto que la reducción de proveedores podría ser una herramienta útil para mejorar la gestión de las compras indirectas, las organizaciones tienen una gran cantidad equipos comprados a lo largo de múltiples años a diferentes proveedores, lo que implica en muchos de los casos tener que mantener una amplia gama proveedores que manejan las refacciones y los consumibles para todos estos.

Cuando las organizaciones son capaces de poner en la mesa los costos asociados con las compras de cola, tail spend, se logrará captar la atención el director financiero y este se convertirá en un elemento clave para la transformación de este tipo de compras.

Como resultado paralelo al estudio de disponibilidad de productos, se identificaron las siguientes prácticas y estrategias con relación al tema de sostenibilidad en las organizaciones:

  • 38% de las compañías tienen estrategias para reducir su huella de carbono.
  • 50% las empresas se preocupan por el abastecimiento ético y sostenible.
  • 20% de las organizaciones están monitoreando su consumo de energía.
  • 79% las empresas tienen prácticas para reciclar sus desperdicios.
  • 58% están preocupados por reducir el desperdicio que se envía a tiraderos.
  • 57% de las organizaciones tienen esfuerzos para reducir el consumo de energía, utilizar energía renovable y en general gestionar el consumo de energía asociado con su operación.

El mensaje clave como resultado de esta encuesta, es que es necesario mejorar la comunicación entre abastecimiento y el resto de la organización, palabras claves como “relación”, “interesados”, “transparencia” o “involucramiento”, aparecieron permanentemente durante las entrevistas y deben ser parte de la operación natural del área

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