Mejores prácticas en compras 12

Las contribuciones de valor del área de abastecimiento crecen exponencialmente cuando se hace un uso adecuado de los mecanismos de competencia entre proveedores, así como de la construcción de sólidos modelos de colaboración.

Una herramienta fundamental del comprador es su capacidad para crear competencia entre los diferentes proveedores, elegir el método adecuado para esto es clave no sólo en los resultados que se pueden obtener sino también en los tiempos de respuesta y la gestión de la relación con el proveedor.

Una de las elecciones que tiene que hacer un comprador es definir si realizará un concurso en la forma tradicional, una solicitud de propuesta o cotización, o si hará uso de la subasta inversa. En algunas ocasiones, el proceso puede ser realizar una solicitud de propuesta, RFP, y posteriormente realizar una subasta inversa por lo cual las opciones no son mutuamente excluyentes. Esta combinación, permite conocer con mayor claridad las alternativas que existen en el mercado y la subasta se utilizaría para mejorar los términos comerciales.

Es claro que la subasta inversa es mucho más utilizada cuando se desean adquirir productos estándar en donde los proveedores pueden competir por precio garantizando la entrega de producto solicitado. Los concursos, se utilizan más para categorías de mayor complejidad en donde existe un número limitado de proveedores.

Después de haber pasado muchos años abusando del uso de la subasta inversa, los compradores comprendieron bajo qué condiciones y en qué categorías funciona mejor la herramienta y se ha hecho un uso más adecuado.

En términos generales podemos decir que una subasta inversa funciona mejor cuando el producto es estándar y los compradores pueden invitar directamente a los proveedores interesados en obtener el negocio. La solicitud de propuesta, tiene sus mejores resultados para soluciones hechas a la medida en donde existen menos proveedores con la capacidad de ofrecer la solución adecuada. La combinación de ambas es para categorías con baja personalización y donde el precio sigue siendo la variable más importante y también existen un número adecuado de proveedores interesados en competir por el negocio.

Otro de los temas relevantes en el comparador moderno es el desarrollar para las células colaborativas con los proveedores clave ya que es una de las herramientas más importantes para crear valor de largo plazo que impacte favorablemente en el ingreso tiene la ganancia de forma simultánea. Mediante la colaboración es posible eliminar costos y procesos innecesarios y al mismo tiempo mejorar el desempeño de los procesos y los productos ante los ojos del consumidor

El desarrollar una relación colaborativa es un traje hecho según cada relación, ya que depende del nivel de compromiso que ambas partes para generar las condiciones de visibilidad del flujo de información que requiere el proceso en su evolución de lo transaccional a lo verdaderamente estratégico.

A pesar de que en algunas ocasiones las partes tienen claro los objetivos que se persiguen con la colaboración los retos que se enfrentan ocasiona que se abandone el compromiso o se llegue a resultados que sólo ofrecen beneficios parciales, algunas causas que complican la colaboración pueden ser los procesos de cada organización, la madurez tecnológica y los recursos que se pueden destinar al proceso.

Un caso que vale la pena conocer es el llamado índice de madurez de la colaboración que se utiliza en las cadenas detallistas para entender el avance del proceso entre los diferentes niveles de colaboración. Apoyados en esta guía, las partes pueden identificar dónde se encuentra y qué les falta por hacer para alcanzar el siguiente nivel.

Esta herramienta utiliza esencialmente 4 elementos para medir la madurez en la colaboración:

  • La visibilidad que tanto las partes pueden crear una visibilidad punta a punta de todo el ciclo desde el abastecimiento hasta el pago
  • El nivel de automatización. Que tanto las partes pueden compartir información sin depender de la interacción de una persona. A mayor automatización resulta más fácil la colaboración
  • Intercambio de información. En qué medida las partes pueden compartir datos en tiempo real a bajo costo y con alta calidad para ayudar a mejorar la planeación y la ejecución.
  • Madurez de los procesos. Esto se refiere fundamentalmente al manejo de la interacción entre las partes que puede incluir el desempeño operativo, la revisión de desempeño, la documentación y los procesos de colocación y pago

Utilizando de estos 4 elementos se pueden clasificar a las organizaciones en 4 niveles de madurez:

  • Nivel 1, el Novato. Generalmente ocurre cuando las organizaciones operan en silos y existe un pobre intercambio de información que opera con una tecnología de automatización básica o nula. La información transaccional se encuentra repartida en múltiples sistemas y no se tiene una clara visión de lo que ocurre. El paso más importante que realizar es construir un sistema de almacenamiento de datos que permita unificar la información transaccional y mejorar la comunicación interna y externa.

 

  • Nivel 2, el Veterano. Estas organizaciones se caracterizan por tener un proceso de gestión de proveedores Maduro que facilita la colaboración, sin embargo tienen una baja infraestructura que permite la visibilidad de los flujos de materiales e información. la colaboración es manejada por evento y se centra en grandes proveedores con procesos de alto valor. Para avanzar, estas organizaciones requieren desarrollar habilidades en automatización de procesos.

 

  • Nivel 3, los Latentes. Estas son empresas que tienen un alto nivel de inversión tecnológica pero carecen de una estrategia de la experiencia táctica para colaborar. Realiza grandes inversiones en automatización y mejoras de la visibilidad, pero esto no se traduce en una mayor colaboración. El centro de la operación radica en la parte transaccional. El reto es transformar el uso de esta información hacia tareas colaborativas que contribuyan a mejorar el desempeño de las partes y la mayor generación de valor.

 

  • Nivel 4, los Evolucionados. Son los que tienen un adecuado balance entre un proceso maduro y una adecuada inversión en tecnología en su cadena de suministro. Estas empresas pueden obtener grandes beneficios de sus iniciativas de colaboración soportadas con la analítica de datos para mejorar los flujos de información y materiales así como lograr una mejor gestión de los inventarios. Implementar un sistema de gestión por indicadores ayuda a mejorar la calidad de la relación estratégica de las partes.

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