Mejores prácticas en Compras 4

Reducir el número de compras fuera del proceso formal y racionalizar la base de proveedores son dos aspectos que impactan fuertemente la capacidad del área de compras para generar el mayor valor posible para su organización.

Es evidente que la mayoría de los empleados de una organización se consideran aptos para comprar, por lo cual no requieren de seguir toda la burocracia interna y prefieren hacer sus adquisiciones de forma directa, a esto en el medio de los suministros se le conoce como “compras Maverick”

De acuerdo a un estudio de APQC, en empresas con al menos 500 millones de dólares de ingresos las copras Maverick representan un 2.5% o más del volumen anual, siendo el valor más alto que identifica un bajo desempeño. Las empresas promedio tienen alrededor de un 1% de compras Maverick y las de mejor desempeño lo ubican en el 0.4%

Un estudio sobre el efecto de estas compras en la organización arrojó los siguientes resultados que vale la pena tomar en cuenta:

  • A pesar de que se piensa que comprar fuera del proceso formal permite una mayor velocidad de respuesta, la evidencia demuestra una reducción en el tiempo de proceso de la orden, en promedio las empresas con las menores compras Maverick requieren entre 4 y 8 horas para procesar una orden mientras que las empresas con mayores desviaciones al proceso requieren entre 16 y 48 horas para lo mismo. Una posible explicación es que las empresas con mejores procesos y controles reducen la oportunidad de compras fuera del sistema y tienen además proveedores preseleccionados que facilita satisfacer las solicitudes en un menor tiempo
  • Las compras Maverick tienen también un impacto sobre el costo de adquisición. Las empresas con menos compras Maverick tienen un costo de entre $6.36 y $6.67 dólares por cada $1,000 comprados, mientras que las que incurren mal en la mala práctica de comprar fuera del proceso tienen un costo de entre $24.74 y $30.95 por cada $1,000 dólares comprados. Esto se debe en general a que las empresas más ordenadas tienen menor personal en el área.

Los resultados anteriores refuerzan a idea de que las empresas deben invertir en mejorar sus procesos y sus controles para mejorar el resultado general de las compras. La digitalización de los procesos ayuda mucho a reducir las desviaciones peo esto debe ser reforzado con un cambio cultural que permita a los usuarios entender la importancia de apegarse a los procedimientos y una integración del área de compra a los equipos de los usuarios para entender y anticipar sus necesidades. Reducir la complejidad de los procesos de compra es también un factor crítico para reducir la tentación o necesidad de realizar compras Maverick.

Analizando ahora la operación desde el lado del comprador, resulta interesante la siguiente pregunta ¿Cuántos proveedores son demasiados? Es claro que la consolidación de proveedores ayuda a reducir los costos, pero además de esto, es una buena herramienta para la generación de valor.

La racionalización de proveedores debe ser un proceso totalmente alineado con la estrategia del negocio y por lo tanto debe ser visto como un generador de valor que se revisa de forma permanente ante los cambios en las necesidades de la empresa y las oportunidades que presenta el mercado.

El tener muchos proveedores genera una falsa sensación de seguridad al aparentar que e tienen más opciones y por lo tanto menor dependencia y riesgo de falla, pero es claro que una menor base de proveedores facilita el crear mejores relaciones y su monitoreo. Lo anterior se puede traducir en beneficios como:

  • Apoyo técnico de los proveedores en el desarrollo de proyectos de mejora
  • Adecuación de los procesos logísticos para alinearse con la cadena de valor de la organización
  • Eliminación de desperdicios a lao largo de la cadena de suministro
  • Aprovechar las oportunidad puntuales del mercado para la reducción de costos

Los estudios realizados por Hackett Group han demostrado consistentemente una correlación entre la reducción del costo total con el contar con una menor base de proveedores.

Hay que tener presente que un exceso en la reducción de proveedores puede también tener algunos efectos negativos, como el crear una sobre dependencia de un proveedor, el perder visibilidad de lo que ocurre en el mercado, reducir la capacidad competitiva de la organización y hasta quedar en manos de un proveedor que abusa de su posición de poder.

En general, las empresas enfocan los esfuerzos de racionalización en las compras directas, pero hay que evitar que la cola del “tail spend” se haga muy grande. Los criterios de la racionalización se deben asar en un análisis de costo que evalúe aspectos como: costo de cambiar, costos logísticos, aspectos regulatorios y riesgos asociados.

No existe una respuesta a cuál es el tamaño ideal de una base d proveedores, depende de cada empresa, mercado, industria y situación, pero esta debe ser una pregunta permanente en la mente del responsable del área bajo un balance riesgo / beneficios.

La racionalización es una tarea permanente soportada en claros objetivos que puede llevar algunos años en su desarrollo considerando también, en algunos casos, el apoyo de la gestión del cambio para asegurar su consolidación y por lo tanto el alcance de los beneficios de trabajo en equipo, visibilidad y eficiencias de procesos que se pueden alcanzar.

Para mayor información consultoar “Maverick purchasing means slower, more costly purchases” publicado por APQC, “How many Suppliers are too many?, elaborado por Sue Derfler y publicado en ISM Magazine en Nov- Dec del 2017.

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