Mejores prácticas en compras 6

Una categoría de compras de alta complejidad es la relativa a trabajos de construcción, que presenta grandes retos en la definición de los alcances, su contratación y supervisión. Por otro lado, se sigue presentando el fenómeno de las compras realizadas fuera de los procesos oficiales, las famosas compras Maverick, para las cuales hay que hacer uso de las nuevas tecnologías de información en la búsqueda de su reducción.

A lo largo de la carrera profesional de un comprador seguramente encontrará una gran cantidad de retos, algunos se refieren a aprender a trabajar con una gran variedad de usuarios, otros a poder crear el nivel adecuado de relación con sus proveedores, pero también el aprender de forma acelerada todo lo referente a los productos y servicios que adquiere.

En todo este espectro encontramos dos categorías especiales, la construcción, que generalmente implica importantes inversiones y complejos procesos de aprobación, y el otro extremo, las compras Maverick que se hacen con un total descontrol.

Las compras de construcción generalmente implican múltiples proveedores trabajando de forma simultánea bajo diferentes tipos de contratos y con alcances interconectados, por lo cual la complejidad en la definición de roles y responsabilidades y la coordinación de los trabajos es un gran reto.

La estandarización de contratos es una tarea casi imposible en esta categoría y las negociaciones para alcanzarlos son muy complejas y demandan mucho tiempo, con el que generalmente no se cuenta. Existen esfuerzos de asociaciones por construir documentos consensuados, pero siempre existirá la necesidad de negociar para definir a quien protege más el contrato, para mayor detalle revisar www.consensus.org.

Entre la variedad de documentos de esta categoría tenemos como los más comunes:

  • Los asociados con el diseño arquitectónico y de ingeniería. Es un contrato de servicios básicos que abarca tareas como los esquemas de desarrollo o los planos constructivos. Al ser un trabajo intelectual, hay que dejar claro aspectos extras como el cumplimiento a regulaciones ambientales o definir claramente las responsabilidades del diseñador en los temas de calidad, exactitud técnica, coordinación del diseño, especificaciones y que finalmente incluya todo lo que se requerirá en el momento de su ejecución. Se deben analizar también aspectos de transferencia de la propiedad intelectual, quien es el dueño final de los diseños, así como también el grado de exactitud de las estimaciones iniciales de costos.
  • Los asociados con la ejecución de los trabajos. Generalmente se trabaja con un contratista principal que subcontrata a empresas especializadas algunos de los trabajos y es ahí donde se complican las responsabilidades y se incrementan los riesgos. Determinar la forma de pago, desde precio alzado hasta costos más honorarios, es uno de los primeros retos, pasando por las responsabilidades básicas, el manejo de la seguridad, las responsabilidades laborales o la documentación final de los trabajos realizados.
  • Los que existen entre el contratista principal y los subcontratistas. Si bien la empresa no debe ser responsable por este tipo de relaciones, muchos de estos acuerdos hacen referencia al acuerdo principal y se requiere que se mantengan coordinados ante posibles cambios o mejoras. Lo más importante es cuidar que se respeten los derechos y se mantenga a salvo a la empresa.

EL monto y los riesgos asociados con este tipo de compras justificaría el contar con un experto en el tema, pero la baja frecuencia de compra actúa en contra de una posición tan especializada por lo que se recomienda tener un apoyo de expertos externos que garanticen la adecuada contratación, supervisión y entrega de estos trabajos.

Por el lado de las compras Maverick, la firma de consultoría Basware, basada en un estudio realizado por The Hacket group en el Q2 del 2018, nos da un claro panorama de las causas, dimensiones y acciones sobre este importante problema para compras.

La resistencia del personal que apegarse a los procedimientos y normas de la empresa posiblemente tenga su origen en la idea que tiene el personal de que ellos pueden hacer las cosas más rápido y mejor que los departamentos especializados sin entender que cuando compran de forma directo dañan los esfuerzos del área, impactan negativamente en las utilidades, generan conflictos internos y retrasan el proceso del abastecimiento al pago.

Las causas más comunes que marca el estudio por la cual existen este tipo de compras son:

  • La cultura de compras de la empresa
  • La baja influencia de compras sobre el personal
  • Procesos y tecnología engorrosa
  • Malas políticas de gasto
  • Falta de información

Las acciones más comunes asociadas con compras Maverick son

  • Comprar de proveedores no aprobados, 74%
  • Comprar a través de canales no aprobados al proveedor correcto, 68%
  • Comprar de un proveedor aprobado productos no aprobados, 51%
  • Comprar productos no aprobados de proveedores no aprobados, 43%
  • Comprar de proveedores aprobados a diferente precio, 34%

Para enfrentar el problema, es necesario que compras desarrolle cuatro actividades principales:

  1. Desarrollar la opción para hacer compras de forma autónoma.
    • Desarrollar canales de compra accesibles a los usuarios
    • Desarrollar Marketplaces con opciones
    • Implementar capacidades para guiar al usuario con el apoyo de machine learning e inteligencia artificial
  1. Herramientas fáciles de usar
    • Crear un solo punto de contacto para iniciar el manejo de requisiciones auto manejables
    • Facilitar el proceso de compra con el uso de la experiencia de “carro de compras”
    • Ofrecer soporte en el proceso de decisión con apoyo de chatbots
  1. Comprar del proveedor correcto
    • Tener proveedores predefinidos para compras recurrentes
    • Automatizar la selección de los proveedores locales
  1. Apoyar cuando se requiere
    • Facilitar el contacto con los compradores vía un “buying desk”
    • Sistemas de asistencia automatizado basados en reglas de compras
    • Automatizar identificadores de violaciones potenciales para hacer que se realice la compra correcta

Como podemos ver, la idea detrás de todo esto es que el comprador participe lo menos posible en las tareas rutinarias y sean los sistemas los que guíen a los usuarios y aseguren el apego a los procesos simplificando los pasos y resolviendo las dudas.

Para mayor información del tema les recomiendo revisar: “Building a sound agreement, escrito por Helen Pohlig y publicado por ISM, así como “Perception vs. Reality: a report on maverick spend” publicado por Basware

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