Mejores prácticas en compras 7

Las mejores prácticas se basan en principios generales que se construyen todos los días y que no deben ser olvidados por las presiones de la operación. Una de estas tareas que deben ser realizadas con mucho cuidado es la elaboración de las RFPs que permiten identificar y seleccionar al proveedor ideal para las necesidades y condiciones de la empresa.

Una mejor práctica se define como una técnica o herramienta, que bien utilizada, en la mayoría de las ocasiones produce grandes beneficios. La definición es muy interesante, ya que utiliza dos condiciones, que se utilice bien y que funcionará la mayoría de las veces, por lo que una mejor práctica no garantiza siempre generar beneficios.

Los profesionales de compras están permanentemente en la búsqueda de mejores prácticas para responder a sus retos profesionales en las áreas de costos, riesgo, valor y sostenibilidad, aunque no existen diferentes niveles de mejores prácticas, existen algunos principios básicos que se deben cumplir en las siguientes áreas:

  • Proveedores: Deben seleccionarse en base a la calidad de sus productos y servicios, bajo los mejores términos comerciales y que estén dispuestos a competir por tu negocio con otros proveedores. Mantenerlos informados de los planes de la organización facilita el trabajo colaborativo y por lo tanto su capacidad de generar valor para nosotros.
  • Define con claridad los términos de la relación para que no haya duda sobre las responsabilidades de cada parte y las consecuencias de sus incumplimientos: el contrato es un marco de referencia, la relación debe ir mucho más allá.
  • Relación de proveedores. Construir buenas relaciones facilitará el poder resolver oportuna y adecuadamente cualquier problema. El respeto debe ser mutuo.
  • Lista de proveedores preferidos. La lista debe mantenerse revisada y actualizada como parte de la gestión del riesgo y para facilitar la respuesta oportuna a necesidades inesperadas.
  • Inventarios de seguridad. Contar con inventarios bien diseñados para que no retengan innecesariamente capital de trabajo, pero que permitan operar con márgenes de variación aceptables en los consumos y tiempos de entrega.
  • Optimizar la logística inbound para encontrar ahorros. Tener un buen sistema de rastreo de las entregas es un elemento clave del buen servicio.
  • Negociar duro pero justo, transmitir a los proveedores con claridad el mensaje de que se desean los mejores resultados basados en una sana relación
  • Información del producto. Se deben tener actualizados todos los datos relevantes del producto, precio de compra, tamaño de lote de compra y tiempo de entrega.
  • Personal: Asegurar que se cuenta con el personal entrenado y motivado para ejecutar las estrategias de suministro y alcanzar los objetivos del área y la organización.
  • Políticas. Tener claras políticas que promuevan la correcta toma de decisiones en temas críticos como conducta ética, medio ambiente y derechos humanos.
  • Información. Explotar al máximo los datos generados por la empresa y el mercado para mejorar la toma de decisiones tácticas y estratégicas.
  • Todos los miembros de la organización deben tener disciplina y apegarse en todo momento a los procesos de compras, las políticas y las guías de relación con los proveedores.
  • Integración. La operación y las decisiones del área deben estar integradas con las del resto de la organización.
  • Tecnología. Hacer uso de la mejor tecnología disponible para permitir que el trabajo del comprador de centre en las tareas estratégicas y no en las operativas.
  • Encontrar formas de motivar al personal del área y a los proveedores estratégicos.

Una buena práctica relevante para el comprador se refiere la adecuada preparación de RFPs ya que son la base para maximizar el potencial de los proveedores de generar valor para la organización.

Claramente cada solicitud es única pero existen algunos puntos básicos a considerar:

  • Una sólida introducción que introduzca claramente a la empresa y el comportamiento de la demanda de los productos o servicios.
  • Una clara descripción de los servicios y productos solicitados, esto facilitará que el proveedor solo ofrezca soluciones adecuadas a las demandas de la organización.
  • Debe quedar muy claro cuáles son los requerimiento mínimos y obligatorios que se deben cumplir. Esto debe incluir certificaciones, tecnologías, garantías o requerimientos similares.
  • Para reducir el número de proveedores, es posible que se requiera un cuestionario de precalificación que garantice el adecuado perfil del proveedor.
  • Dependiendo de la complejidad de la compra es conveniente comunicar con claridad los términos y condiciones a los que se sujetarán los proveedores en caso de ser los seleccionados. Esto puede incluir términos y condiciones generales, términos de pago, procedimientos operativos estándar o condiciones de los acuerdos de nivel de servicio.
  • Cuando la solicitud de propuesta demanda servicios, se debe ser muy claro en la descripción del alcance, solicitando al proveedor precios sobre cualquier trabajo o producto extra que considere que puede ser demandado durante la relación comercial, ten presente que es en los otros trabajos en donde generalmente se pierde el control.
  • No olvides ser muy claro sobre las fechas límites de entrega, los puntos de contacto, el proceso de presentación de las propuestas y si lo consideras adecuado, los criterios de evaluación que se utilizarán. Todo esto reducirá dudas y filtraciones, generando un proceso transparente que es altamente valorado por los participantes.

Para mayor información, consultar: “Purchasing Best Practices – Designed To Profit”  publicado por purchasing procurement center así como “The RFP framework” publicado en Inbpund logistics en Enero de 2020.

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.