Mejores prácticas en compras 8

Muchas veces las mejoras en la operación son resultado de aplicar buenas ideas de forma individual o de combinar una serie de ideas de una forma diferente, por lo que conocer las diversas formas en las que compras está logrando cumplir con sus objetivos, es esencial para mantener una mejora continua de la operación.

Conocer las mejores prácticas de la profesión es una herramienta importante para el continuo desarrollo de las habilidades de un comprador. Entre los temas que han crecido en los últimos años tenemos la parte de la gestión de contratos que ha sido reforzada como una herramienta relevante para la estrategia de transferencia en la gestión del riesgo y como un facilitador para la operación de las compras electrónicas.

La firma Contract Works publicó un documento llamado “Using KPIs to Measure Contract Management Performance” que sirve como guía para reconocer, establecer y monitorear indicadores claves en los acuerdos corporativos.

La complejidad de establecer indicadores de desempeño en los contratos es que cada uno es diferente del resto y debe ser diseñado para garantizar su adecuado funcionamiento. Para diseñar y establecer indicadores es conveniente seguir los siguientes 4 pasos:

  1. Crear objetivos que sean fácilmente medidos y controlados. Los KPIs solo existen si están alineados para soportar un objetivo o una meta del negocio.
  2. Determinar como serán medidos los objetivos. Esto implica una explicación detallada de como apoya el logro de los objetivos y no todos los indicadores deben tener la misma importancia.
  3. Revisar y analizar los resultados. Esto se puede hacer apoyado con un software de contratos para usar los indicadores como herramienta de mejora.
  4. Tomar acciones. Se deben implementar acciones para resolver los problemas y continuar promoviendo cambios positivos para la organización y sus socios.

La gestión de contratos es en muchas organizaciones un proceso interminable de intercambio de posiciones durante la negociación y modificaciones del contrato acordado para proteger los intereses de las partes.

Es importante establecer indicadores de desempeño al proceso de gestión de contratos para asegurar que se cuenta con un proceso efectivo. Los indicadores más relevantes del proceso pueden ser agrupados en 4 grandes temas:

  • Eficiencia del proceso
    • Utilización efectiva del contrato. Esto se puede medir identificando el valor de las compras realizadas bajo contratos y su participación sobre el total de las compras. Esto permite conocer también el control total del área de compras sobre el gasto total.
  • Efectividad de los contratos
    • Mejoras como resultado de los contratos. Esto implica medir los impactos reales del contrato sobre el desempeño operativo del negocio en términos de beneficios financieros, operativos e innovaciones.
    • Distribución de contratos. Identificar número de contratos por proveedor, categorías, geografías o cualquier otra agrupación que permite identificar potenciales de mejora.
    • Tasa de renovación de contratos. La renovación es un indicador indirecto de la calidad de los contratos y la fortaleza de las relaciones.
  • Valor de los contratos
    • Montos contratados. Esto puede ser analizado con diferentes perspectivas, volúmenes anuales contratados, valores remanentes de contratos así como variaciones de los volúmenes pactados contra lo ejecutado, un estándar deberá ser de menos de 10% de variación.
    • Montos de pérdidas o penalizaciones de tareas críticas que son evitados o reducidos como consecuencia de la correcta utilización de los contratos.
  • Riesgos en los contratos
    • Contratos sin renovación automática. El seguimiento de los contratos sin renovación automática es una tarea importante para evitar el vencimiento de los acuerdos y los servicios asociados.
    • Desviaciones a los contratos. Conocer las veces que se realizaron excepciones a los contratos y quienes aprobaron estas excepciones es una fuente importante de información para mejorar los contratos y los controles de la organización.
    • Contratos fuera del tiempo normal de aprobación. Es necesario tener un tiempo estándar para el procesamiento de los contratos que permita a la organización hacer una mejor planeación de los procesos de integración de proveedores. Reducir el tiempo de proceso de los contratos ayuda a mejorar el desempeño de la organización.
    • Desviaciones de calidad. Identificar el porcentaje de problemas calidad asociados con los contratos y cuales fueron resueltos adecuadamente

Para alcanzar todo esto, es necesario que se concentre la información en una base única que permita su registro, análisis y control.

En la interminable búsqueda de los compradores por contribuir con ahorros para la organización, utilizo el artículo escrito por Marc Wins llamado “Best practices to encourage procurement savings” y enlisto algunas buenas prácticas del tema:

  • Consolidar proveedores para lograr mejoras en la calidad y en los descuentos asociados al volumen
  • Reducir los gastos realizados fuera de compras, para dar más volumen a los proveedores seleccionados
  • Evitar desviaciones a los términos contratados. Las deviaciones pueden ser una forma de perder beneficios
  • Detectar oportunidades en mercado. Monitorear el desempeño de los mercados permite identificar mejoras puntuales an las compras de algunas categorías.
  • Mejorar la gestión del riesgo. Reducir dependencia de proveedores y aplicar protecciones contractuales.
  • Reducir costos del proceso de compra. Simplificar y automatizar los procesos desde la solicitud hasta el pago.
  • Poner a los proveedores a competir. Usar adecuadamente los procesos de licitación permite lograr mejores condiciones.

Para soportar todo esto se requiere invertir en las competencias de los compradores, en las herramientas tecnológicas, en entender mejor la demanda para reorientar o disminuir los consumos, así como replantar los niveles de inventarios definidos para la operación.

La búsqueda de mejora es una tarea permanente que produce adecuados retornos de inversión.

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