Mejores prácticas en compras 9

Como consecuencia de la pandemia el área de compras a tomado una nueva relevancia en las organizaciones, es por esto por lo que hay que tomar una seria de acciones para asegurar que esta nueva posición se mantenga y fortalezca en el futuro.

Los profesionales de suministro tienen que gestionar dos tipos de relaciones, las externas y las internas, el mayor reto con las segundas es cómo mantener una buena relación sin que ésta comprometa el logro de los objetivos del área y de la organización.

En un estudio realizado con 16 altos ejecutivos de las áreas de abastecimiento, así como usuarios internos, se encontraron 3 elementos importantes la gestión de la relación interna:

  1. El personal de abastecimiento y los usuarios internos son empleados de la misma organización por lo cual el trabajo colaborativo debería ser algo orgánico, sin embargo, para que esta relación se fortalezca es necesario considerar a los usuarios internos con una orientación de clientes. Para fortalecer esto es importante rediseñar los procesos del área en base a sus necesidades, así como establecer métricas altamente alineadas con sus objetivos de negocio.
  2. Crear una cultura de aliados. Las decisiones que se tomen del lado de abastecimiento deben estar totalmente soportadas por los puntos de vista y las necesidades de los usuarios, incluir a estos en el diseño de estrategias es esencial para consolidar la influencia del área.
  3. Desarrollar las habilidades suaves. El profesional en suministro requiere de habilidades duras necesarias técnicas asociadas con su trabajo diario, sin embargo, son las habilidades suaves las que facilitan la construcción de los trabajos colaborativos. El trabajar en el desarrollo de habilidades interpersonales y aplicarlas en el trato diario con los usuarios internos contribuye a un mejor ambiente de trabajo que finalmente generará resultados positivos para toda la organización.

Mucho se ha hablado sobre el crecimiento de la influencia del área como consecuencias de la pandemia, el reto ahora es como lograr que este nivel de influencia se mantenga o crezca cuando las condiciones del entorno cambien. Algunas de las acciones relevantes a considerar son:

  1. Conectar el valor que genera el área con las prioridades del negocio más allá del costo y la continuidad del negocio, documentado una lista de todos los proyectos alineados con las prioridades posteriores a la crisis.
  2. Recolectar, documentar y diseminar inteligencia acerca de las prioridades del negocio, para asegurar el alineamiento conforme se vayan mejorando las condiciones económicas, esto a través de solicitar a los gerentes de categorías mantener documentos sobre las condiciones del mercado.
  3. Transformar la imagen del área expandiendo las métricas de su tablero de desempeño más allá del costo y la continuidad del negocio, se recomienda incorporar otras prioridades como la generación de ingresos, la responsabilidad social corporativa y la velocidad de respuesta.
  4. Rastrear la alineación del área con las prioridades del negocio a lo largo del tiempo, soportándolo con una encuesta anual que valide que las acciones del área fortalecen los objetivos perseguidos por los usuarios internos.

En un estudio realizado por Gartner en el 2019, a 308 profesionales en abastecimiento, identificaron que los 10 proyectos prioritarios en las estrategias de las categorías eran:

  1. Mejorar el precio
  2. Gestión de la relación con los proveedores (SRM)
  3. Licitaciones competitivas
  4. Gestión del desempeño del proveedor
  5. Apalancamiento del gasto
  6. Benchmarking de precios
  7. Contratos multianuales
  8. Racionalización de proveedores
  9. Analítica del gasto y segmentación de proveedores
  10. Mejora continua de los proveedores

Asociado al anterior, se identificaron como los KPIs más relevantes del área a los siguientes:

  1. Ahorros mediante reducción de precio
  2. Desempeño de proveedores
  3. Evitar incrementos de precios
  4. Satisfacción de los socios de negocios
  5. Relación con proveedores
  6. Gastos bajo contrato
  7. Innovación proveniente proveedores
  8. Involucramiento con los socios de negocio

Es importante que el líder del área cuente con una lista documentada de proyectos donde el área contribuya de manera anticipada las prioridades del negocio durante la recuperación y más allá, esta lista permitirá identificar proyectos relevantes, así como los indicadores asociados. Este trabajo puede ser respaldado con un grupo responsable de categoría que aporten sus diferentes puntos de vista punto el entregable deberá ser una lista de todos los proyectos y sus conexiones con las prioridades del negocio y los indicadores de desempeño que impacten positivamente a la organización.

Por ejemplo, un proyecto para racionalizar proveedores permite a la empresa crear procesos estándares y repetitivos que mejoran la eficiencia operacional, reducen la fricción en los flujos de trabajo y también generan incentivos para convertirse en cliente preferente con el proveedor, todo esto impacta indicadores claves del negocio como la eficiencia el uso de activos, reducción en el tiempo de salida al mercado como la reducción en los tiempos ciclos de manufactura así como también en las órdenes pendientes de entrega.

Desde la perspectiva de los indicadores, si lo que se desea impactar en el crecimiento los ingresos de la organización, el área puede seleccionar indicadores como: el impacto en el margen bruto de las iniciativas del área, el número de nuevos productos desarrollados en conjunto con proveedores, ingreso generado por productos en los cual es el área estuvo involucrada o el porcentaje de gasto realizado con proveedores diversos sostenibles. Reforzando esto, el objetivo de la organización es mejorar la gestión del riesgo, el área de compras puede utilizar como indicadores algunos de los siguientes: riesgo financiero del proveedor, compliance, riesgo la calidad del producto o seguridad de los datos

La llegada de la función de suministro a la mesa de las grandes decisiones puede ser resultado de una coyuntura del mercado, pero su permanencia dependerá de la capacidad demostrar sus contribuciones de valor mediante la correcta alineación con las prioridades del negocio y el adecuado manejo de la percepción que el resto  de la organización tiene sobre sus contribuciones.

“Procurement’s role in internal “Customer orientation” , escrito por Kumar, Miller y Steward en Inside Supply Management, “4 tactics procurement can use to sustain influence as economic conditions improve” escrito por Ryan Polk.

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