Métricas en Cadena de suministro

La adecuada definición y uso de métricas es un factor relevante en la adecuada gestión de las organizaciones.  Tener claridad sobre su definición y uso, ayuda a mejorar el desempeño de cada una de las funciones en el logro de los objetivos estratégicos del negocio.

Las métricas son generalmente un tema subestimado por la alta dirección, su potencial para describir lo que está pasando en el mundo real y registrar los cambios a lo largo del tiempo es desperdiciado en muchas de las organizaciones ya que generalmente se presentan algunas de las siguientes condiciones:

  • Se miden las cosas incorrectas
  • Se cuenta con demasiadas métricas
  • No están ligadas con objetivos superiores
  • Varias de ellas se encuentran en conflicto
  • Se encuentran desactualizadas
  • No se cuenta con datos confiables
  • Nadie se siente responsable por ellas

Una forma en la cual se pueden mejorar los indicadores es respondiendo 4 simples preguntas que mostramos a continuación:

  1. Cómo se define el éxito

A sus organizaciones los indicadores establecen en base a comparativos con los competidores, alguna referencia de la industria, incrementos con relación a los resultados del año pasado o algún método similar. Sin embargo, hay que aceptar que los indicadores varían para cada organización y tienen que estar alineados las ventajas competitivas que la convierten en única por lo cual los indicadores tienen que estar relacionados con los objetivos estratégicos de la organización.

La digitalización de los procesos ha permitido a las organizaciones generar cantidades inusitadas de datos, la mayor accesibilidad de herramientas analíticas facilita qué procesamiento de esta información sin embargo, algunas organizaciones sienten que tienen que dedicar tiempo a analizar todos los datos sin tener claro lo que realmente sea relevante para la empresa y permite identificar las oportunidades y amenazas reales para la empresa, trabajar con un enfoque predictivo y no simplemente con una analítica que reporte los resultados del pasado.

Conforme cambian las condiciones del entorno, las estrategias corporativas se modifican en conjunto con sus iniciativas y por lo mismo los indicadores deben evolucionar en esa dirección.

  1. Qué métricas son relevantes

Un efectivo sistema de medición indica los indicadores claves de desempeño, KPIs, con las metas de alto nivel de la organización por lo cual trabajar de manera adecuada las métricas y los KPIs es un tema relevante. Las métricas están basadas en datos legítimos y conducen a tomar acciones para corregir las deficiencias o lograr mejoras, los KPIs son un tipo de métrica, pero no todas las métricas son necesariamente un KPI. Para que una métrica se considere un KPI tiene que estar ligada directamente con una meta, una estrategia de organización tiene que ser soportada por la alta dirección y tiene que tener un claro significado para los responsables de la operación.

Es por esto que las organizaciones sólo cuentan con un grupo pequeño de KPIs que asegura que la organización se mueva en la ruta estratégica marcada.

  1. Cómo medimos el progreso

Para ejercer un control efectivo sobre la organización no sólo se requiere contar con las métricas correctas, sino definir el intervalo adecuado de medición que permite tomar acciones oportunas que conduzcan a la mejora.

Todo inicia con establecer los indicadores claves para la organización, a partir de ahí se requiere identificar métricas operativas que sean capaces de identificar la causa raíz de los comportamientos para poder tomar acciones correctivas adecuadas y oportunas. Cuando se cuenta ya con estos claros indicadores, se requiere elaborar un tablero de control que permita toda la organización conocer el progreso de las diferentes estrategias y que conduzcan a acciones específicas para mantener a la  organización alineada con los resultados buscados a nivel operativo. En este punto en particular, es relevante cuidar que se tengan métricas balanceadas y se cuide que no sea ocasión en conflictos entre ellas o sean analizadas de forma aislada.

  1. Quién es responsable de los resultados

Un componente esencial de este proceso es definir con claridad quién es el propietario de cada una de las métricas incluyendo los KPIs. Cuando nadie es responsable por un resultado, lo más seguro es que no se alcancen los objetivos planteados. Los dueños de cada indicador deben de trabajar duro para que ésta quede bien definida y no exista ninguna confusión acerca de los resultados que se pretenden generar. Un ejemplo muy simple sería el desempeño de las entregas a tiempo, para los proveedores pueden ser interpretado como la fecha de embarque y para la organización puede ser entendido como la fecha de recepción como la falta de claridad en el indicador puede ocasionar conflictos innecesarios.

Los indicadores son uno de los elementos más importantes en la creación de ciclos cerrados de retroalimentación que permite monitorear y corregir el desempeño de las organizaciones como todo esto debe ser soportado por un modelo de reuniones de revisiones periódicas como la publicación de resultados y la disponibilidad de los recursos necesarios para alcanzar el éxito pretendido.

Responder con frecuencia estas cuatro preguntas asegura que la organización mantenga indicadores efectivos y se produzcan los resultados buscados con el menor costo y en el menor tiempo posible.

La velocidad de los cambios que se presentan en los negocios en la actualidad demanda revisar permanentemente las métricas utilizadas por la organización para asegurar que es capaz de aprovechar las oportunidades y atender las amenazas de forma oportuna, algunos de los indicadores que mejor se alinean a esta nueva realidad y que deben ser seleccionados cuidadosamente en función de su alineación con la estrategia general del negocio son los siguientes:

  1. Orden perfecta. El porcentaje de las órdenes que se entregan sin error
  2. El tiempo ciclo cash to cash. El número de días entre el pago del material y la recuperación del dinero por el pago del producto terminado
  3. El tiempo ciclo de las órdenes de los clientes. Cuánto tiempo lleva satisfacer una orden a partir te la llegada de la orden de compra
  4. El fill rate. Porcentaje de las órdenes del cliente que son satisfechas el primer embarque.
  5. El tiempo ciclo de la cadena de suministro. El tiempo que llevaría satisfacer una orden del cliente si el inventario este producto fuera cero
  6. Días inventario. El número de días que se podría operar con un inventario si no fuera resurtido.
  7. Exactitud de las facturas de transporte. Porcentaje de facturas sin error
  8. Costo de transporte por unidad. Lo que cuesta transportar cada ítem
  9. Rotación de inventario. El número de veces que una compañía rota el inventario por año.
  10. Días de ventas por cobrar. Una medición de qué tan rápido se cobra a los clientes
  11. Tiempo promedio de pago de material. Se refiere al promedio de tiempo entre la recepción del material y su pago
  12. Recepciones a tiempo. Se mide como el porcentaje de partes, o su valor, que llegan antes o en la fecha solicitada
  13. Índice de rotación de la ganancia (TEI). Es un indicador que combina el margen bruto y la rotación se calcula multiplicando la rotación de los inventarios por qué porcentaje de margen bruto. Refleja un balance entre el margen y los inventarios dice considera que debe mantenerse en un valor entre 150 y 180.
  14. Velocidad del inventario (IV). Se calcula como el porcentaje del inventario que se proyecta consumir en el siguiente periodo. Su fórmula es inventario total dividido por el inventario utilizar en base al pronóstico del próximo mes. Se estima que un valor entre 60-70% es adecuado para una empresa común y para una de alta rotación deberá ser del 75-80%.

En base a lo que he comentado es claro que no todas las organizaciones utilizan estos indicadores como KPIs pero sí puede ser parte importante de sus métricas. es importante evaluar la pertinencia de incluir los indicadores TEI e IV.

Para mayor información consultar: Creating High-Impact Supply Chain Metrics - Supply Chain 24/7 escrito por Ehap Sabri así como All 17 Key Metrics For Supply Chain Management that you ever need [updated] – Tradecloud (tradecloud1.com)

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