Negociación y persuasión

Un comprador debe dominar la negociación y la persuasión para alcanzar sus metas tácticas y avanzar rápidamente hacia sus nuevas responsabilidades como agente de cambio y constructor de estrategias.

Hay dos herramientas que ayudan al comprador a alcanzar sus objetivos cuando interactúa con otros, la negociación y la persuasión.

La negociación es una habilidad basada en la experiencia y los conocimientos adquiridos mediante entrenamiento. Existe una gran cantidad de técnicas de negociación que deben adaptarse a la personalidad y temperamento de cada negociador. Sin embargo, existen algunos principios básicos que son útiles para la mayoría de los negociadores con proveedores, como, por ejemplo:

  1. Mantener un comportamiento positivo en todo momento para crear un ambiente de confianza
  2. Solo aceptar compromisos para los cuales se está autorizado
  3. Tener claros niveles de responsabilidad dentro del personal del área que puede negociar con proveedores
  4. Tener cuidado cuando el proveedor manifiesta que está incurriendo en pérdidas en una operación, puede ser parte de una estrategia para ganar poder o ser una situación real que debe ser investigado antes de comprometer una orden.
  5. Cuidar que el proveedor no reciba información de las partes usuarias que le generan poder al conocer que es la opción seleccionada
  6. Cuando se requiere conocimiento ´técnico profundo para negociar, contar con el apoyo adecuado
  7. No dar información a un proveedor sobre las ofertas de otros
  8. Es mejor negociar en persona que por teléfono
  9. Trata de negociar con los tomadores de decisión y si no se puede define claros tiempos de respuesta
  10. Toma notas de todas las reuniones con el proveedor
  11. Nunca te apoyes en información falsa, pero tienes derecho a reservarte información,
  12. Dale al proveedor la posibilidad de corregir errores obvios en sus propuestas
  13. Mantén siempre comunicado a tus usuarios de los avances, sobre todo si espera que haya retrasos en las fechas solicitadas.
  14. Negocia solo con los proveedores que tengan oportunidades razonables de obtener la orden
  15. Siempre documenta las razones que justificaron la selección de un proveedor independientemente si hayas negociado con él.

Trabaja con los proveedores en mejorar los costos totales asociados con las compras analizando opciones como estas:

  • Descuentos sobre el precio
  • Equipo extra o entrenamientos
  • Una solución más económica que satisface la necesidad
  • Cambios a especificaciones que no impactan el desempeño
  • Mantenimientos sin costo
  • Cambios en los términos de pago

Existen 10 puntos que todo negociador debe cuidar:

  1. Define claramente la autoridad de tu contraparte
  2. Aspira alto
  3. Administra tus concesiones
  4. Mantén la iniciativa
  5. Prepara opciones para comprar tiempo
  6. Usa sabiamente tus preguntas
  7. Responde adecuadamente las preguntas
  8. Escucha a tus contrapartes
  9. Desarrolla empatía
  10. Mantente calmado

La persuasión es una competencia esencial de comprador, ya sea para liderar iniciativas de mejora o para maximizar el apego a los acuerdos existentes, la capacidad para mantener alineados a todos los stakeholders en sus decisiones es un elemento crítico para su éxito como generador de cambio.

Persuadir no es una tarea fácil cuando se buscan cambiar prácticas con los proveedores que aparentemente han funcionado por años, lograr consensos y alineamientos para modificar la relación con los proveedores demanda encontrar formas de enmarcar las propuestas para que venzan las resistencias de otros.

Se han identificado tres típicas trampas que impiden que el comprador pueda tener mayor influencia sobre otros, así como algunas soluciones típicas a cada una de estas situaciones.

La trampa número 1 se refiere a buscar persuadir sin estar abierto a ser persuadido. Se piensa que persuadir implica que la contraparte acepte lo que nosotros propongamos o solicitemos, y este enfoque el muy limitado y peligroso. El enfoque correcto de la persuasión es aplicarla como una herramienta de solución conjunta de problemas. En algunos casos solo se requiere enmarcar de forma distinta las propuestas para lograr el cambio en los otros y no pasar a la manipulación.

La segunda trampa es centrarse demasiado en probar que se tiene la razón con múltiples argumentos, esto generalmente lleva a monólogos colectivos, es decir, cada parte maneja su verdad en base a sus hechos y no busca aprender o entender a los demás. El reto es escuchar y resaltar las diferencias en las posiciones para llegar a los supuestos que las sostienen y crear oportunidades de aprendizaje. Al persuadir no se debe ser percibido como intransigente, sino como alguien creíble que busca conversaciones constructivas.

Hay que reconocer la validez de las otras perspectivas u

y evitar posiciones absolutas, hacer explícito como y porque las posiciones son diferentes demostrando respeto por la posición de otros. El enfoque debe ser “busca entender antes de buscar ser entendido”.

La última trampa común es no ver el mundo a través de los ojos de aquello que queremos influir. Se debe explorar de forma respetuosa las preocupaciones y resistencias de las contrapartes. Recordemos el enfoque de solución conjunta de problemas para que nos preocupemos en conocer las preocupaciones y objeciones de la contraparte.

Para poder influir en la mente de otros, primero debemos entender donde se encuentra para modificar nuestrsa propuestas o petición con los argumentos que harán más sentido para ellos. Considerar las posibles razones por las cuales los otros se oponen a nuestras propuestas facilita entender el porque de su rechazo y como construir argumentos que cambien su percepción de la situación.

La continua evolución de compras hacia responsabilidades estratégicas y su rol en el cambio de los modelos de operación de las empresas demanda mayores capacidades para incluir en los stakeholders por lo que la persuasión deberá ser una competencia básica.

Para mayor información, consultar “Negotiations with suppliers” publicado por la Universidad de Bradfor, y “Approaching persuasion as joint problem-solving” escrito por Jonathan Hughes y  Jessica Wadd.

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