Optimizando la logística

Los nuevos modelos de operación de la logística la vuelven una categoría de compra compleja, ya que puede ser gestionada de forma directa o mediante el apoyo de proveedores especializados como los 3PL. Definir el tipo de relación buscada, trabajar para alcanzarla y apoyarla con tecnología de información especializada es una buena forma de optimizar sus resultados.

La logística se ha vuelto un elemento clave en la competitividad de las empresas por su impacto en el costo de las operaciones y en la capacidad de responder a los cortos tiempos de servicios demandados por los clientes.

Debido a la especialización de la función, las empresas han tercerizado la mayor parte de las operaciones con proveedores de servicios logísticos que han ido evolucionando en la variedad de servicios ofrecidos, así como en el tipo de relación que se establece.

Es evidente que evolucionar de relaciones transaccionales a estratégicas con los proveedores de servicios logísticos debe proveer a la empresa de mayor valor, pero es necesario definir mecanismos claros para demostrar estos beneficios o de otra forma no existe una motivación para esta evolución.

Para algunos miembros de la organización tercerizar tareas es una forma de aceptar que la empresa no tiene la capacidad de hacer algunas tareas por lo que se resisten a esto, pero esto es aún más fuerte cuando se piensa que el 3PL debe aportar contribuciones estratégicas para la operación.

Pensando en una escala de evolución en la relación, podemos pensar en 5 niveles:

  1. El proveedor se enfoca en tareas transaccionales con un enfoque especial en reducir los costos operativos.
  2. El proveedor se centra en ofrecer una mayor gama de servicios para mejorar los procesos y tiempos de respuesta, la relación se piensa a un mediano plazo.
  3. La relación busca mejorar el desempeño de la tarea mediante un trabajo colaborativo cercano entre las partes. El enfoque es la mejora continua.
  4. Se alcanza una relación estratégica en donde el objetivo es mejorar el valor desde la perspectiva del cliente, lo que importa son los resultados y el trabajo de forma integral entre las partes.
  5. Se realizan nuevas iniciativas centradas en promover el crecimiento de las organizaciones y las ganancias asociados con éste. Las partes invierten recursos para transformar los procesos a nuevos niveles de desempeño. Los servicios están personalizados y la relación se piensa a un largo plazo.

Hay que entender que no todos los proveedores pueden alcanzar los niveles 4 y 5 o que posiblemente no estén interesados en este tipo de relación con ciertos clientes que no se alienan con sus objetivos de negocio o con los mercados que consideran prioritarios. Alcanzar altos niveles de colaboración demanda del completo compromiso de ambas partes, mientras que los 3 primeros niveles pueden ser alcanzados con una relación distante.

Lo que deben hacer las empresas es definir el tipo de relación que se quiere construir con cada 3PL e identificar la etapa de evolución en que se encuentra. Si se desea avanzar, es necesario trabajar directo con el proveedor para definir las acciones y conductas que permitirán el avance.

En el proceso de integración es necesario considerar cinco aspectos relevantes:

  • Como asegurar el menor costo y una ganancia adecuada para el 3PL. Se requiere tener visibilidad sobre los costos y los presupuesto para asegurar un balance en los beneficios financieros de ambas partes.
  • Pensar en el largo plazo y hacer a un lado la tentación de buscar nuevos proveedores ante cualquier obstáculo. Las inversiones del 3PL requieren de una seguridad en el plazo para que sean adecuadas en su costo y retorno. Esto no implica dejar de monitorear el mercado para tener referencias de costos y desempeños que sirvan para orientar el trabajo colaborativo de mejora.
  • El proveedor debe estar integrado a nivel estratégico, tácito y operativo con la organización para poder identificar las opciones para generar valor. Alinear las estrategias a nivel alta dirección es esencial como también tener una abierta comunicación en el día a día de las actividades.
  • Seguramente se presentarán problemas en las operaciones, algunas entregas fallarán o algunos costos se saldrán de presupuesto, pero eso no debe ser razón para culpar al proveedor y buscar salidas fáciles. Los eventos aislados deben ser analizados y corregidos. Defender la estrategia definida con el socio es esencial para el éxito a largo plazo.
  • Mantener como prioritario el valor, la innovación y la mejora continua siempre desde la perspectiva del consumidor final.

Estos cinco aspectos se irán logrando paulatinamente y cada uno avanzará a diferente velocidad, pero hay que identificar los que pueden ofrecer el mayor beneficio con el menor esfuerzo.

Un elemento clave es fincar claros indicadores de desempeño que reflejen el avance de la relación y la rentabilidad de los recursos asignados a su construcción. La habilidad para potenciar y capitalizar el conocimiento y la experiencia del 3P es clave para la mejora de la categoría.

Todos ESTOS esfuerzos con los 3PL pueden ser reforzados con la correcta selección y uso de un Sistema para la gestión del transporte, TMS que permite optimizar las tareas asociadas con la selección y operación de los transportistas. Un TMS permite entre otras cosas:

  • Tener una amplia variedad de opciones de transporte
  • Consolidar y optimizar los embarques
  • Mejorar la comunicación entre sistemas logísticos y financieros
  • Conocer el estatus de los embarques
  • Mejorar la documentación que acompaña al embarque
  • Hacer mejor uso de los diversos medios de transporte
  • Facilitar la emisión del reporte y la analítica de la operación

El mercado tiene una amplia variedad de ofertas de soluciones TMS por lo que es importante considerar los siguientes aspectos:

  • ¿La solución tiene asociada una amplia red de proveedores de transporte?
  • ¿Esta solución es adecuada para mi industria?
  • ¿Qué tan rápido se puede implementar la solución?
  • ¿Cuál es el TCO real de la solución?
  • ¿Qué tan fácil se integra la solución con los sistemas existentes y futuros?
  • ¿Qué tipo de soporte viene incluido?
  • ¿Qué tan fácil se puede adaptar al crecimiento de la organización?

Como toda solución tecnológica, el entender adecuadamente las necesidades, hacer un sólido caso de negocio y evaluar objetivamente las opciones, permitirá simplificar la integración de la herramienta y producirá los mayores beneficios en el menor plazo posible.

 

Para mayor información , consultar: “Helping Logistics Leaders Dene Their Transactional, Preferred and Strategic 3PLRelationships”, escrito por Gonzales, Aimi, Lisica y Rogerson, así como  “The complete buyer’s guide to Transportation Management Systems”,publicado por KUebix

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