Planes de continuidad efectivos

Los planes de continuidad se han vuelto un tema de moda ante los retos del entorno, por lo cual es necesario comprender el proceso para su elaboración y crear los sistemas internos y con los socios de negocio para asegurar que se atiende adecuadamente al riesgo como una prioridad del negocio.

Las empresas harán todo lo que esté a su alcance para evitar la ocurrencia de eventos desafortunados, pero a pesar de esto, debemos aceptar que algunos ocurrirán y hay que estar preparados para mitigar su impacto y acelerar la recuperación a la normalidad.

Los planes de continuidad del negocio (BCP), son un proceso que delinea el impacto potencial de una situación de desastre, crea las políticas para responder y audita al negocio a recuperar la operación en el menor tiempo posible, al menor costo y con el menor impacto en las variables críticas del negocio.

El proceso inicia con la capacidad que tiene la organización de identificar condiciones anormales que pueden impactar la operación. El origen puede ser desde un fenómeno natural, como un tornado o un incendio, pero puede abarcar eventos provocados por los seres humano de forma intencional, como amenazas de bomba o ciberataques. Sin importar el origen, el negocio debe revelar las amenazas potenciales y trabajar en un BCP por si se convierte en realidad.

El contenido básico de un plan de continuidad es:

  • Alcance y propósito
  • Metas y objetivos específicos
  • Roles y responsabilidades claves
  • Planes de mitigación para evitar la aparición o el impacto del evento
  • Lista de tareas requeridas para que continúe la operación
  • Detalle de qué hacer durante la emergencia
  • Respaldo de datos críticos y ubicaciones alternas para continuar la operación
  • Protocolos de mantenimiento durante la crisis
  • Coordinación con entidades de apoyo en la emergencia
  • Información de contacto del personal clave del BCP

La importancia del plan radica en que reduce el impacto negativo en los ingresos, costos, seguridad o imagen de la organización. Además, podemos mencionar otros 3 claros beneficios:

  • El negocio se sentirá más preparado para manejar lo inesperado
  • Se impactará lo menos posible el servicio al cliente durante la ocurrencia del evento
  • Se protegerá la reputación e imagen de la empresa

Para hacer un plan de continuidad del negocio básico es posible seguir estos 5 pasos:

  1. Crear un equipo para los planes de continuidad

El equipo será responsable de implementar y ejecutar los planes. El equipo deberá contener un gerente, un respaldo y un asistente administrativo por cada uno de los departamentos. Su trabajo central es preparar los estándares, realizar el entrenamiento e identificar los procesos que hagan que los planes funcionen.

  1. Realizar el análisis de impacto sobre el negocio

El trabajo es identificar los riesgos operativos, financieros y físicos asociados con las interrupciones, es lo que se conoce como un análisis impacto en el negocio BIA. El resultado es tener los riesgos identificados y documentados. Para cada riesgo se deben identificar las interdependencias entre los afectados, las dependencias en la cadena, el tiempo mínimo de recuperación de las operaciones y el personal base para soportar el negocio en una operación normal

  1. Identificar los recursos requeridos.

La atención de un evento puede requerir de recursos extras o diferentes a los normalmente utilizados que deben estar disponibles en tiempo, cantidad y calidad requerido por el plan.

  1. Explorar e implementar las estrategias de recuperación

El objetivo del plan es saber como reaccionar y recuperar la operación lo antes posible. Los planes deben tener todo el detalle requerido para su implantación.

  1. Probar los planes y hacer los ajustes necesarios.

Un plan de continuidad nunca está terminado ya que el entorno y los recursos evolucionan.

Aunque los pasos pueden parecer básicos y evidentes se requiere de mucho trabajo permanente para mantener los planes actualizados y efectivos.

Un estudio realizado por RIMS con relación a la disponibilidad de talento para la gestión del riesgo en el año 2025, identificó que existe una necesidad de que los profesionales de la gestión del riesgo desarrollen nuevas habilidades ante los retos del futuro. Solo el 32% de los líderes ejecutivos consideran que los actuales gestores del riesgo están preparados para los retos de hoy.

Existe una diferencia de percepciones entre las altas direcciones y los gestores del riesgo, mientras que el 87% de los ejecutivos reconocen al riesgo como un tema de alto valor para la organización, solamente el 46% los profesionales del tema piensan que ese es el nivel de atención que reciben.

Es claro que las instituciones educativas se están esforzando por firmar profesionales en el tema de riesgo, pero el esfuerzo es aún muy bajo ya que se estima que para 2025 solo se tendrán recursos con la adecuada preparación para el 16% de los proyectos.

La falta de atención sobre los departamentos de riesgo se puede deber a que muy pocos de ellos son generadores de ingresos, se enfocan principalmente en proteger los activos de la compañía mediante la prevención, la transferencia de riesgos y la búsqueda de soluciones a lo largo de la empresa y su cadena, y esto no los hace lo suficientemente atractivos bajo situaciones críticas de supervivencia del negocio.

No solo hay que trabajar sobre los planes de continuidad, contar con una estructura organizacional para la gestión del riesgo demanda de al menos estos elementos:

  • Apoyo efectivo de la alta dirección
  • Uso de tecnologías de información
  • Recursos humanos preparados y presupuesto
  • Profundo conocimiento del negocio
  • Habilidades interpersonales para influir en las conductas de los colaboradores

Atender al riesgo de forma proactiva siempre será mejor que improvisar respuestas a eventos que se pudieron prevenir, gestionar el riesgo es una responsabilidad colectiva de la organización y las cadenas a las que pertenece.

Pra mayor información, consultar: “5-Step Guide To Creating A Business Continuity Plan That Works”, publicado por AkitBox y “RIMS risk management talent 2025 report” publicado por RIMS.

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