Post-pandemia y la digitalización de compras

SciQuest

La pandemia ayudó a acelerar la digitalización de compras, es vital entender el impacto de esta revolución y las acciones básicas para consolidarla

Un factor importante en el desarrollo de la función de compras a una posición más estratégica es la expansión de las nuevas tecnologías que abarcan procesos desde el suministro hasta el pago, contribuyendo también a la mejora de la gestión de la relación con los proveedores, así como de los riesgos asociados con el suministro.

Gracias a estas tecnologías, los compradores modernos son capaces de:

  • Clasificar y gestionar el gasto en tiempo real
  • Realizar predicciones de la demanda
  • Evaluar los costos asociados con diferentes fuentes de suministro y medios de transporte
  • Identificar nuevas fuentes de suministro
  • Lograr ahorros sostenibles a lo largo del tiempo
  • Contribuir a las metas de sostenibilidad de la organización

El centro de interés ya no se encuentra en la parte táctica asociada esencialmente con el costo de compras o el TCO, abarca nuevas responsabilidades con un enfoque hacia la estrategia apoyada con mayor visibilidad, mejor análisis de la información y mejores decisiones que conducen a una mayor generación de valor.

Según la publicación realizada por Raj Manohar de Beroe, llamada “Procurement Digitalization in a Post-Pandemic World”, existen 5 indicadores claves del área que se integraron al inicio de la revoluco´n digital del área, en 2011, y continuarán evolucionando de acuerdo a esta tabla:

 

Indicador 2011 2015 Estimado 2022
Costo general del área como % del gasto > 0.5% ~ 0.5% < 0.5%
Entendimiento y visibilidad del gasto 15-25% 50-70% > 95%
Gasto de Cola controlado 45-55% 25-35% < 10%
Nivel de cumplimiento a contratos y políticas 45-55% 65-75% > 95%
Porcentaje de Proveedores estratégicos 45 – 55% 75-85% 100%

 

Estos cambios ocurren gracias a la simplificación de los procesos, a la mejor analítica de la información, a la automatización de las compras, al mayor apego a los contratos y la mejor comunicación y colaboración con los proveedores estratégicos.

Las herramientas tecnológicas que más impactarán en el futuro cercano de la función en el mundo post-pandemia serán:

  • La inteligencia artificial como resultado de los algoritmos de aprendizaje
  • La extracción de contenido inteligente. El mejor manejo de información no estructurada
  • Analítica predictiva avanzada. Mejor integración de datos internos de otras fuentes para construir escenarios
  • Visualización. Convertir los datos en formatos visuales para una efectiva toma de decisiones.
  • Impresoras 3D. Para acelerar la evaluación de prototipos y reducir los inventarios
  • Robótica. Aplicación de RPAs para procesos que repetitivos o que siguen patrones predeterminados
  • Para mejorar la seguridad de las transacciones
  • Para monitorear la ejecución y acelerar los procesos.
  • Realidad virtual. Una mejor percepción de a realidad y apoyo en toma de decisiones.

Hacket Group publicó, junto con Ivalua, otro documento llamado “Strengthening the Procurement-IT Partnership” en el que enfatiza la necesidad de incrementar la colaboración entre el área de abastecimiento y la de tecnología de información ya que serán clave para la transformación general de la empresa y la maximización de algunos aspectos relevantes para la organización como los retornos de la inversión, la seguridad de la información y la creación de valor. Lograr que estos equipos trabajen de manera coordinada y consistente permitirá a la empresa asimilar más rápido los cambios tecnológicos y mejorar su toma de decisiones.

El estudio afirma que como consecuencia de la pandemia, las organizaciones requieren mejorar su resiliencia y esto se refleja en 4 aspectos importantes:

  • Acelerar la transformación digital
  • Automatizar los procesos de negocio de abastecimiento
  • Desarrollar tecnologías móviles para apoyar el trabajo virtual
  • Mejorar las capacidades predictivas de la analítica

El área de tecnología de información puede jugar diferentes roles en su relación con compras y estos son percibidos de manera distinta en función del tipo de organización:

  • Las empresas de alto desempeño consideran en un 43% que juegue un rol de experto tecnológico, lo que sólo ocurre en el 16% del resto de las empresas
  • Las empresas de alto desempeño consideran al área de tecnología de información, en un 53%, como un socio de valor agregado, lo que sólo ocurre con el 18% del resto de las organizaciones
  • Para las empresas de alto desempeño, el área de tecnología de información sólo es vista en un 4% como un administrador de funciones y este número llega hasta un 45% en el resto de las organizaciones

Estas cifras como demuestra claramente cómo se requiere cambiar la visión sobre la contribución que la de tecnología puede hacer en la operación del área de abastecimiento.

Para lograr una alianza efectiva entre estas dos áreas es importante tomar en cuenta 4 factores relevantes :

  1. Una visión compartida sobre la generación de valor . El área de tecnología de información pone demasiado peso en los aspectos de los estándares de la arquitectura y los costos asociados con la tecnología, el área de abastecimiento se preocupa por el valor generado por el gasto como si no logran una visión común estos intereses pueden ocasionar fricciones innecesarias
  2. Construir equipos multifuncionales. Las áreas deberán trabajar de manera armónica en equipos con iniciativas claras.
  3. Lograr acuerdos en las especificaciones de las soluciones. Ambas partes deben coincidir en el valor que la tecnología debe aportar para la organización.
  4. El trabajo de las áreas debe estar enfocado en crear un ambiente de confianza que permita ahora mejor selección y administración de los proveedores de las tecnologías.

Para que esta colaboración entre las áreas maximice sus resultados es importante que los usuarios, el área de abastecimiento, aceleren su transformación.  Que ese proceso digital tenga una app, la apertura a la utilización de nuevas soluciones tecnológicas y está comprometido con la aplicación de herramientas analíticas sobre la información disponible. Por el lado del área de tecnología de información se requiere también una apertura a las nuevas soluciones tecnológicas, un mayor entendimiento de los procesos como la operación y los objetivos del área de abastecimiento.

Si las áreas pretenden actuar de manera independiente, implicará un alto costo para la organización, un retraso de la evolución del área, la aparición de riesgos innecesarios y en general una pérdida de oportunidades, a trabajar en conjunto, ambas áreas lograran fortalecer su posición como socios estratégicos e influenciadores importantes del negocio.

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