Procure-2-Pay se vuelve central para satisfacer demandas clave de los negocios

Los planes de las empresas y las demandas de los mercados para la digitalización del proceso de compra a pago se han acelerado y evolucionado en los últimos cinco años, pero ese cambio no es nada en comparación con la interrupción COVID-19 observada en la primera mitad de 2020.

La crisis del coronavirus hizo que todas las organizaciones reaccionaran y reconsideraran el ritmo de sus estrategias de transformación digital, que ahora a menudo deben llevarse a cabo en meses en lugar de años. Como decimos en México, "El miedo no anda en burro" , lo que significa que hay que actuar rápido.

La transformación digital (en este caso para los procesos P2P) ahora debe tener lugar lo antes posible, especialmente si está tratando de hacer coincidir las facturas con los contratos manuales que se encuentran en la oficina desierta. Las organizaciones ya no pueden pensar que situaciones como COVID-19 nunca volverán a suceder, y las empresas que no digitalizan sus procesos ahora no podrán competir ni siquiera sobrevivir.

Hoy mas que nunca es importante tener una estrategia digital P2P, considerando que los cambios que enfrentan las empresas no son solo los causados ​​por COVID-19; se trata de esas fuerzas que se magnifican por COVID-19: acomodación geopolítica que está ocurriendo en el mundo, el cambio de poderes globales, los precios del petróleo, el oro, la volatilidad del dólar estadounidense, la responsabilidad social, la sostenibilidad global, los riesgos de la cadena de suministro global, seguridad; todos estos y otros factores afectan en gran medida la “adquisición B2B”, y en consecuencia la estrategia a definir e implementar.

P2P se vuelve central

Los proveedores de soluciones P2P saben que hoy es el momento perfecto para que el área de adquisiciones genere valor para un negocio porque COVID-19 ha interrumpido las cadenas de suministro y la crisis ha demostrado que las actividades P2P se han convertido en un elemento central para mantener las operaciones de las empresas en buen camino, eficientes, y financieramente saludables (manteniendo a los proveedores saludables también), y protegido contra riesgos / fraude. Obviamente, P2P es algo más que emitir órdenes de compra y procesar facturas, sino que también incluye capacidades (lea nuestra sección SolutionMap), tales como:

  • Integración de los procesos de adquisición electrónica, facturación y pagos electrónicos entre sí y también con los procesos de gestión de proveedores y abastecimiento.
  • Mantener el gasto bajo gestión, en cumplimiento, optimizado y sin riesgos (por ejemplo, apoyando los objetivos de gestión de categoría)
  • Apoyar la planificación efectiva del flujo de caja, el monitoreo y la "optimización" (por ejemplo, con posibilidades de financiamiento de la cadena de suministro)
  • Fortalecer la colaboración de los proveedores y la gestión de las relaciones a medida que todo se vuelve virtual

Estas demandas comerciales son áreas centrales de enfoque para las empresas. Y hay otras nuevas que enumeraremos mas adelante, pero primero ilustremos cómo un entorno empresarial cambiante, una organización global en constante evolución, una competencia cada vez mayor y más preparada que se esfuerza por seguir innovando, etc., están haciendo que todas estas demandas evolucionen continuamente. Están creando un escenario P2P más complejo para todas las organizaciones que la estrategia P2P y los proveedores de soluciones deben apoyar para mantener los ojos de las empresas en el premio.

Solo como un ejemplo para ilustrar cómo están evolucionando las demandas comerciales, consideremos esto: no hace mucho tiempo, el tema más importante en las adquisiciones B2B era lograr la adopción del usuario de adquisiciones electrónicas para aumentar el gasto bajo administración. A los proveedores como BuyerQuest y Coupa se les ocurrió una interfaz de usuario similar a Amazon, que se convirtió en la función e-pro más importante.

Hoy eso no es suficiente !!!!

Ahora, la interfaz de usuario tiene más que ver con que la experiencia del usuario (UX) no solo deleite a los usuarios, sino que ahora los incluya en los flujos de trabajo inteligentes, y esta inteligencia sigue evolucionando y mejorando. El entorno empresarial cambiante sigue aumentando las nuevas demandas de procesos P2P y el valor que necesitan crear. No es una tarea fácil satisfacer esas demandas, pero es posible con las tecnologías emergentes y las plataformas de integración de sistemas actuales.

P2P se vuelve vital para el negocio

A continuación, se muestra un ejemplo de los problemas y demandas de las empresas en donde capacidades avanzadas de P2P se están volviendo vitales (de misión critica):

  • Mejoramiento de la productividad del gasto de las organizaciones (por ejemplo, gasto como porcentaje de los ingresos) y, por supuesto, generación ahorros. A medida que los Directores de Compras se convierten cada vez más en los propietarios responsables del proceso P2P, P2P se vuelve importante para entregar realmente los ahorros que se negociaron.
  • Mejoramiento de la productividad de las cuentas por pagar y las operaciones de adquisición considerando los cortes presupuestales que están sucediendo hoy en día. Todas las funciones comerciales deben ser eficientes, porque tienen presupuestos limitados y deben usar la mejora de la eficiencia para liberar su tiempo y agregar más valor.
  • Mejoramiento de la colaboración de los proveedores y la salud financiera para ayudar a los proveedores clave a superar la crisis con usted. P2P puede ayudar a proporcionar autoservicio de proveedores y diagnosticar la disposición del proveedor por ofertas agresivas de descuento por pago anticipado.
  • Maximización del flujo de caja y la eficiencia del capital de trabajo ya que "el efectivo es el rey" en este momento. Esto no solo hace que el DPO sea más largo, sino que también ayuda a los proveedores a obtener acceso al efectivo a través del financiamiento comercial. También requiere gestión de la demanda y gestión del presupuesto para reducir el consumo innecesario.
  • Mejoramiento de la eficiencia y la eficacia de la producción (por ejemplo, a través de una mejor planificación / ejecución del suministro y "colaboración de ordenes de compra"). El proceso P2P debe habilitar y sincronizarse con los flujos de productos, ¡y también los flujos de personas con la adquisición de servicios!
  • Mejoramiento de la resiliencia de las empresas para gestionar los cambios. El proceso P2P debe ser capaz de soportar el gasto de cola para necesidades dinámicas. Debe admitir acuerdos más rápidos y el cambio de proveedores a modelos virtuales. También debe permitir cambios eficientes a los contratos y pedidos existentes.
  • Creación de una vista de gasto consolidada y holística con recomendaciones inteligentes y procesables. Por ejemplo, la "compra guiada" no es solo una mejor búsqueda y solicitud de catálogo para mejorar la experiencia del usuario, sino también un proceso de gestión de gastos para satisfacer las necesidades de la categoría y las necesidades comerciales.
  • Mejoramiento de la detección temprana de riesgos y fraudes. Esto significa tener análisis inteligentes que encuentren riesgos y fraudes (consulte aquí para más información) que provienen de empleados, proveedores o ciberdelincuentes.
  • Mejoramiento de la precisión de los estados financieros y el proceso de contabilidad financiera de "registro a informe". Los datos de gasto P2P se utilizan no solo para mejorar el abastecimiento ascendente, sino también para alimentar los procesos contables posteriores. Ayudar a las finanzas a reducir la codificación contable errónea ayuda a cerrar los libros antes, pero también reduce la ineficiencia del proceso.
  • ¡Y lo más importante para apoyar los objetivos de las partes interesadas que los llevaron a comprar y pagar en primer lugar! El proceso P2P también debe ser propiedad de los propietarios del presupuesto y debe adaptarse a sus necesidades para que la gestión de P2P sea vista como un facilitador en lugar de un bloqueador de carreteras.

 

En un siguiente artículo, comentaremos una serie de preguntas de diagnóstico para ayudar a evaluar qué capacidades digitales se necesitan como organización de compras-a-pago (P2P) "posterior a COVID-19" y determinar su estrategia digital P2P.

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