Repensando las compras indirectas

Las compras indirectas ofrecen buenas oportunidades para generar valor a la organización por lo cual su tercerización debe ser cuidadosamente evaluada para no desaprovechar las oportunidades que hoy se generan con el apoyo de las nuevas tecnologías.

Pensemos en un escenario de negociación en el cual el comprador no tiene claridad sobre las fuentes de suministro, sus compras son de muy bajo volumen y esporádicas, sus usuarios han hecho un trabajo muy pobre para definir sus verdaderas necesidades y se debe encontrar una solución en el menor tiempo posible con un presupuesto muy limitado. Tomando en cuenta estas condiciones, es de esperarse que la negociación resulte compleja y que no se pueda alcanzar un óptimo resultado. Este es el escenario que se presenta muchas veces cuando se realizan lo que conocemos como compras indirectas y que para muchas organizaciones resulta poca importancia a pesar de que consumen un alto presupuesto impacta a múltiples miembros de la organización

La firma de consultoría  McKinsey publicó un artículo llamado “Indirect procurement: Insource? Outsource? Or both?” que reflexiona sobre las oportunidades que existen para generar mayor valor en este tipo de adquisiciones.

Los gastos indirectos pueden representar hasta el 18% del ingreso en algunas industrias y a pesar de esto no es considerado en la mayoría de las organizaciones como un gasto central y llega a ser ejecutado directamente por los propios usuarios del producto o servicio que se adquiere.

Partiendo de la base que las compras indirectas no son centrales para el negocio, son un candidato natural para su tercerización. A lo largo de los años como se ha descubierto que tercerizar esta función debilita al área de abastecimiento en lo general, sin producir el impacto positivo sostenible que la organización esperaba. Todo el valor capturado en los primeros años de la operación tercerizada, caen repentinamente y dejan de ser atractivos. Además, la falta de una relación estrecha entre los usuarios y los compradores impiden una abierta colaboración para la búsqueda de nuevas fuentes de valor.

Otras organizaciones, han decidido que es más efectivo optimizar las compras indirectas bajo una perspectiva estratégica capaz de generar valor para la organización. Para lograr esto, es necesario establecer prácticas rigorosas de gestión de compras, cambios en la cultura y en la mente de los usuarios así como apoyarse fuertemente en tecnologías digitales. En algunas de las organizaciones se han logrado reducciones cercanas al 15% en los costos asociados. El estudio de McKinsey indica que la tercerización de las compras indirectas captura solamente 1/4 de la oportunidad de ahorros y no permite a la compañía construir las capacidades internas que pueden ofrecer una ventaja permanente así como fuentes de resiliencia.

Es claro que no se debe descartar el tercerizar algunas compras indirectas ya que esta alternativa ofrece beneficios importantes como:

  • Inteligencia del mercado. Las empresas especializadas cuentan con los recursos necesarios para conocer la dinámica de los mercados como a proveedores, costos, precios por lo cual pueden aprovechar las oportunidades.
  • Disciplina en el proceso. Para sostener los ahorros generados, se requiere un trabajo disciplinado que reduzca los gastos fuera de control y garantice el apego a los contratos. Esto es más fácil de lograr en empresas que se dedican exclusivamente a prestar estos servicios.
  • Tecnología. Las empresas especializadas cuentan con la más moderna tecnología digital que en algunos casos tienen soluciones propietarias lo que facilita la captura de valor.
  • Mitigación de riesgo. En algunas industrias altamente reguladas, el apoyarse con intermediarios permite mitigar o transferir ciertos niveles de riesgo asociado con algunas compras en categorías indirectas.
  • Ventajas en costos. Las escalas con los cuales operan los proveedores de este tipo de servicio de su ofrecer ventajas en los precios así como también reducciones en los costos de adquisición.

Mucho se ha hablado que las ventajas que ofrece la tercerización están basadas en lo que conocemos como las “low hanging fruits” que se pueden lograr a través de consolidaciones de volúmenes pero una vez que estas opciones se acaban se requieren otras herramientas más poderosas que requieren de la colaboración de los usuarios.

Las compras indirectas deben seguir el ciclo natural de la generación de valor del suministro que se compone de 3 fases:

  1. La facilitación del valor. Esto se genera mediante la simplificación de procesos como a la adopción de tecnologías digitales como a la mayor calidad de los datos, la aplicación de herramientas analíticas, así como una cultura de mejora continua.
  2. La generación del valor. Mediante una mejor administración de la demanda asociada con los productos y servicios y la satisfacción de estas necesidades se pueden encontrar los proveedores que satisfacen de mejor manera a la organización. Para esto se pueden realizar subastas inversas concursos o análisis detallados el costo que permiten una mejor negociación
  3. Preservación del valor. los costos generados inicialmente deben llevarse a las utilidades de la organización y no perderse en otros gastos no estratégicos o no autorizados. La preservación del valor requiere un sólido proceso desde el abastecimiento hasta el pago y un mejor control de los gastos realizados por toda la organización.

Estas son algunas de las principales razones por las cuales los proveedores de tercerización de compras pierden impacto en la generación de beneficios:

  • Se pone demasiado énfasis en la selección de proveedores basados exclusivamente en precios
  • No se construyen sólidas relaciones con los proveedores
  • No se alinean adecuadamente los incentivos entre el proveedor y el cliente

Sin embargo, estas razones no eliminan los beneficios que se pueden obtener cuando se hace una correcta tercerización eligiendo categorías que no tienen un alto impacto estratégico y que son simples de administrar ya que no demandan procesos robustos o habilidades especiales. Claramente cualquier categoría de baja importancia que demanda bajas competencias y que no se ve directamente afectada por la economía de escalas puede ser un buen candidato para su tercerización.

Las compras indirectas son una función que tiene impacto sobre la operación del negocio y que puede ofrecer valor cuando se administran adecuadamente pero, ciertas categorías pueden ser tercerizadas en el corto plazo para maximizar los beneficios o de manera definitiva considerando el costo beneficio que esto representa.

Como resultado del análisis de la factibilidad de tercerizar se deberán realizar inversiones en el personal, en los procesos y en las herramientas digitales con los que opera el área en la búsqueda de la maximización del valor.

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