RESPUESTA DE CORONAVIRUS: considere estos proveedores de tecnología de adquisición para ayudarlo a superar la pandemia de COVID-19

supply risk

El equipo de analistas de Spend Matters se reunió virtualmente esta semana en una sesión de lluvia de ideas de emergencia sobre el brote de coronavirus. El propósito era revisar nuestra investigación existente e identificar los grupos más críticos de proveedores de tecnología de adquisición por tipo (y luego proveedores seleccionados dentro de cada uno) para ayudar a las organizaciones de adquisición a gestionar a través de la pandemia COVID-19. Y los dividimos a 5 temas que a continuación comentamos.

Tema 1: Gestión del riesgo de suministro

Las soluciones especializadas de gestión de riesgos de suministro, como RiskMethods, Resilience360 y EcoVadis / CyberVadis están preparadas para una crisis como la pandemia actual. Si bien cada proveedor de tecnología mencionado anteriormente es diferente, pueden ayudar a responder una variedad de preguntas.

  • ¿En qué países hace negocios mi empresa con proveedores en el nivel uno? Nivel dos? Nivel tres? Etc.
  • ¿Qué proveedores están afectados por COVID-19 y qué debo hacer al respecto?
  • ¿Serán amenazados financieramente debido a COVID-19?
  • ¿Tengo riesgos de suministro en categorías críticas debido a COVID-19?
  • ¿Hay algo que pueda hacer si los proveedores tienen un alto riesgo individual?
  • ¿Cómo enfoco la atención en los artículos donde los precios de los productos básicos (y los posibles plazos de entrega) se ven afectados?
  • ¿Qué carriles de transporte se ven afectados? ¿Dónde está mi carga / contenedores hoy? ¿Pueden esperarse retrasos u otros factores de riesgo más abajo en la cadena de suministro de entrada antes de que llegue a mis instalaciones? Por ejemplo, los puertos de la costa oeste están muriendo por la capacidad de los buques portacontenedores porque muchos buques están inactivos en China en condiciones de cuarentena.
  • ¿Cuáles de mis proveedores afectados son potencialmente insostenibles en sus prácticas (que podrían ser los principales indicadores de otros factores de riesgo)?
  • ¿Los malos actores utilizan la crisis para penetrar en los sistemas corporativos con estafas de phishing dirigidas a proveedores vulnerables que inician sesión en los sistemas de adquisición?

Además, los proveedores como LegalSifter, Seal Software (adquirido por DocuSign) y Conga (que compró Counselytics) pueden ofrecer capacidades específicas que aprovechan la inteligencia artificial y el análisis semántico para ayudar a determinar no solo el riesgo de disponibilidad del suministro sino también el riesgo del contrato:

  • ¿Qué contratos se ven afectados (descubrimiento de contrato) por COVID-19 y cuál es mi exposición al riesgo de obligación financiera (por ejemplo, sanciones por no alcanzar los mínimos contractuales)?
  • ¿Cuál es el nivel de riesgo específico del incidente en los contratos debido a COVID-19?
  • ¿Dónde puedo potencialmente salir de un acuerdo con fuerza mayor debido a COVID-19?

Tema 2: Abastecimiento y gestión de productos (Abastecimiento avanzado, Abastecimiento directo / Gestión de productos, etc.)

El suministro directo de materiales, incluida la capacidad de gestión de la lista de materiales que permite la visibilidad a nivel parcial, la gestión de proveedores, la gestión de eventos / ofertas, la prueba de calidad / primer artículo y las capacidades relacionadas son fundamentales para calificar rápidamente nuevas cadenas de suministro, incluso con proveedores existentes. Los proveedores que más despiertan nuestro interés aquí son Allocation Network, Coupa, Jaggaer y Synertrade.

Además, las tecnologías avanzadas de abastecimiento pueden ayudar a establecer una cadena de suministro ideal basada en las nuevas restricciones que pueden introducirse con COVID-19 (por ejemplo, evitar proveedores en ciertos países por un período específico de tiempo, ir al productor / fábrica directamente para los ingredientes, etc. ), Coupa el mejor proveedor de optimización de abastecimiento de su clase (basado en tecnología adquirida de Trade Extensions), pero Jaggaer (mejorado por tecnología adquirida de Pool4Tool) también ofrece una capacidad atractiva, entre otros.

Si bien cada proveedor de tecnología mencionado anteriormente es diferente, pueden ayudar a responder una variedad de preguntas.

Éstos incluyen:

  • ¿Cómo identifico todos los productos relacionados que necesitan recursos?
  • ¿Cómo encuentro nuevos proveedores si es necesario?
  • ¿Cómo identifico y califico rápidamente a los nuevos proveedores según sea necesario (según la categoría específica y / o los requisitos de fabricación)
  • ¿Cómo involucro a todos los interesados para obtener la aprobación rápida del proyecto?
  • ¿Cómo comienzo rápidamente nuevos proyectos, obtengo ofertas, reduzco contratos y bloqueo el suministro disponible?
  • ¿Cómo identifico todo lo que necesito para mantener una línea de producción en funcionamiento para un producto clave? (BoM)
  • ¿Cómo abordo y gestiono la calidad (tanto la prueba del primer artículo como la continua)?
  • ¿Cómo puedo involucrarme y desarrollar proveedores estratégicos o en riesgo que sean críticos para la continuidad del negocio?
  • ¿Cómo divido mejor la demanda en múltiples opciones de suministro para maximizar la garantía de suministro?
  • ¿Cómo tomo decisiones de adjudicación óptimas basadas en restricciones comerciales flexibles (y cambiantes)?

Tema 3: Análisis avanzado de adquisiciones (gestión de productos, planificación de oferta / demanda, etc.)

Este tema se centra en el análisis de gastos, adquisiciones y cadena de suministro que va más allá de lo básico, como: informes de gastos por categoría,, reportes de gastos de proveedores, análisis de tendencias básicas, etc.

En respuesta a COVID-19 (durante las fases aguda y de recuperación), los análisis avanzados pueden ayudar a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La analítica avanzada se puede dividir en diferentes categorías, pero puede proporcionar:

  • Visión predictiva real sobre el costo y el rendimiento futuros basados en tendencias actuales (y no solo históricas)
  • Nuevas oportunidades basadas en datos (casi) en tiempo real utilizando información basada en inteligencia artificial / aprendizaje automático
  • Conocimiento profundo de los costos y la disponibilidad de la comunidad y del mercado utilizando inteligencia comunitaria (anónima)
  • Orientación prescriptiva basada en las mejores prácticas para la situación en cuestión.
  • Soporte incorporado para análisis de materiales directos globales, incluidos análisis de productos, consideraciones de cambio de divisas, etc.

Además, las soluciones analíticas avanzadas pueden proporcionar análisis hipotéticos basados ​​en escenarios esperados, identificar fuentes de suministro adicionales (pero desconocidas para la organización) dentro de la base de suministro (basadas en relaciones entre divisiones y geografías y gastos fuera de contrato) , identifique productos adicionales que pertenezcan a categorías en riesgo para asegurarse de que se (reabastecen) antes de que surja la falta de disponibilidad del suministro, e incluso identifique productos que puedan obtenerse de manera instantánea e incluso sin un análisis detallado de precios (ya que los precios del mercado han aún no se ha visto afectado), lo que permite que el equipo de abastecimiento se centre en las categorías más críticas.

Los proveedores que captan nuestra atención aquí son Levadata (que puede hacer análisis de categoría automáticos e incluso abastecerse en la cadena de suministro de productos electrónicos), Sievo (que es uno de los últimos proveedores de análisis de compras de la mejor clase que no se ha adquirido y que ha adquirido conocimiento muy profundo de la comunidad sobre productos y categorías directos) y Suplari (con nueva tecnología de inteligencia artificial que puede generar ideas que no solo identifican oportunidades para ahorrar hoy, sino que, con los ajustes correctos, oportunidades para evitar pérdidas mañana).

Si bien cada proveedor de tecnología mencionado anteriormente es diferente, pueden ayudar a responder una variedad de preguntas que incluyen:

  • ¿Cuánto estoy pagando ahora por un producto y cuánto debo pagar según los precios de los productos básicos y la volatilidad de la moneda de hoy (si puedo asegurar nuevas fuentes de suministro rápidamente)?
  • ¿Cómo afecta una caída significativa en la disponibilidad del suministro (debido a cierres de fábricas, cierres de fronteras, etc.) afectar los precios y la garantía del suministro?
    Inversamente, ¿cómo una caída significativa en la demanda (consumidor / negocio) impulsa las decisiones de abastecimiento hacia arriba con proveedores dependientes?
  • ¿Cómo traduzco los requisitos de volumen a proveedores de nivel n? (Como el riesgo de garantía de suministro puede ser muchos niveles más bajo)
  • ¿Cuál es la responsabilidad de la organización si no puede satisfacer las demandas aguas arriba y cómo distribuye mejor la oferta limitada durante los tiempos difíciles?
  • ¿Cómo traduzco la abundancia de la oferta (debido a la caída de la demanda) a través de los canales de los clientes, especialmente si está en el almacén?
  • ¿Cómo identifico el impacto futuro de la próxima escasez de la cadena de suministro (una parte requiere una materia prima, pero tiene dos niveles en la cadena y la necesidad de esa materia prima está oculta)?
  • ¿Cómo detecto variaciones inesperadas de precios tempranas o tardías? (¡El papel higiénico corporativo!)
  • ¿Cómo evalúo y comparo el costo de la seguridad múltiple o las opciones de mitigación de riesgos frente a mí?
  • ¿Cómo evalúo el riesgo de un proveedor individual con datos provenientes de múltiples fuentes?
  • ¿Cómo entiendo el impacto en el costo de la falla del proveedor?
  • ¿Cómo entiendo el impacto en el costo de la disponibilidad de materia prima?
  • ¿Cómo priorizo ​​las categorías para abordar primero?
  • ¿Cómo identifico valores atípicos que podrían significar problemas u oportunidades futuros?

Tema 4: Financiación / P2P / Capital de trabajo / Pagos

Los mundos de la intersección de las iniciativas de adquisición a pago lideradas por las adquisiciones y las finanzas (P2P), a diferencia de los programas separados, son cada vez más convergentes. Cuando las adquisiciones y las finanzas se unen para respaldar las adquisiciones transaccionales y las cuentas por pagar (ya sea, o idealmente, ambas juntas), hace posible crear y escalar capital de trabajo, financiamiento y programas de pago que brindan el potencial de crear una mayor capacidad de recuperación dentro de ambos organización y cadena de suministro.

Los proveedores que pueden habilitar este tipo de capacidad incluyen Basware, Coupa, Taulia y Tradeshift. Si bien cada uno de estos proveedores de tecnología es diferente, pueden ayudar a responder una variedad de preguntas que incluyen:

  • ¿Cómo preservamos el efectivo?
  • ¿Cómo desplegamos efectivo?
  • ¿Cómo reducimos el riesgo mientras desplegamos efectivo?
  • ¿Cómo recaudamos efectivo para apoyar el aumento en la demanda de capital de trabajo basado en la demanda de los clientes (por ejemplo, Walmart)?

5) Protección contra fraudes, P2P y gestión de proveedores: ¡los malos momentos sacan lo peor de todos y los estafadores se regocijan!

Las crisis son notorias por dos cosas: sacar lo mejor de las personas y sacar lo peor de las personas. Aquí es donde descubres quiénes son los verdaderos héroes de tu organización y los verdaderos villanos que podrían intentar aprovecharse de tus dificultades (y las dificultades de la humanidad en general).

Aquí también es donde un estafador en la base de suministros, actuando solo o conspirando con su organización, podría hacer todo lo posible para obtener una factura falsa en la puerta, o al menos instrucciones de pago falsas. Aquí es donde no solo emplearán una gama completa de tecnología de ataque cibernético, sino que llevarán su investigación e ingeniería social al siguiente nivel.

Por lo tanto, a pesar de que podría pensar que la garantía de suministro crítica (a cualquier costo razonable) y la protección de los empleados (cuando viaja) son el "trabajo uno" en el entorno actual, y estaría en lo cierto, no puede ignorar el fraude. De hecho, aun cuando el reabastecimiento, el control de costos (donde la demanda está cayendo), la gestión de riesgos emergentes, la sostenibilidad del proveedor (donde es crítico) y las opciones de pago anticipado y financiamiento (temas que ya cubrimos) son críticos, no tienen en cuenta el elemento nefasto De la humanidad.

Es por eso que consideramos que los proveedores como AppZen, APEX Analytix y ConnXus serán críticos para incluir en la gestión de su cadena de suministro y en la planificación de respuesta a crisis para asegurarse de que los proveedores que seleccione sean reales, los pagos que envíe se destinen a su destino, y obtiene lo que está pagando (y no lo paga dos veces).

Si bien cada proveedor de tecnología mencionado anteriormente es diferente, pueden ayudar a responder una variedad de preguntas que incluyen:

  • ¿Es el proveedor una entidad válida? ¿Y uno con el que pueda hacer negocios de manera segura?
  • ¿El individuo representa al proveedor o entidad al que está reclamando?
  • ¿Es el correo electrónico o la confirmación de pedido / factura obviamente incompleta que recibió una estafa de phishing?
  • ¿El proveedor está tratando de aprovechar la circunstancia y el aumento de precios? Y, si es así, ¿están violando un contrato?
  • ¿Cómo protejo AP / GL al establecer nuevos proveedores rápidamente y cortar cheques / hacer ACH / cable para fondos de emergencia?
  • ¿Es la factura completamente legítima? (Los estafadores intentarán interceptar facturas válidas, alterar la información bancaria / de pago y volver a enviar con "corrección").
  • ¿Cómo los empleados bien intencionados que intentan abastecer sus oficinas (o los empleados no bien intencionados que intentan abastecer sus casas) que compran artículos no aprobados afectan el flujo de caja y las finanzas de la organización?
    En caso de limitarse a catálogos aprobados o portales de compra (como Amazon Business).
    Si los empleados se enferman, se ponen en cuarentena o quedan atrapados en el extranjero, ¿cómo los reemplaza temporalmente de manera segura? (¿A quién utiliza para la gestión de contratistas independientes? ¿Fiverr?)
  • ¿Deberías ir-valla reemplazado talento para minimizar el riesgo? (Use CW / S como ShiftGig y Field Nation).
    Si contrata a contratistas independientes, ¿cómo verifica su trabajo? (tarjetas de tiempo y envío de facturas validadas aunque ...)

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