Retos de la demanda y uso adecuado de contratos

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Cuando se comprende que las cadenas de suministro son un ecosistema que debe ser visualizado como un todo integrado, se valora la importancia de trabajar en base a una misma realidad de la demanda y bajo acuerdos formales de cooperación de acuerdo con valor que cada miembro puede aportar a la eficiencia total.

Los impactos causados por la pandemia irán tomando formas conforme las economías recuperan sus operaciones, algunos pueden ser anticipados en base a experiencias similares, otros irán apareciendo conforme se ajusten los mercados.

Un fenómeno del que se ha hablado mucho en los últimos años es el “efecto látigo”, que es resultado de la distorsión de la demanda a lo largo de la cadena de suministro debido a variaciones en el consumo que no son claramente visualizadas por el resto de los miembros de la cadena. La posibilidad de que éste se presente en este momento es muy alta, debido a que se presentan varias de las situaciones que lo provocan:

  • Las señales de la demanda están alteradas y los pronósticos han perdido validez, por lo cual es posible que se reaccione de forma equivocada a la demanda real.
  • Debido a las limitantes en la producción, se trabaja en un ambiente de racionalización que hace que las partes incrementen su demanda de forma artificial para compensar los faltantes en las entregas.
  • Las empresas siguen adquiriendo productos en lotes, lo que altera la realidad sobre la demanda
  • Algunas empresas utilizan estrategias de reducción de precio para compensar los volúmenes de ventas y esto tiende a incrementar la demanda de forma artificial.

Claramente la alteración de la demanda genera movimientos en tiempos de entrega, precios y disponibilidad y esto se refleja en problemas en la planeación de la manufactura y las compras de componentes y productos terminados.

El gran reto para los miembros de una cadena de suministro es tomar consciencia de este fenómeno y abrir canales de comunicación con todos sus socios para determinar con claridad la demanda real, al eliminar todos estos efectos causados por los precios, lotes, racionalización y precios de promoción. Mientras más rápido se logre estabilizar la demanda, los efectos negativos sobre los inventarios sin movimiento y los paros en producción serán menores.

En estos momentos los pronósticos basados en la demanda histórica son de muy poca utilidad, se deben construir posibles escenarios a nivel cadena y concentrar los esfuerzos en una misma dirección. Dejar que cada miembro de la cadena, o que cada función dentro de la empresa decida su propia realidad de la demanda, tiene como destino el colapso de la cadena.

En un tema colateral, sabemos que los contratos tienen varias funciones en la gestión de proveedores, por un lado, permiten crear los mecanismos para asegurar que los proveedores se mantengan alineados con los objetivos de la organización, también sirven para gestionar los riesgos mediante el uso de mecanismos de transferencia de riesgo y modelos de reconocimiento del buen desempeño, finalmente puede también ser una forma de guiar al proveedor hacia la generación de valor.

Las empresas han adoptado como una medida de desempeño de la función de abastecimiento el porcentaje de compras realizadas bajo contrato, ya que esto implica que se están realizando y cumpliendo los términos y condiciones que le convienen a la empresa, al estar sujeto a los T&C y los SLAs predefinidos.

Los contratos son estructurados de acuerdo con la importancia del proveedor para la organización y las condiciones del mercado. Una típica clasificación es dividirlos en 3 categorías: estratégicos, en desarrollo o transaccionales.

Los contratos para los proveedores estratégicos manejan un lenguaje orientado a la cooperación para identificar y desarrollar valor y nuevas oportunidades de negocio, utilizando modelos que aseguren un precio adecuado para ambas partes y además compromete a las altas direcciones de ambas organizaciones a trabajar alineados con objetivos estratégicos que aseguren la excelencia operativa y financiera de todos.

Una característica particular de los contratos con proveedores estratégicos es en relación con la cláusula de Fuerza Mayor, en donde las partes se comprometen a hacer su mejor esfuerzo para proteger los intereses de la contraparte. Bajo las condiciones presentadas por la pandemia, esta cláusula toma una relevancia importante, ya que es momento de demostrar el trato preferencial que se ofrece a los socios de negocio.

Los contratos para proveedores en desarrollo utilizan un lenguaje más orientado al cumplimiento de las variables básicas como calidad de entrega y niveles de servicio, con claras metas a cumplir y ciertas penalizaciones asociadas en caso de incumplimiento. En estos casos los indicadores son prácticos y con revisiones poco frecuentes.

Con los proveedores transaccionales, es posible que la relación se rija simplemente por los términos y condiciones marcados por la orden de compra.

Consideremos también que los contratos tienen algunas otras connotaciones emocionales en las relaciones, cuando se le ofrece un contrato, el proveedor puede interpretarlo como un reconocimiento a su buen desempeño o una intención de trabajar a un plazo mayor, al interior de la empresa el mensaje es también relevante, ya que puede interpretarse como un acercamiento mayor con esta fuente de suministro.

Realizar compras spot permite a la organización conocer lo que está ocurriendo en el mercado en términos de precios, disponibilidad, tecnología, servicios asociados o innovaciones, por lo cual no debe ser un tema que se elimine completamente debido al mayor uso de contratos.

Los contratos deben estar claramente alineados al tipo de valor generado por el proveedor, pero deben ser utilizados de forma adecuada para fomentar la competencia y la mejora continua.

Trabajar con metas comunes compartiendo una misma realidad debe ser una actitud motivada por los contratos que contribuyan también a reducir en todo lo posible los impactos del “efecto látigo”.

Para mayor información, revisar: “What procurement managers should expect from a “Bullwhip on crack””, escrito por Matt Leonard, “Determine on contract needs”, escrito por Robert Goss

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