Riesgo en regulados y gestión de contratos

El riesgo es un tema complejo que debe ser atendido de forma adecuada bajo diferentes situaciones e industrias, pero esto se vuelve prioritario en industrias reguladas y cuando se trabaja con contratistas.

Hablamos de riesgo como un término genérico, pero es un hecho que tiene muchas interpretaciones y ángulos en función de su campo de aplicación. En este caso resulta importante hablar de riesgo asociado con el abastecimiento en sectores altamente regulados. Como ejemplo de estas industrias en Estados Unidos tenemos la de la manufactura de petróleo que debe cumplir con 25,482 regulaciones o la generación, transmisión y distribución de energía eléctrica que tiene que satisfacer 20,959, estando la manufactura automotriz como la tercera con 16,757, Otras industrias que tienen este tipo de control son el transporte aéreo, la pesca o la farmacéutica que deben ser muy transparentes en su operación y para las cuales la gestión del riesgo es una misión crítica.

Es claro que para atender el problema se requieren combinar esfuerzos humanos, crear una cultura de cumplimiento y tener sólidos procesos, pero todo esto ya no es suficiente si no se apoya con tecnología de información que permita tener visibilidad sobre el gasto, los procesos, la base de proveedores y el desempeño de los contratos.

Algunos responsables de compras prefieren ignorar el tema y pensar que todo funciona bien, pero otros han entendido que el riesgo asociado con los proveedores debe ser atendido como una muestra de madurez del área que cada vez influye más en los resultados del negocio.

EL reto es asegurar, seguramente con el apoyo en alguna tecnología, lo siguiente:

  • Ayudar a todos lo que participan en el ciclo de compras a cumplir con las regulaciones pertinentes, esto implica; proveedores, usuarios, personal del corporativo.
  • Tener visibilidad en tiempo real de lo que ocurre dentro de la empresa y su cadena
  • Rastrear los cambios regulatorios que impactan al negocio y asegurar que todos se actualizan
  • Revisar, validar y certificar a los proveedores aprobados
  • Analizar de forma fácil y rápida el gasto total de la empresa
  • Tener una gestión automatizada de los contratos
  • Colaborar de cerca con proveedores para generar innovaciones.

Invertir en tecnología para compras es algo que no está en las prioridades del negocio y si a esto le sumamos que estamos invirtiendo en algo que posiblemente nunca pasará, esto lo hace aún más difícil, pero con el riesgo siempre para eso, solo nos acordamos del tema cuando pasa algo grave y nos lamentamos el no haber actuado proactivamente.

Gestionar el riesgo no solo nos elimina el tener que pagar por incumplimiento, apoya en la generación de ingreso al poder tomar decisiones con mayor velocidad y asegurar que los ahorros generados se concreten.

Recordemos lo que le ocurrió a Ford y Chrysler como consecuencia del tsunami del 2011, que no pudieron vender ciertos colores de vehículos porque la planta que fabricaba el pigmento base se encontraba en la prefectura dañada y no pudo continuar produciendo a pesar de no tener problemas estructurales.

En general es muy complicado medir el impacto indirecto de las fallas en el abastecimiento, su influencia sobre los inversionistas, cuerpos reguladores y consumidores. En mercados tan competitivos como los de hoy, cualquier incidente es amplificado a través del internet y las redes sociales y esto impacta uno de los valores más grandes de la empresa, la confianza. La confianza se debe entender como algo múltiple y relacional, esto significa que cualquier cosa que pase en cualquier parte de la organización, incluyendo su cadena de suministro, puede mejorarla o dañarla.

Los riesgos que se presenten en el proceso del suministro al pago, S2P, no pueden ser ignorados en ninguna de sus dimensiones, financiera, de reputación o de sostenibilidad, por lo que deben ser atendidas con una sólida estructura administrativa.

Algunas señales de que la empresa requiere de sistematizar su gestión del riesgo son:

  • Datos esenciales son almacenados en hojas de cálculo
  • No hay un claro control sobre el gasto
  • Generar un reporte asociado a cumplimientos consume mucho tiempo
  • No se tiene control sobre los contratos
  • No hay claridad sobre quien es responsable de que en temas de exposición al riesgo.
  • No se tiene control sobre el desempeño de los proveedores

Para atender estos problemas se deben aplicar las siguientes acciones:

  • Realiza auditorías internas e identifica las brechas
  • Define claramente tus requerimientos antes de adquirir cualquier tecnología
  • Aprende de las experiencias de otros
  • Concéntrate en los temas que te generan el 80% de los problemas
  • Estructura un sólido caso que demuestre la importancia del tema
  • Comparte el mérito de los éxitos del proceso
  • Aprende de tus errores y mejora permanentemente tu sistema de gestión

 

Asociado con este tema, se encuentra la calificación y gestión de los contratistas que pueden involucrar a la empresa en problemas de demandas, daños a la reputación, pérdida de negocios o sanciones legales si no son adecuadamente gestionados.

Cuando se trabaja con los contratistas solo para disminuir costos y no para la generación de valor se tienden a correr más riesgos en las relaciones ya que se dejan de atender algunos aspectos regulatorios o de seguridad relevantes.

Los proveedores deben seguir un claro ciclo de gestión:

  • Precalificación. Identificado en base a los estándares de seguridad de la empresa y su perfil de riesgo
  • Las regulaciones están en constante cambio por lo cual la gestión del desempeño de los contratistas debe tomar en cuenta esto.
  • Se deben tener tableros de control que indiquen claramente el desempeño de los Contratistas para tomar acciones oportunas
  • Recalificación. Los proveedores deben ser sometidos a auditorías para asegurar su desempeño y hacer los ajustes pertinentes.

Concentrar la gestión de los contratistas en una sola área ayuda a reducir los riesgos, la experiencia indica que una persona de tiempo completo puede gestionar la información de alrededor de 200 contratistas y esto debe ser considerado como parte del costo de administración. Tengamos presente que el costo de incumplir es muchas veces más grande que el costo de esta persona.

Para mayor detalle, les recomiendo consultar: “Managing procurement risk in highly regulated sectors” publicado por Determine y “Streamlined contracted qualification and Management”, publicado por Avetta.

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