Secretos de la colaboración

La esencia de la colaboración está en la forma en que nos comunicamos y respetamos las ideas de otros. Invertir en habilidades suaves es un elemento clave para lograr que la colaboración se consolide como un transformador de nuestras cadenas de suministro.

Es muy fácil hablar de colaboración en los diferentes ambientes de negocios, pero cuando hay que explicar cómo lograrlo y mantenerlo las cosas se ponen complicadas, es por eso que el artículo “Cracking the Code of Sustained Collaboration” de Francesa Gino en HBR resulta muy interesante de analizar.

Muchos líderes consideran que la colaboración es un valor organizacional que se debe cultivar y no como una habilidad que se debe de enseñar. Se piensa que la colaboración se alcanza cuando se opera en oficinas abiertas o simplemente porque se define formalmente como una meta de la organización. Estas pequeñas acciones logran dar un pequeño impulso a la colaboración, pero son efímeras y no logran convertir a la colaboración en algo permanente para la empresa.

Las empresas que logran una colaboración sostenida se enfocan en un enfoque psicológico y no tanto físico. La colaboración se consolida cuando se enfoca con seis técnicas de entrenamiento que permiten a todos:

  • Trabajar juntos
  • Aprender de cada uno de ellos
  • Superar los obstáculos mentales para estas dos actividades, que generalmente son: una oposición permanente a las ideas de otros, falta de confianza con todos y con todo y un fuerte egoísmo.

Cuando una organización logra una colaboración madura es fácil identificar ciertas actitudes mentales como el respeto por la colaboración de otros, la apertura para experimentar con las ideas de otros y el entender que las acciones que uno realiza afectan el trabajo de otros y los resultados generales.

La colaboración se basa en promover conexiones amplias y consistentes entre diferentes personas, la idea central es escuchar y explorar las ideas de otros, compartir las propias y seleccionar e impulsar las mejores para todos.

Las seis técnicas que la autora propone utilizar para cultivar la colaboración son:

  1. Enseñar a la gente a escuchar y no solo a hablar. En general los negocios reconocen a aquellos que se venden bien, aquellos que son capaces de persuadir, y en algunos casos coersionar, a otros para lograr lo que se proponen. En un ambiente laboral competitivo el resto es destacar sobre los demás, es por eso que mientras otros hablan, el resto no está escuchando, está pensando que es lo que va a decir. Las personas están ansiosas por convencer a todos que sus ideas son mejores y por lo mismo se generan discusiones innecesarias y se pierden grandes oportunidades de aprovechar buenas ideas. Al final, estas actitudes van en contra de un real trabajo en equipo. Cuando se escucha, se requiere hacer a un lado los egos y enfocarse en entender la situación y las ideas de otros. Para escuchar mejor es conveniente usar una escucha activa, que lleva a todos a hacer preguntas que ayudan a entender con mayor amplitud la ideas y permiten al presentador profundizar en sus planteamientos y por lo tanto enriquecerlos para el bien de la organización. Escuchar implica enfocarse en el otro, escuchar lo que se dice y lo que no se dice, entender el tono de las palabras, las emociones que se expresan y el lenguaje corporal. Aprender a escuchar implica también sentirse a gusto con el silencio, lo que es muy difícil para aquellos que están enamorados de escuchar el sonido de su voz y tienden a dominar las conversaciones.

 

  1. Utilizar la empatía. La colaboración demanda asumir que todos los involucrados, sin importar su posición o función, son inteligentes, cuidadosos y están comprometidos, con esta mentalidad es más fácil entender que otros tienen puntos de vista diferentes validos que deben ser tomados en cuenta. Para fomentar la empatía se debe trabajar en equipo buscando expandir el pensamiento planteado por un miembro del equipo, el enfoque de la discusión no debe de impulsar las ideas personales, sino ampliar la propuesta inicial.
  1. Ayudar a que la gente se sienta a gusto cuando recibe retroalimentación. La colaboración requiere de dar y recibir retroalimentación desde una posición de influencia y no de autoridad. Para fortalecer la retroalimentación es importante discutir abiertamente porque tenemos aversión a este proceso así como aprender a construir una buena retroalimentación basada en tres elementos: ser directos en lo que se dice, ser claro sobre la conducta particular que se atiende y el impacto de esta conducta sobre el resto de los miembros del equipo. Es importante dar retroalimentación sobre cómo se da la retroalimentación. El objetivo es ser constructivo, claro y directo, pero además es conveniente que ésta incluya una sugerencia de como mejorar que esté libre de cualquier juicio o agresión.
  1. Enseñar al personal a liderar y a seguir. Es fácil encontrar información y consejos para ser un mejor líder, pero hay muy poco en cómo ser un gran colaborador. El liderazgo es esencialmente algo situacional por lo cual todos debemos aprender como actuar en ambas posiciones, lo que la autora llama “flexing”, aprender a ceder el control a otros. Aprender a delegar es clave para la colaboración.
  1. Hablar con claridad y evitar abstracciones. No todo en la colaboración es discusión de ideas, requiere también de definir claramente los caminos a seguir para producir los resultados deseados. Las palabras son más poderosas si son concretas y ayudan a construir claras imágenes de lo que se desea lograr.
  1. Entrenar al personal para tener interacciones ganar- ganar. Se requiere que cada parte manifieste abiertamente sus intereses personales y como considera que puede contribuir a la solución del problema, esta transparencia permite explorar la visión de cada uno y buscar soluciones que favorezcan a todos. Cuando cada parte manifiesta sus necesidades y entender las de los otros se pueden crear soluciones de mayor valor que tomen en cuenta las diferencias.

 

Las seis técnicas aquí presentadas son interdependientes, deben ser enseñadas y practicadas frecuentemente, es el balance entre los intereses propios y los del resto de los participantes, así como entre el escuchar y el hablar lo que crea una dinámica positiva donde crece la colaboración.

En lugar de frustrarnos por no alcanzar la colaboración, es mejor preguntarse ¿Qué hacemos hoy para motivar realmente la colaboración?, como utilizamos la escucha activa, la empatía y la retroalimentación para construir y mantener un ambiente positivo.

Todo lo aquí planteado nos permite entender con mayor calidad por qué se habla de que en el desarrollo de las competencias del profesional en suministro es muy importante poner atención en las llamadas habilidades “suaves”, y no solamente concentrarse en la analítica o el uso de las nuevas tecnologías.

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