Tecnologías para mejorar las contribuciones financieras de Compras

La capacidad de compras para explotar la información con el uso de inteligencia artificial y analítica descriptiva es clave para maximizar las contribuciones de valor y su capacidad de trabajar colaborativamente con las áreas financieras y operativas de la organización.

La tecnología va más allá de solo mejorar los procesos del área de compras, tiene el potencial de mejorar su desempeño mediante el mejor manejo de información y la coordinación con otras áreas de la empresa, “10 Ways to find savings through analytics” escrito por Steve Harrison, describe como la analítica puede mejorar el nivel de análisis de gasto que realizan las organizaciones.

La correcta categorización de los gastos con una adecuada taxonomía, facilita la realización de benchmarks con otras organizaciones y contribuye a identificar áreas de oportunidad donde se pueden reducir los tiempos de respuesta y/o mejorar las contribuciones de valor.

Gracias a la tecnología, la empresa puede identificar con mayor facilidad la existencia de empresas que están registradas muchas veces en los diferentes sistemas de la empresa o que pertenecen a una misma organización, como subsidiarias y que al consolidar el gasto, pueden aportar a la empresa un mayor poder al momento de negociar.

Con una mejor analítica, se puede identificar qué tan fragmentado está el gasto en particular para una categoría, la pregunta de ¿cuántos proveedores son adecuados para una categoría? estará siempre presente y requiere de un análisis detallado con información confiable que encuentre respuesta específica para cada categoría.

Otra fuente de información interesante es la base de datos de proyectos del área, que permite identificar los beneficios buscados y el enfoque de cada uno de ellos, con el fin de capturar las lecciones aprendidas y mejorar la gestión del conocimiento para su aplicación en otras categorías.

Cada categoría requiere del monitoreo de ciertas variables críticas para su desempeño, como su inflación, innovación o modificaciones a los análisis realizados con el modelo de la 5 fuerzas de Porter. Tener un análisis detallado y oportuno de estos cambios, permite mejorar el pensamiento creativo y mejorar la planeación de las categorías.

La analítica encuentra otra fuente de mejora en los contratos, ya que puede notificar oportunamente de sus expiraciones, de su desempeño real, así como de las alternativas presentes para su renovación.

Cuando se habla del gasto, las compras Maverick aparecen como uno de los mayores problemas de las organizaciones, la empresa debe asegurar que existe un control detallado sobre todo lo que se compra y que se siguen las políticas y procedimientos predefinidos.

El crecimiento o reducción en el gasto de cada categoría, demanda de un análisis específico que explique este comportamiento. Esto permite rediseñar las estrategias o mejorar los controles administrativos asociados.

Los ahorros reportados deben ser rastreados hasta su realización o de otra forma, son solamente una promesa, identificar su impacto real en el Estado de Resultados y sobre los presupuestos de los usuarios, es fundamental para identificar el valor agregado del áreas.

Finalmente, el seguimiento de los KPIs del área puede garantizar el cumplimiento de compromisos contraídos en temas de gestión de riesgo o apego a los acuerdos de nivel de servicio, SLAs, el objetivo es poder monitorear en tiempo real los avances del área con relación a sus metas sin necesidad de análisis manuales.

Todos estos esfuerzos, deben ser parte de la evolución de una analítica descriptiva a una prescriptiva que aporte inteligencia a las decisiones y acciones de compras.

“Technology is transforming the role of procurement and finance in the enterprise” publicado por SUPLARI, nos explica cómo además de optimizar el gasto, reducir los riesgos o asegurar el cumplimiento a regulaciones, abastecimientos y finanzas tienen otras tareas pendientes por hacer como:

  • Maximizar el flujo de efectivo, mejorar los márgenes y gestionar los fondos para impulsar el crecimiento del negocio.
  • Alinear las metas de abastecimiento para soportar los objetivos operativos y financieros.
  • Planear a largo plazo y transformar a operaciones, finanzas y abastecimiento en centros de excelencia.

Desafortunadamente, muchos de los recursos de abastecimiento son consumidos por actividades de bajo valor, la información disponible es muy limitada y no es fácil mejorar la toma de decisiones.

El uso de inteligencia artificial en los procesos de análisis de gasto permite un mejor control del gasto, las actividades de los proveedores y la renovación de contratos, además de que facilita la rápida y precisa respuesta a las peticiones de los stakeholders. El monitoreo de los datos, permite revelar proactivamente oportunidades para optimizar los ahorros, los riesgos y la salud financiera. El tiempo ahorrado en ajustar y depurar los datos, se puede invertir en construir sólidas relaciones con los proveedores y ejecutar estrategias de alto impacto estratégico.

Con un mejor manejo de datos, compras y finanzas pueden actuar de forma proactiva en otras categorías como los gastos de viaje o hacer mejor uso de las tarjetas de compras.  Además de esto, cuando se analizan los datos se pueden identificar riesgos escondidos que deben ser atendidos.

La renegociación de contratos es una de las técnicas más importantes para el control del gasto, el conocer el desempeño de cientos de proveedores es complicado sin las herramientas adecuadas, las renovaciones deben centrarse en las oportunidades no cristalizadas y en los nuevos ahorros identificados. Conectar la información disponible en toda la empresa es una gran herramienta para los compradores.

La inteligencia artificial tiene un gran potencial para revelar áreas en donde abastecimientos puede genera valor, el uso de estas herramientas debe ser un trabajo colectivo entre operaciones, finanzas y abastecimiento para identificar y explotar adecuadamente todas las oportunidades detectadas.

 

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