Tendencias en las categorías de IT y Facilities

La gran diversidad de productos y servicios que enfrentan las organizaciones de compra, demanda identificar las oportunidades y amenazas propias de cada categoría. La velocidad en los cambios de precios en IT y las nuevas soluciones para mejorar la gestión de las instalaciones, son dos temas a considerar como oportunidades para generar valor.

En “How IT buyers can navigate a complex market” escrito por Ian Nethercot y publicado por CIPS, presenta el actual escenario que enfrentan los compradores de TI, múltiples proveedores, grandes fluctuaciones de precios y poca claridad en los márgenes.

Para algunas categorías como vuelos, hospedaje, seguros y hasta comestibles, podemos encontrar portales que nos permiten comparar directamente precios para diferentes tipos de productos en cuestión de segundos y tomar decisiones informadas.

En el caso del mundo de TI, no se tienen las mismas herramientas y no es tan fácil hacer las comparaciones, ya que, en base a la Ley de Moore, los productos aparecen en abundancia y cambian rápidamente sus características. Cuando aparece un nuevo producto, no es fácil predecir el impacto sobre los existentes.

Algunas empresas como Microsoft, Amazon o Fiverr ofrecen en la actualidad mercados digitales que ayudan a cerrar esta brecha ofreciendo información, precios y soluciones.

Cuando hablamos del mundo del comercio digital para estos productos a nivel empresarial encontramos que 58% de los compradores de TI están entre los 25 y 44 años, que el 60% han tomado su decisión de compra antes de hablar con el proveedor y que 75% quiere hacer sus compras en línea mediante autoservicio. Un dato muy interesante es que 56% de los compradores B2B indicaron que estarían dispuestos a pagar hasta un 56% más por una mejor experiencia de compra en línea.

Los compradores buscan en los portales de TI:

  • Personalización, poder elegir y tener el control
  • Un compra rápida y fácil
  • Transparencia en los precios
  • Poder comparar en autoservicio de forma totalmente digital

En el 94% de los compradores de negocio de TI investigan en línea antes de comprar, es lógico que quieran poder comprar de esta forma con la misma experiencia de las compras personales. Lo importante es la velocidad y la facilidad para realizar las transacciones.

El mercado de TI en general tiene una compleja red comercial integrada por distribuidores, mayoristas, detallistas y fabricantes, cada uno de estos niveles tiene muchas formas de interactuar con los otros y esto impacta en los precios finales. Los compradores necesitan conocer lo que los fabricantes están haciendo para poder pronosticar tendencia y predecir cuándo ciertos productos estarán disponibles, lo complejo es estimar el impacto sobre los precios que estos nuevos lanzamientos producirán. Cuando la red tiene altos inventarios de los productos “viejos”, es de esperarse que se ofrezcan descuentos importantes para hacer espacio para los nuevos.

Otros factores que afectan los cambios de precios además del ciclo de vida del producto, pueden ser las tendencias estacionales, como los sobre inventarios por el año nuevo chino, o fenómenos naturales, como el impacto del Tsunami de Japón sobre las Discos duros.

Para tener una idea del mercado, se han llegado a lanzar 7,000 productos en un plazo de 3 días, con impactos en los precios de hasta 66% en un solo día. Bajo este escenario, el asegurar el mayor valor en cada compra es una tarea prácticamente imposible, demanda demasiado tiempo y genera alta frustración.

Otras estadísticas que soportan esto es que el 81% de los directores de TI no están conscientes de las fluctuaciones de precios de su industria, 62% de los compradores de TI necesitan apoyo para seleccionar un producto, se reciben hasta 40 llamadas no solicitadas de vendedores de TI en un día y se estima que el margen promedio pagado por productos de TI en todos los sectores en cercano al 18%, finalmente, en un solo día pueden existir hasta 30,000 cambios de precios.

Para que el comprador de la categoría pueda sobrevivir a estas volatilidades del mercado es necesario estar atento a los precios y los niveles de inventario del mercado. La visibilidad es la clave para hacer el mejor uso de los presupuestos del área y es necesario que los portales B2B contribuyan a esta situación.

McKinsey &Company realizó una publicación llamada “Six Emerging trends in facilites management sourcing” que debe ser analizado a detalle por los compradores responsables de esta categoría.

Se estima que para empresas con operaciones en múltiples puntos, como los detallistas, manufactureros o transportistas, la administración de las instalaciones puede representar entre el 10% y el 25% de su gasto de indirectos. Las presiones por reducir costos en este tipo de gastos es grande pero hay que reconocer que se pone en riesgo el desempeño de algunas operaciones centrales para el negocio.

Se requiere que los ejecutivos se familiaricen con las nuevas tendencias emergentes que permiten reducir los costos y mejorar la productividad, ya se mediante la aplicación de estrategias o el uso de tecnologías.

La gestión de las instalaciones ha pasado múltiples etapas de evolución:

  • Las tareas se hacen con personal propio de la compañía
  • Se tercerizan tareas no centrales una a una, conforme se identifican o requieren
  • Se consolidan servicios entre ubicaciones con un mejor control centralizado
  • Se busca estandarizar el servicio y definir niveles mínimos de desempeño para cada tarea.
  • Se trabaja con proveedores que ofrecen paquetes de servicios para facilitar la administración
  • Se amplía la tercerización de tareas con una empresa realizando la mayoría de los servicios con su propio personal (IFM, Integrated facility management,TFM)

Con cada evolución, se incrementan los ahorros pero también la dependencia con los proveedores. Por lo general, estos servicios son administrados manualmente.

Las seis tendencias emergentes relevantes son:

  1. Revisar el alcance total de los trabajos tercerizados en función de las capacidades, los costos y la cobertura adecuada. Es claro que no todo debe ser tercerizado y que algunas áreas hace sentido que sean realizadas por personal de la organización.
  2. Buscar sinergia entre los servicios tercerizados buscando el mayor valor. El abanico es tan grande que debe ser evaluado para evitar altos costos de administración. Algunos servicios a considerar son: real estate, Mantenimiento de instalaciones, gestión de la energía, mantenimiento a equipos de producción, servicios a empleados (mailroom, gimnasio, cafetería, etc.). se deben considerar aspectos como costos y cobertura geográfica del proveedor.
  3. Decisiones sobre los lugares de trabajo. Las estrategias de espacio modulares, coworking o instalaciones adecuadas para mejorar el nivel de estrés, cambian la necesidad de los servicios ya que en algunos casos los proporciona el dueño de las instalaciones y en otros se requieren de nuevas habilidades.
  4. Aplicaciones del Internet de las Cosas, IoT. Los nuevos equipos cuentan con dispositivos que ayudan a controlar la eficiencia en el consumo de energía, la experiencia de los ocupantes o la seguridad de equipos e instalaciones. Todos esto puede requerir de nuevas inversiones para contar con equipos adecuados.
  5. Utilización de robots. En algunos servicios de limpieza y seguridad se está ampliando el uso de robots, principalmente cuando las tareas son repetitivas o peligrosas para el ser humano.
  6. Uso de realidad aumentada. Su mayor aplicación está en manuales para el mantenimiento del equipo pero están en desarrollo otro tipo de soluciones para al mantenimiento general de instalaciones.

El mantenimiento de las instalaciones debe ser un tema de atención para el COO y el CPO por los ahorros potenciales y el impacto en la productividad del personal. El enfoque debe ser mediante equipos multifuncionales de trabajo que entiendan los costos asociados con la gestión en las tareas y los ahorros potenciales de introducir nuevas tecnologías.

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