Transformando las compras mediante información

La base de la transformación de las compras es la adecuada explotación de la información mediante el uso de nuevas tecnologías de información y un cambio en la visión de la función centrada en el valor y no solo en los ahorros de corto plazo.

Todavía en estos tiempos, 90 % de los equipos de compras miden su efectividad únicamente por los ahorros en costos logrados al comparar el precio pagado anteriormente contra el nuevo precio negociado, sin considerar otros elementos como la forma, el cumplimiento de expectativas o la funcionalidad de la nueva solución.

Las mejores empresas en compras han adoptado el TCO, Costo Total de Propiedad, en sus procesos de licitación, incluyendo aspectos como términos de pago, descuentos por pronto pago, costos de transición, costos de embarque, pagos electrónicos, así como facilidades de comercio electrónico.

Otros factores que están considerando las empresas, que cuentan áreas de compra más maduras, en la evaluación del desempeño del área son:

  • Porcentaje de gasto realizado en catálogos electrónicos
  • Porcentaje de gasto con los 50 principales proveedores estratégicos
  • Ingresos generados por innovaciones aportadas por proveedores
  • Ahorros como porcentaje de los presupuestos funcionales

Es claro que con el paso del tiempo los ahorros van decreciendo y se requiere aplicar nuevos enfoques a la operación como puede ser la inclusión del concepto de Costo Total de Servir, TCS, que mide el costo asociado con todo el proceso de servir a un cliente, desde su solicitud hasta su entrega en el punto final. Los costos asociados con las entregas de la última milla son cada vez más un factor a evaluar en las compras, ya que los ahorros potenciales en este rubro superan por mucho lo que se puede alcanzar en el costo directo del material.

Generalmente, cuando un comprador se presta a negociar, busca obtener cierta posición de ventaja armado únicamente con información dispersa en una hoja de cálculo, que contiene muy poca información acerca de los consumos futuros, del desempeño real del proveedor y del estado general del mercado. Basado en esto y lo poco frecuente que son las interacciones con el proveedor, el proceso se vuelve reactivo y expone a la empresa a riesgos originados por esta grave falta de información.

Para resolver esta situación, los compradores deben recurrir a herramientas analíticas que les permitan estar consientes y aprovechar las oportunidades que se presentan en los mercados. El uso de la inteligencia artificial permitirá a los compradores incrementar la frecuencia de su negociación impactando directamente en los siguientes aspectos:

  • Obtener una mayor ventaja competitiva. Mediante la explotación de datos en tiempo real acerca del comportamiento global de los mercados y apoyándose en los movimientos reales de los precios.
  • Eliminar la necesidad de adivinar el estado presente y futuro de los mercados. La inteligencia artificial permitirá tener referencias por commodity, productos y proveedores el tiempo real para lograr una mejor evaluación de los mercados.
  • Clara definición y objetivos. Al definir los objetivos buscados en la negociación, se contará con información realista que permite soportar las peticiones y por lo mismo incrementar el poder dentro de la negociación. El objetivo es capturar oportunidades de mejora y ahorro más allá de lo que se puede identificar en una revisión a simple vista, se deben encontrar nuevos puntos de discusión que generen valor.
  • Pasar de un permanente estado reactivo, a uno en donde sea posible predecir el comportamiento de los mercados con relación al precio y la disponibilidad, teniendo claros indicadores líderes que permitan construir sólidas estrategias para maximizar las oportunidades y reducir las amenazas.

Un claro ejemplo de la revolución de compras se presenta en la adquisición de los indirectos, que mediante un nuevo entendimiento del valor de este tipo de productos y servicios y la introducción de tecnología construye una nueva forma de gestión.

Los responsables de las compras indirectas típicamente no tienen peso dentro organización como para que se les asignen los recursos financieros para adquirir la tecnología y el talento necesario para su gestión, de hecho, es muy probable que no se tenga un adecuado monitoreo de su desempeño y de su impacto sobre los resultados financieros de la organización. Para poder cambiar esto, las compañías necesitan tener una nueva visión que combine el uso de herramientas tecnológicas y prácticas de compra de última generación, con los enfoques tradicionales de la gestión de categorías para la mejora de los procesos, las competencias personales y la explotación de los datos internos y del mercado.

Gracias a las nuevas tecnologías, el nivel de analítica que se puede realizar sobre los datos generados dentro y fuera de la empresa permiten identificar oportunidades dentro de las categorías individuales, así como sinergias entre ellas, lo que ofrece una visibilidad que nunca antes se había tenido. Esta situación, tiene su mayor reto cuando existe una fusión entre diferentes organizaciones que generan taxonomías fragmentadas, baja visibilidad sobre el gasto real y poca claridad sobre la forma de adquirir los bienes y servicios.

En el caso de las compras indirectas, el uso de analítica avanzada permite identificar oportunidades para automatizar las compras de algunas categorías garantizando la mejora de su desempeño, contribuye también a mejorar los flujos información que fortalecen las negociaciones y facilitan la adquisición de los bienes y productos.

El nuevo enfoque de gestión de las compras indirectas opera alrededor de 6 elementos básicos:

  • Motores inteligentes aplicados al gasto, que permiten clasificar y categorizar los gastos de la organización.
  • Soluciones de analítica avanzada, que identifican ahorros en el costo y optimización de procesos.
  • Sistemas de colocación automáticas de ordenes B2B que facilitan el reemplazo automático y mejoran el nivel de servicio.
  • Presupuesto base cero, que rigurosamente reta cada uno de los gastos realizados por la organización
  • Sistemas automatizados de la adquisición al pago, P2P, que aseguran los pagos oportunos y mejoran administración del flujo efectivo.
  • Ligas con los sistemas financieros, que traslada rápidamente las mejoras producidas por el área en impactos financieros dentro del Estado de resultados de la organización.

El objetivo no debe ser la introducción de múltiples tecnologías de forma desordenada,  es construir modelos de gestión información y toma de decisiones que permitan a compras mantenerse centrada en el objetivo de capturar el mayor valor posible de la relación con los proveedores y las oportunidades con el mercado, contar con sistemas de medición del desempeño que rastree las contribuciones de valor generadas apoyando todo esto con un claro proceso de gestión de cambios que aquí a la organización a una manera diferente de ver las compras indirectas.

Combinar adecuadamente una nueva cultura y los recursos tecnológicos que le dan al área la capacidad para analizar adecuadamente la información, permite a las organizaciones lograr ahorros en los rangos del 15 al 20% y mantener una generación permanente de ideas innovadoras que se convierten en diferenciadores competitivos.

Para mayor detalle sobre estos temas, consultar: “The traditional mindset of cost saving is dead” escrito por Hermant Porwal en ISM Magazine en Mayo del 2020,  “The pain points of Procurement Manger”, escrito por Rajesh Kaidindi así como  “Revolutionizing indirect procurement for the 2020s”publicado por Boulaye, Enriques, Bago, Ibanez, Santos y Vaghi.

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